源泉徴収票の基礎知識

執筆: 『人事労務の基礎知識』編集部

毎年、年末調整が終わると会社が発行する源泉徴収票。多くの会社で給与計算ソフトを使用し、毎月の給与を入力しておくと簡単に源泉徴収票を作成してくれる事も多いのではないでしょうか?源泉徴収票は一言で表すと「会社員の確定申告書の控え」であり、従業員の税金に関わる重要な書類の一つです。

今回は、源泉徴収票の基本的な知識について分かりやすく説明します。

源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、毎年1月1日から12月31日までに支払われた給与・賞与、天引きした社会保険料、扶養控除や生命保険料控除、支払った所得税などが記載された書類です。会社は所得税を源泉徴収して国に納める義務があり、会社が従業員に対して給与や賞与等の支払いをする場合は所得税を天引きして支払います。所得税の源泉徴収は1年間の収入を予想し、その予想収入金額と扶養家族数により金額が決められるので、仮払いをしている形になります。そこで年末調整(個人事業主でいう確定申告)を行い実際に支払った給与・賞与との誤差を計算し、その結果(本来徴収する所得税)を税務署と従業員に報告する必要があります。年末調整の結果を記載し、従業員に交付する書類を源泉徴収票と言います。源泉徴収票は翌年の1月31日までに配布しなければなりませんので、12月分の給与支給時に渡している会社が多いようです。

(※年の途中で退職した従業員は退職から1ヶ月以内に渡しましょう)

源泉徴収票が必要になるケース

従業員は会社が年末調整をするので確定申告は必要ありませんが、以下のような場合には確定申告が出来、源泉徴収票が必要になります。また、確定申告以外でも必要になるケースもあります。

確定申告をする際に必要な場合

  • 住宅を購入して住宅ローン減税を受ける最初の年
  • 医療費控除を受ける場合
  • 副業や個人事業で一定以上の収入がある場合

住宅ローン減税を受ける最初の年や医療費控除は年末調整では出来ません。該当する場合は、従業員が各自で確定申告をしなければなりません。

確定申告はしないが必要な場合

  • 年の途中で転職した時
  • 扶養家族となる時

年の途中で転職した場合は転職先が年末調整を行う時に、前職の給料と合わせて行う必要があるため提出を求められます。必ずしも提出する必要はありませんが、転職先に提出しなければ自分自身で確定申告をしなければなりません。また、扶養家族になる時も収入によっては扶養家族にはなれない場合があるので、提出を求められることもあります。

こんなときどうする?

源泉徴収の制度やどのような場合に必要なのかを説明してきましたが、実際に源泉徴収票を作成する際のちょっとした注意点やよくある疑問点を紹介します。

源泉徴収票には会社印が必要なのか?

源泉徴収票には、会社名、代表者、所在地、電話番号等の会社に関わる情報を記載することが義務付けられていますが、会社印の捺印義務はありません。また退職時に発行する源泉徴収票についても同様で、会社印の捺印は必要ありません。ですので、税務署への確定申告の際に捺印がなくても当然受理されます。
基本的に源泉徴収票に会社印は必要ありませんが、アパートやマンションの契約時、住宅ローンの申込み時など民間企業に提出する場合などその真偽を判断するために捺印が必要になる場合もあります。もし従業員が申し出た場合は捺印してあげましょう。

記入欄がすべて0の源泉徴収票は発行しなくていいのか?

源泉徴収票は給与の多い少ないに関わらず、給与を支払った従業員全員に渡さなければなりません。法律上は「給与所得の源泉徴収票は、給与を支払った全ての者について作成」とされています。
源泉徴収というのは所得税に対して行なうものなので、記入欄がゼロの場合は還付も徴収もありませんが、休職等でその年に一度も給与を支払っていない場合は控除した社会保険料だけを記入し、所得と所得税はゼロで源泉徴収票を発行しましょう。

源泉徴収票をデータで送付するのはいいのか?

源泉徴収票への会社印の捺印が不要な場合であれば、メールに添付したり、USBメモリなどの記憶媒体で手渡したりと電磁的方法で配布することも出来ます。
ただし、電磁的方法で配布する場合には事前に従業員の承認を得なければなりません。また電磁的方法で交付された源泉徴収票のままでは確定申告に使用出来ないので、各自で紙媒体に印刷する必要があります。

源泉徴収票の再発行を頼まれた時、手数料を請求してもいいのか?

源泉徴収票の再発行時に手数料を請求することは出来ません。在職証明書や雇用保険の離職票などと同じで、源泉徴収票も会社が従業員に対して配布しなければならない書類の1つです。

源泉徴収票にマイナンバーは必要か

所得税法では郵送でやり取りする際の紛失などにより情報流出のリスクがあるため、各従業員に渡す源泉徴収票にはマイナンバーは記載しないと規定されています。源泉徴収票等について個人番号(マイナンバー)の記載が必要となるのは、税務署や自治体に提出する場合のみです。

まとめ

源泉徴収票は従業員が所得税納めた証明であり、会社にとっても義務を果たした証明です。源泉徴収についてあまり問題になることはありませんが、トラブルがあった場合は源泉徴収義務者である会社が責任を負うことになります。ソフトを使用すれば源泉徴収の計算や源泉徴収票の作成も出来ますが、「源泉徴収票」についての全体像や基本的な知識を理解して、記載内容や処理方法に間違いのないよう注意しましょう。

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『人事労務の基礎知識』編集部
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株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。