従業員が提出する退職届/退職願の違いと書き方

執筆: 『人事労務の基礎知識』編集部

一般的に会社を退職しようとした時に提出する書類について、退職届や退職願、辞表といった言葉が思いつきますね。テレビなどでは「辞表」を提出する場面が良く見られますが、ちょっと注意が必要です。辞表は会社の役員や公務員が役目や役職を辞する時に用いるものなので、一般的な従業員が退職の意思を表すときは退職届か退職願を提出してもらいましょう。

退職届と退職願の違いについて

退職届と退職願は似ているようで厳密にはその意味合いが異なります。どう違うのでしょうか。

退職届は「○月×日に退職させていただきます」と社員が一方的に会社に対して退職の意思表示を届出るものです。したがって、退職届は会社の代表者や人事部長など人事権限のある人に受理された時点で退職が確定し撤回することができませんので注意が必要です。

それに対し

退職願は「○月×日に退職することを希望します」と退職の申込をする書類となります。退職願は会社がその申込みを承諾して始めて退職が確定するので、承諾されるまでの間に本人の気が変わった場合は、願いを取り下げることができます。

○月×日に絶対に退職するといった退職の意思が固い時は退職届を提出する。一方、退職を迷っていたり、会社との交渉次第では退職を撤回する、もしくは、退職時期を変更する可能性がある場合、事前に会社に退職の相談をしており穏やかに書類を提出したい場合などは退職願を提出するというイメージをもっていると分かり易いでしょう。

退職届・退職願の書き方について

退職届や退職願はあまりなじみのない書類ですが、退職の申出書類の印象もその後の手続きに少なからず影響がありますので、手続き書類はルールに従ってきちんと丁寧に作成してもらいましょう。

退職届も退職願も白の用紙に黒のボールペンで記入するのが通例です。また、どちらがダメというルールはありませんが縦書きが一般的です。

退職日は月末退職と月中退職の違い等、その後の社会保険等の手続きに影響を与える重要な日付となります。従業員に退職日をどう記入していいか質問された場合は、その旨を説明しましょう。

退職届と退職願い書き方の注意点

・一行目に退職届(願)と記入します。

・私儀という文字は行の一番下に記入します。

・通常、退職理由は「一身上の都合」と記入します。

・退職日は必ず記載しましょう。

・提出日は必ず記載しましょう。

・退職者の氏名が下段

・人事権限者の氏名が上段(社長や人事部長)

・退職届と退職願の封筒

%e9%80%80%e8%81%b7%e5%b1%8a%ef%bc%bf%e3%81%b2%e3%81%aa%e5%bd%a2

封筒は無地で白色のものが利用される場合が多いです。茶封筒は軽い印象を与えるので、きっちりした印象を与えるためにも白の封筒を使用した方がよいとされています。

表に退職届(願)と記入し、裏の左下に所属部署と氏名を記入します。

用紙は三つ折りにし、退職届(願)と書いた行の上が、封筒に入れた時に上にくるように入れます。

「封」の有無は開封の煩雑さから今はどちらでも良いとされていますが、厳格な感じや、合理性を求める感じなど、会社の気風に合わせてする/しないを決めて構わない性質のものです。もし従業員から相談があった場合は、封をして提出してもらいましょう。封をする場合は、〆を記入します。封をしないときも、封筒の口は折っておきましょう。

退職届ひな形

退職届や退職願はいつまでに出せば良いか

退職の意思が確定した従業員は、どのような順番で手続きしてもらうべきでしょうか。

退職届は人事権限のある人が受理した時点から2週間で効力が発生します。辞めてほしくない人から退職願を出され、お願い形式である退職願だからと、慰留していた場合でも2週間経過すると法律的には退職の効力が発生します。

だからといって突然退職届を提出されて2週間で退職となってしまっては会社の業務に支障をきたしてしまいますね。

会社の就業規則で1か月前等の提出期限がある場合はそれに従って提出してもらいましょう。また、できることなら、数か月前に事前に口頭で上司などに退職の意思があることを相談し、後任者へ業務の引継ぎを行ってもらい、円満に退職してもらうのが理想です。

まずは事前に口頭で退職の相談をしてから退職願を提出するという順番で、スムーズな退職手続きが行われるよう、人事権限のある方に普段から気をつけていただけるようにお願いするとよいでしょう。

パートやアルバイトの退職届、退職願について

正社員以外にパートやアルバイトを雇っている会社も多いと思います。退職の意思表示は口頭で伝えることでも効力的には問題はないのですが、可能な限り書面で提出してもらいましょう。後々のトラブル回避につながるからです。

パートやアルバイトの急な退職の申し出に対応できるよう、就業規則などでパートやアルバイト用の退職届や退職願のフォーマットを作成したり、退職申出の期限を周知するなど退職方法についても規定すると便利です。

まとめ

退職の申出に係る手続きは会社の意向と退職者の意向とが食い違うなど、トラブルが発生しやすい手続きです。正社員・パート・アルバイト等、職種に関係なく退職届や退職願は書面で提出してもらうと良いでしょう。その際、退職日、退職の申出日、氏名など、退職後の手続きに必要な項目はきちんと記入してもらうことが大切になります。

退職届と退職願では一字違いですが「退職の撤回が可能かどうか」という重要な違いがありますので、注意が必要です。また、どちらの書類も人事権限のある者が書類を受理すると、会社が承諾をしなくても2週間経過により退職の効力が発生してしまいます。予告なしの提出は要らぬ揉め事の原因になってしまいますので、まずは事前に退職の相談、その後退職願の提出という順番を守って、会社と退職者双方にとって円満な退職手続きを行いましょう。

Profile

『人事労務の基礎知識』編集部
『人事労務の基礎知識』編集部
株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。