「マイナンバーを知らない」従業員の対応方法

2016年から始まった税と社会保障に関する情報管理を簡単にするための、マイナンバー制度。

会社には、従業員のマイナンバーを収集する義務があります。経営者、会社の総務課、経理課の人にとっては、従業員のマイナンバーの収集業務は中々面倒です。

そもそも通知を受け取っていない、通知カード紛失してしまったなどを言い出す様々な従業員への対応に追われています。

今回は、マイナンバー通知カードをまだ持っていない従業員に、通知カードを受け取らせる方法に関して解説します。

マイナンバー通知カードとは

通知カードとは、個々の国民一人一人に与えられているマイナンバーをお知らせするために、市町村から送られてくるカードです。このカードには、様々な個人情報が載っています。 例えば、まず当然に個人番号であるマイナンバー、住民票がある市町村の住所、氏名、性別、生年月日が記載されています。なお、顔写真はありません。

マイナンバー通知カードを受け取れなかった場合の再発行方法

長期間不在で通知カードを受け取っていない、住所変更をするのは忘れて通知カードを受け取っていない方の、カードの再発行手順を確認します。

それは区役所市役所に行って、再発行手数料を支払い再発行の申請をすることです。 なぜなら、役所の通知カードの保管期限は3ケ月で、既に大半は廃棄処理されており作り直す必要があるからです。 例えば、関東辺りで通知カードを受け取ってくださいと役所から通知が来たのは、おそらく2015年の年度末から2016年の年明けにかけてでした。

それから半年以上経っている現在では、保管期限の3ケ月は既に経過しています。受け取るのを忘れていた方の通知カードは、廃棄処理されています。そこで、500円の発行手数料を支払い、再発行を申請する必要があるのです。 ですから、通知カードをそもそも持っていない従業員には、上記のような指示を出します。

マイナンバーの通知を拒否していいのか

従業員が会社に対して、マイナンバーの通知を拒否しても問題ありません。

なぜなら、現状の法律では会社には従業員のマイナンバーを収集して国に通知する義務が規定されていますが、従業員にはマイナンバーを会社に通知する義務が無いからです。 例えば、従業員がそもそも通知カードの再発行に行かない場合でも、従業員への罰則はありません。

さらに、従業員が会社のマイナンバーに関する情報管理体制に疑問があるから、自分のマイナンバーを会社に通知したくないとして拒否しても、何ら問題ありません。

では通知を拒否された場合、会社としては当該従業員に対してどのような対応をすればいいでしょうか。

それは、粘り強く当該従業員を説得すること、当該従業員とのやり取りを残して行政に相談することです。

その理由は、従業員のマイナンバーを税や社会保障に関する書類に記載するのは、会社の義務なので必ず従業員のマイナンバーを知る必要があるからです。

例えば、税と社会保障に関して従業員のマイナンバーを記載しなければならない会社の義務が存在することを、しっかりと１対1でやり取りして当該従業員を説得します。 そして、同時にその従業員とのやり取りを音声や書面で記録するのです。

それでも通知を拒否された場合は、そのやり取りを持って行政機関に連絡します。つまり当該従業員のマイナンバーを収集できないことは、会社の怠慢でないことを行政へ説明する必要があるのです。

まとめ

マイナンバーを会社に中々通知しない従業員がいる場合、責任者の方の対応は中々骨が折れるものです。

現状では従業員への罰則がありませんので、地道に説得するしかありません。 当該授業員がマイナンバーを会社に通知していなくても、地道に説得を継続したのなら会社に落ち度は無いです。ですから、通常通り住民税、源泉徴収税などを徴収して国に収めれば問題ありません。