有給休暇の運用ルールをはじめて作成する時の方法

従業員に有給休暇を与えることは、会社の義務です。しかし、全ての従業員に対して有給休暇を与えなければいけない、というわけではありません。

それでは、どのような従業員にどれぐらいの有給休暇を与えればよいのでしょうか？有給休暇の日数や繰り越し、買い取りにまつわる様々なルールについて分かりやすく解説します。

どのような従業員に有給休暇を付与しなければいけないのか？

労働基準法３９条には、「使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない」と定められています。

つまり、次の２つの条件を充たしている従業員には、有給休暇を与えなければいけません。

この２つの条件を充たす従業員には、正社員であれアルバイトであれ、必ず有給休暇を与えなければいけません。

「全労働日」とは？

それでは、「全労働日の８０％」はどうやって計算したらいいのでしょうか？

全労働日とは、「就業規則その他によって定められた所定休日を除いた日」です。分かりやすく言うと、「この日に出勤しなさいと会社が決めた日」のことです。

多くの会社では、月曜日から金曜日までを出勤日としていますので、このような場合は「週５日」を全労働日として計算します。

ここでのポイントは、「実際に出勤した日を指すわけではない」ということです。

たとえば、休日出勤した場合を考えてみましょう。休日出勤は、「本来は出勤義務が無い日」です。よって、全労働日には含まれません。休日出勤をいくら頑張ったとしても全労働日の出勤率は上がりませんので、注意しましょう。

有給休暇が付与されるのは、あくまで「会社が指定した労働義務のある日に、きちんと出勤した従業員」が対象となります。

「全労働日」を計算する際の注意点は？

「全労働日の８０％以上の出勤していること」という条件は、「不真面目な従業員に有給休暇を与える必要はない」という理由によるものです。

そこで、会社の責任で出勤できなかった場合や、やむをえない理由で欠勤した従業員に対しては、出勤率を厳しく算定するべきではない、とされています。

具体的には、下記の２点に注意しましょう。

１つ目は、「会社の責任で休業した日は、全労働日に含まない」ということです。

たとえば、会社のミスによって材料が届かなかったために工事が行われなかった日や、会社の業績不振によって工場を休業せざるをえなかった日は、全労働日から除外しなければいけません。

２つ目は、「正当な理由で休業した日は、出勤したものとして計算する」ということです。

たとえば、産休や育休を理由として欠勤した場合は、出勤したものとして計算しなければいけません。

何日分の有給休暇を与えればいいの？

有給休暇の日数は、勤続年数によって変わります。

勤続年数が長ければ長いほど、取得できる有給休暇は増えていきます。

勤続年数に伴う有給休暇の増え方は、下記の通りです。

もちろん、上記の日数は「法律で義務付けられた最低限の日数」ですので、会社が上記の日数以上の有給休暇を与えることは可能です。１年間に付与される有給休暇の日数は、最大で２０日間です。

ただし、下記で説明するとおり、有給休暇は次年度に繰り越しすることができますので、繰り越し分の有給休暇は、上記の一覧表に加算されます。たとえば、継続年数が７年の人が、前年度の有給休暇を１０日分消化していない場合、今年度に取得できる有給休暇は３０日間となります。

有給休暇を請求できる期限は？繰り越しはできるのか？

労働基準法１１５条の定めによると、有給休暇の請求権は「２年間」で時効によって消滅します。

つまり、有給休暇を１年以内に消化しきれなくても、次年度に繰り越しすることができます。次々年度まで繰り越すことはできません。

会社によっては、２年以上繰り越しすることを就業規則で認めている場合もあります。２年以内に有給休暇を消化しきれなかった方は、一度就業規則を確認してみましょう。

なお、期限内に消化しきれなかった有給休暇は、下記で説明するとおり、会社に買い取ってもらうことができます。

有給休暇を消化できなかった場合は会社に買い取ってもらうことはできるのか？

有給休暇の制度は、従業員のリフレッシュを目的とした制度です。よって、従業員が実際に休暇を取らなければ意味がありませんので、原則として、会社が休暇を買い取ることは許されません。

ただし、下記の３つのケースについては、例外として買い取りが許されています。

なお、退職時に有給休暇を買い取る場合は、注意が必要です。買取金を給与として処理するのか、退職金として処理するのかによって、所得税の金額が変わってくるからです。

所得税法基本通達30‐1によると、「退職所得等は、本来退職しなかったとしたならば支払われなかったもので、退職したことに基因して一時に支払われる給与をいう」とされています。

よって、一般的には、有給休暇を買い取る際に支払う金銭は、退職手当として処理することができます。もっとも、就業規則の定め方によっては、給与として処理すべき場合もありますので、気になる方は一度就業規則を確認しておきましょう。

早退を有給休暇として扱うことはできるか？

もしも従業員が「明日の午後は早退したいので、有給休暇としてください」と希望した場合には、会社はどのように対応すればよいのでしょうか？

このような場合、午前中はきちんと勤務していますので、丸１日分の有給として処理することはできません。半日分の有給休暇として扱うのであれば、従業員に損害はありませんので、有給として処理することができます。

もっとも、有給休暇はあくまで１日単位で付与することが原則です。上記の例のように、従業員が希望する場合であれば、半日単位の有給を付与することができますが、会社から半日単位の有給取得を強制することはできませんので、注意しましょう。

有給休暇管理台帳で管理する

有給休暇管理台帳で管理することで見落としを防ぐことができます。

まとめ

有給休暇は法律で定められた制度です。有給休暇の日数は、勤続年数が長ければ長いほど増えていきます。有給休暇の請求期限は２年間ですが、２年以内に消化できなかった有給は会社が買い取ることができます。

従業員が半日単位の有給取得を希望する場合は、半日単位の有給として処理することも可能です。会社から半日単位の有給休暇を強制することはできません。有給休暇のルールは労働法で細かく定められています。ルールを正しく理解して、従業員には適切な有給休暇を付与しましょう。