年末調整はいわば給与計算における決算です。12月に一年間の総支給給与額が確定するので、それによって本来納めるべき源泉徴収税額を計算します。それまで毎月の給与や賞与から差し引かれていた源泉徴収税はあくまで概算ですので、確定した源泉徴収税額との過不足を精算するのが年末調整事務となります。今回は、中途入社した者や退職者の事務の取扱い、さらにマイナンバーも加わった年末調整についてご説明します。

中途入社した人の年末調整は?

中途入社した従業員については、まず就職前に別の会社から給料をもらっていたかどうかを確認します。前の会社で「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出しお給料をもらっていた場合は、前の会社の源泉徴収税額及び社会保険料額を通算して年末調整を行います。そのため、中途入社した従業員の年末調整には、前の会社の源泉徴収票が必要となります。

社会保険料の計算の注意点

中途入社した従業員に失業期間等がある場合、その間の従業員及び扶養家族の社会保険料の支払いに関しても年末調整で精算できます。配偶者や子供名義の国民年金保険料や健康保険料についての合算を忘れがちですので、確認しましょう。

前の会社の源泉徴収票を紛失した従業員への対応

前の会社の源泉徴収票の提出がスムーズに行われる場合は良いのですが、紛失等の事例がよく発生します。電話等だけでなく郵送で請求する方法を案内するなど、前の会社に源泉徴収票を再発行してもらうよう従業員に伝えます。

給与明細で年末調整して欲しいと言われる場合もありますが、給与明細だけでは賞与等もあり、前の会社から受け取った給料等の全額かどうか確定できませんので、必ず源泉徴収票を提出してもらいましょう。

 また、今の会社の分だけで年末調整して欲しいといわれる場合もありますが、前の会社の源泉徴収税額や社会保険料が不明のままでは精算できません。前の会社と連絡を取りづらいケースもありますが、その場合は郵送で請求してもらうなどして用意してもらうようにしましょう。それでも、前の会社での源泉徴収票の提出がなく年末調整ができなかった場合については、「年調未済」で源泉徴収票を作成し、従業員が自ら確定申告を行うことによって精算してもらうよう案内しましょう。

年末調整の前に退職した場合は?

会社員である従業員は年末調整をすることで、会社が代わりに確定申告を行とみなされ所得税の納税が完了します。年末調整の前に退職した従業員については一年間の給与総額が確定しないため、退職時には年末調整はできません。それまでに支払った給与や賞与、社会保険料について年調未済として「給与所得の源泉徴収票」を作成し従業員に交付します。
年末調整に慣れてしまっている従業員は、退職時に交付された源泉徴収票で税の精算が完了したと勘違いしやすいです。退職した後、就業していないので確定申告は不要だと思われている方が多いので、退職する従業員には確定申告についても案内をしましょう。

退職者で確定申告が不要な人

退職者で確定申告が不要となるのは、退職した同じ年に再就職し、再就職先の会社で年末調整をする場合です。

退職者で確定申告が必要な人

退職した後、無職でお給料を貰っていない場合には、確定申告が必要となります。
税の精算となると、支払う方ばかりを考えがちですが、納め過ぎた税金が戻ってくる場合(還付)もあります。例えば、お給料からは毎回見込みで源泉徴収されていますが、一年の初めの方で退職した場合でその後収入がない場合などは、徴収された額の方が本来の税額より多いこともあります。この納め過ぎた税金を戻すためには確定申告の手続きが必要となります。現在は確定申告の電子申請システムもありますので、パソコンに慣れている退職者等には一言添えると親切ですね。

マイナンバーの記入はいつから?

マイナンバーについては取扱いについても様々な規制があり、神経を使いますね。年末調整でのマイナンバーの取扱いについて確認しましょう。

扶養控除等申告書について

平成28年1月以降に従業員から提出してもらう扶養控除等申告書は従業員、控除対象配偶者、控除対象扶養親族等のマイナンバーを記入してもらう必要があります。28年以前ですが、平成27年中に「平成28年分の給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受ける場合は、マイナンバーの記入を求めても良いとされています。

従業員への源泉徴収票と税務署への法定調書の違いについて

従業員へ渡す「源泉徴収票」や「支払通知書等」と税務署に提出する「給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表」では記入の要否に違いがありますので注意が必要です。
従業員等に対して交付する源泉徴収票や支払通知書等には、マイナンバーの記入はしません。一方、税務署への法定調書にはマイナンバーの記載が必要となりますので気を付けましょう。

マイナンバーの提供を拒まれた場合の対応

マイナンバーは重要な個人情報であるため、従業員が提供を拒む可能性も考えられます。記入は義務であることを説明し納得いただくことが一番ですが、提出を拒まれる場合は、従業員への交渉の経過を記録しておきましょう。

まとめ

年末調整は、短期間でスピーディに大量の書類をチェック、作成しなければならない事務です。給与計算事務担当者にとって、12月は一番忙しい時期といえるでしょう。あらかじめ、手続きの必要な人の把握や、事務の流れなどを確認し事前準備を十分に行いましょう。

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『バックオフィスの基礎知識』編集部

株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。