人材配置を最適化するには？目的や効果、メリットを解説！具体的な手法や便利なシステムもご紹介

こんなお悩みありませんか？

人材配置が重要だということはわかっているけれど、具体的にどうしたらいいのかわからないという方は少なくありません。

この記事では人材配置の目的やメリットデメリット、手法やポイント、おすすめのツールなどを徹底解説します。

ぜひ参考にしてくださいね。

人材配置とは？

人材配置とは、組織に必要な人材を適切な部署やチームに配置することです。

従業員や事業に関わる人にどのような業務を任せるのか、組織図のどの位置で業務を行ってもらうのかを決定し、実際に配置して効果を測定します。

ここでは、人材配置の目的、現状、最適化のポイントについて解説します。

人材配置の目的

 人材配置の目的は、企業の目標を達成することです 。

人材配置によって、慢性的な人手不足や事業の課題を解決し、各従業員のスキルや知識を最大限に発揮させ、企業全体の目標の達成を目指します。

大きくわけると次の2つの側面からアプローチをしていきます。

組織全体としての事業目標を達成する

会社の業績を左右する、戦略的な人材活用の側面です。

最適な人材配置ができれば、従業員のスキルに適した業務を担当させることや、事業に必要な能力、人数の確認、管理ができるようになります。

その結果として、事業の目標の達成につながります。

人材の流出を防ぎ、成長をうながす

企業にとって必要な人材に成長してもらい、なるべく長期的に働いてもらう、人材流出を防ぐ側面です。

終身雇用制度がなくなったことにより、今の若い世代は1つの企業で働き続けるという考えを持っていません。

その分、自身にとって成長できる場所であるか、自分の才能を活かせるかのほうに重きを置いています。

会社に求める環境としては次のようなことをあげる人が多くなっています。

出典：https://jinjibu.jp/research/2021/

自分のやりたいことや、目指している生活、価値観を大事にする従業員に、長期的に活躍してもらうことは人材配置の大事な目的の1つです。

企業における人材配置の現状

企業における人材配置は、適切に行われていないのが実情です。

「適切な人材配置を含めた戦略人事が必要だと考えている人」は約9割にのぼるというデータがあります。

しかし、「自社は適切な人材配置ができているか」という問いに対しては、「約7割が納得していない」という回答をしています。（出典：https://jinjibu.jp/research/2021/）

適切な人材配置が重要であると認識しつつも、実際はできておらず、課題としている企業が多いのが現状です。

人材配置の最適化とは？

人材配置の最適化とは、次の4つの活動によって、もっともパフォーマンスがあがる人材配置をすることです。

人材配置を最適化する4つの活動

上記の4つの活動のポイントをおさえることで人材配置を最適化していきます。

その結果、業務効率の改善や人件費を適正化し、収益アップにつながっていきます。

人材配置の手法

人材配置を進めるときは以下の3ステップを意識するのがおすすめです。

このステップを踏むことで、人材配置だけでなく、配置した後の効果を測定したり、改善ができるようになります。

人材配置をしただけでは最適化したことにはなりませんので、このステップに沿って、配置した後の評価までしっかり取り組むようにしましょう。

ステップ1：人材配置図を作成する

 人材配置の最初のステップは配置図や組織図などを活用して全体像を把握することです 。

各部署、部門、課、チームなど、細部にいたるまで担当業務の内容を洗い出します。

役割や権限、求めるスキル、経験、資格、人物像まで洗い出し、組織全体の役割を客観的に見て、配置を決めていきます。

従業員の個々の情報と企業として求める人物層を一致させることで、従業員の納得感が得られて企業にとっても有益な人材配置ができるでしょう。

ステップ2：PDCAサイクルをまわす

 人材配置後は、PDCAサイクルを使って、効果を評価し、改善につなげます 。

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとって名付けられた業務改善に関するフレームワークです。
引用：https://corp.miidas.jp/assessment/2225/

