初めて会社の飲み会の幹事を任されたときの基礎知識

会社で働いていると新年会や忘年会、お花見などいろいろな飲み会があります。会社に入ってから最初の数年間は、飲み会の幹事を任されることも多いでしょう。会社の飲み会は友達同士の飲み会と違い、人数も多く上司なども参加します。初めて会社の飲み会の幹事を任されると、失敗しないか不安ですよね。ここでは、そんな初めて会社の飲み会の幹事を任された人向けに、幹事の基礎知識をご紹介します。

会社の飲み会の種類とその意味・意義、開催時期

ひとことで会社の飲み会といってもいろいろあります。それぞれの飲み会には、開催する意味や意義があります。まずは主な会社の飲み会の種類やその意味と意義、どれぐらいの時期に飲み会をすればいいのかを見ていきましょう。

新年会

1年の始まりを祝う飲み会です。会社の新年会は、その年1年の経営方針や目標などを全体に共有することを目的に開かれることもあります。一般的には旧正月の2月19日ごろまでに開催します。ただし、1年の経営方針や目標などの共有を目的にしている場合は、1月の最初週の週末など早い時期に設定するほうが良いでしょう。

忘年会

1年間の苦労をねぎらうために行う飲み会です。一般的には12月の中旬以降に行いますが、この時期は得意先などとの飲み会も重なるので、12月中であれば問題ありません。
忘年会と似ているものに納会があります。納会は仕事の締めの会であるため、その年の最終出社日に行うことが多いです。

お花見

お花見はもともと桜の花を鑑賞し、春の訪れを喜ぶ日本の風習です。会社の場合は、新入社員とのコミュニケーションの場として使われることも多いです。そのため、一般的には4月上旬ごろに開催されます。4月中旬ごろになると桜が散り始めることもあるので注意が必要です。

歓迎会

新入社員を歓迎する意味を込めて行われる飲み会です。開催時期は会社の繁忙度により異なりますが、一般的にはおおよそ入社後1か月以内に行います。お花見と歓迎会を一緒に行う会社もあります。

送別会

定年退職や転職などで会社を辞める人を送り出すために行われる飲み会です。通常は、退職する月に行います。月の途中で退職する場合は退職するまでに行います。時期が合えば、歓迎会と合わせて歓送迎会として行うこともあります。

幹事を任せられたらやること

では実際に飲み会の幹事を任されたらおこなうことを見ていきましょう。

1.情報収集

新年会や忘年会など、飲み会は毎年行われているものが多いです。それぞれの会社で毎年恒例となっている催しなどがあるので、まずは前回の幹事の人などに新年会や忘年会の中で行う催しなどがあるかどうか情報収集しましょう。

2.おおよその出席人数や社員の料理の好みなどを把握する

飲み会を行う店を決めるためには、おおよその出席人数を把握することが必要です。
また、すべての社員の料理の好みに合わせることはできませんが、ある程度の好みを知っておいた方がお店を決めやすいです。

3.お店や会場を押さえる

飲み会2週間ぐらい前にはお店や会場を押さえましょう。多くの場合2～3日前までに連絡すると、キャンセル料なしで人数を変更できます。また、2次会のお店の当たりをつけることも忘れないようにしましょう。

4.出欠席の確認

お店が決まったら、社員に飲み会の日付とお店、会費を伝え出欠席の確認をします。
念のため飲み会の2～3日前に再度、出欠席の確認をしましょう。また、このときに会費の徴収方法なども一緒に伝えます。当日は何があるかわかりませんので、できれば前日までに徴収するようにしましょう。

5.挨拶をする人や司会をする人と打合せ

出席者やお店などが決まったら、挨拶をする人や司会をする人と打合せをします。
もし催し物などをする場合はその担当者とも打合せをし、飲み会が滞りなく進行するようにしましょう。

• 席順を決める
  飲み会で重要なのが席順を決めることです。上座、下座はもちろん、仲が良い人だけを同じテーブルに集めると、あるテーブルだけが盛り上がり飲み会全体が盛り上がらないこともあるので注意が必要です。
• 当日の注意
  幹事は当日に多くの気配りをする必要があります。食事が出るのが遅くないか、空いているグラスがないかなど常に気を使いましょう。また酒癖が悪い人がお酒を飲みすぎたり、アルハラをしないように気をつけることも必要です。終盤では、2次会の出席確認と予約をスムーズに行いましょう。

会社の飲み会に行きたくないと社員に言われたらどうする？

飲み会の幹事になって不安なことの１つに、会社の飲み会に行きたくないと社員に言われたとき、どう対応すれば良いのかということがあります。
結論から言うと、飲み会が業務かどうかで飲み会に強制できるかどうかが異なります。
業務時間内に給料を支払って、飲み会をする場合などは業務になるので飲み会の参加を強制することは可能です。しかし業務外などで給料の支払いのない飲み会の場合は、業務にはならないため強制はできません。注意してください。

まとめ

今回は、初めて会社の飲み会の幹事を任されたときの基礎知識についてご紹介しました。
会社で働いていると新年会や忘年会、お花見などいろいろな飲み会があります。それぞれには、開催する意味や意義、開催する時期があります。時期を間違えないようにしましょう。また幹事には、情報収集や出欠席の確認などの下準備や当日に注意しなければならないことなど、することがたくさんあります。ぜひこの記事を参考に初めての幹事を成功させましょう。