雇用保険被保険者資格取得届・喪失届けの新フォーマットとは

何かと物議をかもしたマイナンバー。すでに制度は始まりましたね。

みなさんのもとにも無事にマイナンバーが発行されていることだと思います。

事業者としては既存の会社員やその扶養家族のマイナンバーを教えてもらい、保管しなければなりません。そのようなマイナンバーの取り扱いについてのガイドラインを会社内で決め、その実施を開始しているところなのではないかと思います。

マイナンバー制度が始まったことでいままで提出していた雇用保険被保険者資格取得届および喪失届の新フォーマットになりました。マイナンバーの記載が必要になったためです。

今回マイナンバーの取り扱いの留意点と雇用保険被保険者資格取得届および喪失届の新フォーマットの記載についてご紹介していきます。

はじめてマイナンバーを取扱う時に注意するポイント

事業者は従業員のマイナンバーについて取り扱いをしなくてなりません。

マイナンバーは個人情報の塊と言っても過言ではなく、非常にデリケートな扱いが求められます。このマイナンバーとの付き合い方を間違ってしまえば最悪の事態になってしまうことも考えられます。

そのような事態をさけるため、まずはマイナンバーを取り扱うときの注意点をご紹介します。

マイナンバーを扱う際のルールは法律によってしっかり示されています

・目的以外または不正な目的での取扱いをしてはダメ

・マイナンバー漏えいを防ぐための安全管理措置を怠らない

マイナンバーの「利用目的」とはなんなのでしょうか?具体的には「社会保障」「税務」「災害対策」の三つです。これらの目的以外では、マイナンバーを使ってはいけません。出勤記録・給与記録なども実はアウトです。

個人情報の集まりだから、マイナンバーを使っても大丈夫だとなりがちですが、出勤記録・給与記録が社会保障・税務・災害対策の目的ではないのであればマイナンバーを使ってダメなので要注意です。早い話が、会社で管理している従業員管理システム等にマイナンバーを記録させて運用するのは違法となるのです。

次にマイナンバーの不正な目的での取り扱いについて具体的にご説明します。

マイナンバーの収集ができる立場にいる人が、なんらかの不正な利益を得るためにマイナンバー、またはマイナンバーが記載された記録物をや自分のプライベートのパソコンに保存したり、第三者に渡してしまうこと、これが不正な目的での利用になるのです。

もし不正な利用をすると重い刑に処されてしまいます。たとえば、実際にマイナンバーを不正に利用すると、3年以下の懲役または150万円以下の罰金または、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が科せられてしまいます。

いままでご紹介してきたように、マイナンバー、およびそれを記載した個人情報は取り扱いには細心の注意を払わないといけません。わざと不正にマイナンバーを利用することはもちろんダメですが、最も気を付けないといけないのは、こちらのミスによる漏えいです。これを防ぐための厳重な管理体制を敷かなければなりません。

その会社で働く人たちは自分の個人情報の塊ともいえるマイナンバーを会社に預けます。その情報が漏えいしてしまえば、従業員とその家族たちにも迷惑がかかってしまいます。

従業員のためにも安心安全な環境でのマイナンバーを管理することが重要です。

自分は大丈夫だと安心していても、もしかすると自分以外の従業員のミスで漏えいしてしまうかもしれません。そういった場合でも罰をうけるのは自分になります。自分以外の人間からの漏えいのリスクも念頭にいれて、管理体制を引きましょう。

雇用保険被保険者資格取得・喪失届けの記入例

マイナンバー制度が始まったことにより、雇用保険被保険者資格取得届および喪失届も新しいフォーマットになりました。

特に雇用保険被保険者資格取得届は既存のフォーマットにくらべて大きな仕様変更が行われています。マイナンバーを書く欄が増えたのはもちろんのこと、外国人の従業員がいる場合を想定したのか、ローマ字氏名をアルファベットでだすという変更がされています。

実のところ、新フォーマットができてはいるものの、今までのフォーマットが(今のところは)使えるのです。しかし、結局のところ、後々に「個人番号登録・変更届出書」という書式でマイナンバーの提出をしなければならないので、最初から新フォーマットで提出すべきでしょう。

とはいえ、初めて書くとなればどうやって書くかがわからないものですよね。そんな人のために朗報です。以下に新フォーマットでの記載例を記します。ぜひ、参考にしてみてください。

雇用保険被保険者資格取得届

雇用保険被保険者資格取得届の記入例

雇用保険被保険者資格喪失届

雇用保険被保険者資格喪失届の記入例

まとめ

マイナンバーは非常にデリケートな情報です。

雇用保険被保険者資格取得届および喪失届も新フォーマットになってマイナンバーの記載が必要になっています。これらの書類を提出・保存・管理することは今後増えていくことでしょう。

取り返しのつかない事態にならぬよう、取り扱いに細心の注意を払って管理していきましょう。

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『バックオフィスの基礎知識』編集部
株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。