具体的には、次のようなことを行います。

注意点としては、ヒアリングやフォローアップは上司1名が担当するのではなく、部署の責任者や人事担当者など、複数人で行うことです。

そうすることで、評価の偏りや属人化を防ぎ、より正確な人材配置の評価ができるでしょう。

ステップ3：システムを活用する

 人材配置の最適化に必要な目標と評価を明確にするためにシステムを活用しましょう 。

人材配置は1度作って終わりではなく、組織の変更や、従業員の入退社などに合わせて再配置を繰り返していきます。

そのため、継続できる方法を構築していくことが必須です。

そのツールとしてシステムは有効です。

たとえば、次のようなシステムがあります。

このようなシステムを使うことで、紙の評価シートやエクセルでの管理からデータでの管理が可能になります。

その結果、情報の集種、管理、把握がしやすくなるので人材配置の精度を高められるのです。

紙やエクセルでの情報管理は、個人情報の観点からも取り扱いに不安が残りますが、システム化することで閲覧権限を付ければ安心です。

 人材配置を作成し、PDCAサイクルをまわし続けるためにシステムの活用や、効率的なやり方の構築にも取り組んでいきましょう 。

人材配置のタイミング

それでは人材配置をするべきなのはどういったタイミングなのでしょうか？

人事配置のタイミングは主に5つあり、それぞれ性質が異なるので、複数を組み合わせて使うと効果的です。

タイミングによって注意すべきことがありますので、解説していきます。

新規採用・中途採用

 採用は人材配置をする最初のタイミングです 。

新卒採用は、将来の幹部候補を育成できるメリットがあり、中途採用は教育にかかるコストを削減し、即戦力を採用できるメリットがあります。

さらに、採用前に必要としている職種や役職を明確にしておくことで人材配置の効果が高まります。

前年または前回の募集と同じ文章を使いまわすのではなく、毎回、人材配置の状況を把握して募集すれば効果的な採用ができるでしょう。

人事異動

 人事異動は企業の中でも頻繁に行われる人材配置の機会です 。

各部署の業務効率を高めたり、長期間配属されていることによるマンネリ化を防止する効果、組織の活性化といった利点があります。

公正な視点での評価をもとに行えば効果が期待できますが、評価者の主観や評価に偏りがある状況では思ったような効果は得られないでしょう。

人事異動に伴う人材配置はマニュアルや判断基準を用いて、公正な判断のもと行うことをおすすめします。

昇進・昇格

 昇進や昇格も人材配置のタイミングです 。

組織内での職位をあげることで、従業員のモチベーションアップに効果があります。

会社からの評価を受け取ることで、本人だけでなく、同じ部署のメンバーのやる気につながるでしょう。

昇進、昇格は職位が上がるため、当然仕事の範囲も増え、責任も増します。

 従業員が過度なプレッシャーを抱えてしまい、本来の能力を発揮できないことのないよう、適切なフォローをしましょ う。

雇用形態変更

 従業員の希望に合わせた雇用形態の変更も、人材配置のタイミングの1つです 。

「パートから正社員へ」「フルタイム勤務から時短勤務へ」など、従業員のライフステージに合わせて対応します。

勤務可能な時間帯と業務内容を見直し、負担が大きい場合は他の部署への配置も検討しましょう。

解雇・リストラ

 解雇やリストラなどの人員削減も人材配置のタイミングです 。

業績悪化や業務縮小による人員過剰や、雇用の継続が難しくなった場合に行います。

解雇やリストラでの人材配置で大事なのは、リストラする対象のリストアップだけでなく、リストラした後の人材配置のほうがより重要です。

必要な人材が必要な人数、残るように計画しておかなければ事業に大きな影響を及ぼすからです。

 解雇・リストラは組織変更も同時に行うので、組織変更後に大幅に生産性やモチベーションが落ちたり、業務過多にならないように注意しましょう 。

人材配置の最適化で重要なポイント

人材配置を最適化するにはポイントがあります。

手法やツールはたくさんありますが、ポイントがずれてしまうと思ったような効果が得られません。

どのような順番で人材配置の最適化を進めたらいいのかを解説します。

従業員データの把握と管理

 人材配置で最初にすることは、従業員の適性やスキルなどのデータの収集、一元管理、把握です 。

データがすべてそろっていなかったり、更新されていない古い情報だと適切な人材配置はできません。

人材配置は企業の目標を達成することなので、最新の従業員情報の収集と一元管理からしっかり行いましょう。

各部署、業務のスキルや適性の把握

 各部署、業務に必要な人員数やスキルの把握も人材配置には不可欠です 。

従業員のデータだけあっても、各部署、業務に必要なスキルや特性がわからなければ最適な配置ができないからです。

各部署の役割や業務の洗い出しをしてどんな能力を持った人材が必要なのかを把握しましょう。

 洗い出す項目は、業務によって異なりますので、不足がないように複数人で洗い出すことをおすすめします 。

従業員へのヒアリングと配置

 最適な人員配置のためには、従業員への丁寧なヒアリングが重要です 。

人材配置は従業員の業務に直接影響しますので、ニーズや希望と大幅にかけ離れた人材配置は業務効率や従業員満足度の低下につながるからです。

アンケート形式の回答と面談などを組み合わせて従業員の本心を引き出す工夫をし、なるべくスキルや能力が発揮できる配置をしましょう。

人員配置後の効果をチェックする

 人員配置をしたら、状況を測定して効果を把握しましょう 。

部署や業務ごとに数値化できるものはなるべく数字にすると、人員配置後の効果を把握しやすくなります。

経営上の数値はもちろんですが、従業員の満足度など数値化しにくいものもアンケートなどによって数値化できることもあります。

人材配置後の効果測定は改善につなげるための大事なステップなので、しっかり行うようにしましょう。

従業員ごとに成果や成長を見える化

 従業員ごとに、成果や成長を見えるかしましょう 。

これは、人事配置後の効果測定の意味もありますが、それ以上に従業員を適切に評価する意味もあります。

人材配置の目的は企業の目標達成と、人材の流出防止です。

人材配置によって企業の目標や業績として効果があったとしても、従業員を正しく評価できなければ従業員満足が下がり、離職につながることもあります。

従業員ひとりひとりの成績を見える化し、適正な評価ができるようにしましょう。

人材配置図の作成とシミュレーション

 人材配置図の作成で現状を把握し、シミュレーションしながらさらに良い配置を考えていきましょう 。

人材配置図とは、組織における管理体系、役割、従業員のポジションや配置人数を図に表したものです。

配置図に必要な項目は以下のものがあります。

これらが書き込まれた人材配置図を作ることで次のことが解消できます。

人材配置をする前の準備に有効なので取り組んでみるとよいでしょう。

人材配置を最適化するメリット

人材配置を最適にするメリットはたくさんあります。

最適な人材配置ができれば企業にとっても従業員に取ってもよい環境を作ることにつながり、相乗効果が得られるでしょう。

メリットについてそれぞれ詳しく解説します。

離職の予防

 人材配置を最適化することで、離職の予防につながります 。

最適な人材配置は従業員の持つ才能やスキルを発揮しやすくなり、モチベーションも向上するので定着率があがるからです。

反対に、適性や能力を見ずに、企業の都合や本人の意見を無視した配置をすると、モチベーションの低下や退職につながります。

従業員が企業から求められる仕事をこなせるようになる前に離職してしまうと、それまでかけてきた時間と費用、労力が無駄になってしまいます。

また、欠員がでると、他の従業員の業務が増えて仕事に負荷がかかるので、さらなる退職者を生みかねません。

人員配置の最適化で離職を予防することは企業にとっても、従業員にとっても大きなメリットです。

業務効率と生産性の向上

 人材配置の最適化で業務効率と生産性の向上が期待できます 。

適正な人材配置で、働きやすい環境の中で、相性のいい仲間や上司と、自分の能力や適正に合った業務ができれば従業員の満足度は上がります。

働きやすい環境は従業員の業務効率をあげ、チームワークの効果も大きくなるので、少ない人数でも効率的に業務ができるでしょう。

組織の活性化

 人材配置の最適化で新しい人材が部署や業務に入れば、新しい考え方、視点が増え、組織が活性化します 。

長期間同じ仕事を続けていると、モチベーションが下がってしまいがちです。

定期的に人の入れ替えをすることで組織の風通しがよくなり、従業員も新鮮な気持ちで業務に取り組めるでしょう。

人件費の削減

 人材配置の最適化は人件費削減にも役立ちます 。

人材配置が最適であれば、少ない人数で業務をまわせるからです。

また、適正な人員配置によって従業員の定着率があがれば欠員を防ぎ、従業員の熟練度が上がるので採用・教育にかかる費用を削減できます。

最適な人材配置ができれば、今まで必要だった人数よりも少ない人数で同じだけの業務をまわすことも期待できるでしょう。

従業員のストレスの軽減

 人材配置を最適化することで従業員のストレスの軽減が期待できます 。

従業員のストレスはいろんなところに影響を及ぼすので無視できない問題です。

不要なストレスがたまらないようにすることで、従業員の生産性向上、健康の維持ができるので、結果的に人材配置の目的が達成されます。

定期的にヒアリングやフォローアップをしながら従業員のパフォーマンスをあげていくようにしましょう。

人材配置のデメリット

人材配置はタイミングややり方を間違えるとデメリットになることもあります。

また、直接的に解決できない課題もありますので、それぞれ解説していきます。

実施のタイミングが悪いと従業員に良くない影響がでる

 従業員がスキルや能力を身に着ける前に人事配置をして部署と変えてしまうと、その人の成長を妨げることがあります 。

従業員の成長を促すために頻繁に人材配置をする企業に起こりがちです。

どんなに優秀な人材であっても、配置が変わることで新しい環境、人間関係、仕事内容になれるのには時間が必要です。

環境と仕事に慣れてスキルアップする段階でまた配置換えとなると、本人にとってはストレスしかありません。

従業員の状況、成長具合を見て、適切なタイミングで人材配置をしましょう。

時間とコストが必要

 適切な人材配置のための準備には時間とコストがかかります 。

採用や異動の対象となる従業員のスキルや知識、経験を把握したり、各部署の人材配置の状況を確認するにはどうしても時間と労力が必要です。

時間とコストがかかるからといって、計画をおろそかにすると配置後のミスマッチや離職につながってしまいます。

人材配置の準備、配置後の評価、従業員が環境に慣れるまでの期間、これはすべてコストになります。

それを見越したうえでどのくらいの頻度で人材配置をするのか計画しておくとよいでしょう。

売上や利益の増加に直結しない

 適切な人材配置をしても、必ずしも売上や利益が増えるわけではありません。 

適切な人材配置は、業務効率化や人件費の削減、従業員のストレスを経験するメリットがあります。

しかしそれが直接的に売上につながるかというと、そうではないのです。

全く効果がないとは言えませんが、売上や利益を上げるには、そこにダイレクトに影響する営業やマーケティング活動などの施策が必要です。

人材配置の最適化だけに集中しすぎると、企業の業績に直接的な影響をあたえる活動がおろそかになることがあるので注意しましょう。

人材配置におすすめのシステム5選！

人材配置を効果的に行いたい場合は、人材配置システムが便利です。

システムに登録された人材の情報は一元管理ができるので、スキル、評価、育成状況にあわせた配置計画が立てられます。

昇給や昇格の候補者比較なども、データをもとに客観的に判断できるものもあるので、効率よく公正な人材配置をしたい企業は検討してみるとよいでしょう。

ここでは、おすすめの人材配置システムを5つ紹介します。

システム名	初期費用	月額費用	無料トライアル	特徴
スマカン	要問合せ	50,000円～	要問合せ	使いやすさと機能性を備えたバランスの良いサービス
カオナビ	要問合せ	要問合せ	〇	多くの実績から蓄積された充実のサポート体制
HRBrain	要問合せ	要問合せ	〇	多様な機能で人事の課題をシンプルに解決へ導く
SmartHR	要問合せ	要問合せ	〇（15日間））	分析レポートやアンケート配信機能により人事情報を可視化
CYDAS PEOPLE	要問合せ	要問合せ	要問合せ	人材の可視化から育成までをフォローする

スマカン

出典：https://smartcompany.jp/

 スマカンは600社以上で採用されているシステムです 。

人材情報の見える化、人材配置、人材育成、目標管理、人事評価など戦略を立てるときに役立ちます。

プランやオプションが多いので、利用しながら自社に合ったものを選んでいきたい企業におすすめです。

システム名	スマカン
特徴	・人材情報を一元管理して見える化 ・人材配置シミュレーションと組織シミュレーションができる ・スキルと人事評価を連携し、経営方針を理解した上で教育に役立てられる
料金	要問い合わせ （30日間の無料トライアル有）
向いている会社	・人材育成に力を入れたい企業 ・システムの導入が初めてで、無料トライアルでじっくり試してみたい企業
注意点	カスタマイズ性能が高い分、機能の把握に時間がかかる可能性がある

カオナビ

出典：https://www.kaonavi.jp/

 カオナビは約2,000社で導入された実績があるシステムで、顔写真が並ぶ画面で直感的に人材を把握できるのが最大の特徴です 。

導入から運用までフェーズごとにサポートをしてくれるので、初めて導入する企業でも安心できるでしょう。

アクセス管理機能も備えており、重要な個人データは権限者だけがアクセスできるようになっています。

従業員のあらゆる情報を集約して全体把握をし、ひとりひとりをイメージしながら人材配置を考えたい企業におすすめです。

システム名	カオナビ
特徴	・従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現 ・人事情報をそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化 ・外部サービスとの連携も簡単！ 現状ツールと組み合わせて使える
料金	要問合わせ
向いている会社	拠点が複数ある企業 リモートワークがある企業
注意点	従業員が顔写真を掲載しないと思ったような効果が得られない

HRBrain

出典：https://www.hrbrain.jp/talent-management

 人事評価や目標管理を簡潔でシンプルにできるシステムです 。

評価方法に応じたテンプレートが用意されているので、1から評価項目を考える必要はありません。

また、面談記録もシステム上で管理できるので、定期的なフォローアップがしやすくなります。

集計作業は自動で行われ、多様な切り口から分析できるのも嬉しいポイントです。データをもとに客観的で公正な人材配置をしたい企業におすすめです。

システム名	HRBrain
特徴	・データに基づいた意思決定をサポートして異動・配置の課題を解決 ・操作がしやすく、社内にすぐに浸透しやすい ・専任のカスタマーサクセス担当者が導入時から導入後の運用まで、徹底サポート
料金	要問い合わせ （7日間の無料トライアル有）
向いている会社	・人事担当者のITスキルに不安を感じている企業 ・人事配置を実施するときに、個別対応が必要な従業員が多い企業
注意点	基本的なテンプレートのカスタマイズが難しい

SmartHR

出典：https://smarthr.jp/hr-management/

 SmartHRは整備された人事データをもとに人材のマネジメント化を実現できるシステムです 。

データの収集場所と蓄積場所をSmartHRにすることで、データを一元管理でき、決まったフォーマットで管理し、継続的なデータ更新ができます。

必要なデータはカスタマイズでき、柔軟に活用できるので、情報収集と管理に課題がある企業におすすめです。

システム名	SmartHR
特徴	・入社から退職の中で発生する様々な労務手続きや人事業務をペーパーレス化 ・収集方法を統一可能なため、取得方法のばらつきによる、データの過不足を防止 ・情報収集が簡単、データの蓄積がシンプル
料金	要問い合わせ （15日間の無料トライアル有） （利用人数30名までの場合、無料で利用可能）
向いている会社	・人材活用を戦略的にやっていきたい企業 ・採用から一貫した人材配置をしたい企業
注意点	機能が豊富なため、組織規模によっては機能が多すぎる可能性がある

CYDAS PEOPLE

出典：https://www.cydas.com/

 CYDAS PEOPLEはシステム上で従業員の目標設定を一元管理できるシステムです 。

従業員ごとの目標設定と結果をシステム上で入力して、データベースに保存できるので、把握がしやすいと評判です。

また、従業員が発信できるフィード機能がついていることで、社内コミュニケーションツールとしての活用もできる特徴があります。

個人の業績や能力をクラウド上で管理し、最新のデータを人事施策に活用したい企業におすすめです。

システム名	CYDAS PEOPLE
特徴	・「働きがい」をつくるべく生まれたシステム ・豊富な人事データを集約し人的資本経営のデータ基盤に ・見える化・見せる化でオープンな組織づくりをサポート
料金	要問合せ
向いている会社	・従業員情報をタイムリーに把握したい企業 ・目標管理をシステム上で行いたい企業
注意点	連携できるシステムとの相性が良くない場合がある

人材配置の最適化のまとめ

人材配置の目的や基本的な知識、最適化する方法やおすすめのシステムについて解説しました。

従業員の適正にあった人材配置ができれば、業務効率を高め、人件費の削減、人材開発、人材育成ができます。

これからの時代、企業は従業員のニーズを聞き取り、企業の現状を把握した人材配置の最適化の取り組みを避けては通れません。

そのツールとして、 従業員データを一元管理し、人材配置図が作れるシステムの活用は有効です 。

ぜひこの記事を参考に人材配置の最適化に取り組んでみてください。