【2022年最新版】おすすめシフト管理システムを比較|業種別の導入事例までご紹介

執筆: cw-saas |

シフト管理_システム
シフト管理作業がとても面倒くさい
シフト管理に費やす時間を減らしたい

シフト管理を担当してる店舗の店長さん、企業や病院、施設の管理者の方、毎月のシフト作成を億劫に感じていませんか?

希望休暇日、人手、繁忙期、新人の教育、など様々な事に気を配りながらシフトを組んでいく複雑で手間のかかる業務ですよね。

毎月頭を悩ませている方も多いことでしょう。

ただでさえ忙しい日々の業務に加えて行わなければならないシフト管理。

この記事では、シフト管理システムの導入を検討している方へ向け、導入コスト、業種別と複数の視点でご紹介いたします。

シフト管理システムをざっくり言うと
  • シフト管理システムは、シフト作成に関する一連の作業を自動で行うもの
  • 主な機能『シフトの回収⇒シフトへの自動転記⇒シフト自動作成⇒シフトの共有』
  • シフト管理システム導入で作業時間短縮、ミスの削減、公平なシフト作成が可能
  • 「無料版」や「無料体験期間」のあるシフト管理システムもある
  • 業種、企業規模ごとに適したシフト管理システムがある
  • 必要な機能や自身の業種に適しているかを検討することが重要

シフト管理システムとは?機能一覧

シフト管理_システム_機能

ここでは、シフト管理システムの主な機能をご説明します。
まず、シフト管理は一般的に下記の流れで行われます。

シフト管理の流れ

従業員) 希望シフトの申請

管理者) シフト希望をシフト表へ転記

管理者) シフト表作成

管理者) シフト表を従業員へ配布

管理者) 必要に応じて人員の補充やシフトの再調整

シフト管理システムでは 上記の工程をすべて自動で行うことができます。 

シフトの希望申請

シフト管理_システム_シフト作成

従業員は、休みたい日、出勤できる時間帯などシフトに関する希望を毎月シフト管理担当者へ申請します。

店舗や、事業所を経営している方で以下のような方法をとっている方も多いのではないでしょうか。

  • 個別にシフト管理者へメールを送る
  • 各従業員が希望休暇日をそれぞれ紙に書き提出する

紙での提出となると、担当者は提出の有無をチェックする作業もでてきますし、紙でバラバラと出されると管理も大変ですよね。

シフト管理システムを導入した場合は、まず紙でのやり取りが無くなります。
なぜなら、 シフトの申請は、各々が持っているスマートフォンからアプリを通じて行うことができる からです。

いつでもどこでも、スマートフォンでシフト提出ができることで申請が手軽になります。

これは従業員にとっても大きなメリットです。

そしてシフト管理担当者は、紙媒体でのやり取りが無くなることにより、用紙のとりまとめや整理、管理をする必要もなくなります。

専用の申請用紙を準備していたという方は、届書の準備やファイリング作業も不必要となりますね。

このようにシフト管理システムの導入によって、 シフト希望の申請段階から作業工程の削減が可能となるのです。 

シフト希望申請のリマインド機能

シフト管理_システム_機能_シフト作成

期日までにシフトの希望をだしてもらえない
毎月毎月催促するのが煩わしい

シフト希望をなかなか出してもらえないことにお悩みの管理者の方も多いのではないでしょうか。

全員の希望が揃わないと、シフト作成をすることはできません。
そのため、全員のシフト希望が速やかに揃うことは、効率的な作業のためにとても重要なのです。

シフト管理システムには、
 従業員へのリマインド機能が備えられている製品が多くあります。 

  • シフト申請開始のお知らせ
  • シフト希望未提出者への催促通知

どちらもシフト管理システムから自動で従業員やアルバイトへ届くようになっています。

シフト管理者が 未申請者に対してわざわざ声かけする必要がなくなる のです。

また、前述のとおり、シフト申請は各々のスマートフォンから、いつでもどこにいても簡単に出来ます。

そのため、スタッフは気づいた時点でシフトを送ることが可能です。

 申請が手軽になるので、期限内にシフト希望が揃いやすくなるでしょう。 

シフト希望のとりまとめ

シフト管理_システム_機能_シフト作成

シフトの希望が揃ったら、管理者は提出された従業員の希望を取りまとめて、シフト表へ反映させなくてはなりません。

シフト表へひとつひとつ転記することはとても手間でもありますし、転記ミスはどうしても起こってしまいます。

もしミスが後から発覚すると、シフトの再調整など余計に手間をかけてしまうことにもなりますよね。

シフト管理システムでは、
 アプリ上で申請された従業員の希望を自動で反映してくれます。  シフト管理者がわざわざ手入力する必要がなくなるのです。

これまでスタッフ全員分を「転記⇒チェック」と行っていた作業がゼロになります。

転記の手間もなくなることと、 転記ミスなどのヒューマンエラーの防止にも繋がります。 

シフト表の作成

シフト管理_システム_機能_シフト表作成

希望をまとめたら、つぎはシフトを作成する段階です。

シフト作成者は、様々な条件に気を配りながらシフトを作成していきます。

  • その日に必要な人数
  • スタッフの能力のバランス
  • 労働時間の調整
  • 公平なシフトになること 

上記以外にも店舗ごとに独自のルールがあるなど様々です。

多くの条件に気を使うシフト作成は、複雑でかなりの労力を費やす作業ですよね。

しかし、面倒な作業もシフト管理ツールを使えば、より楽に行えるようになりますよ。

シフト管理システムには、シフト作成ツールが付いている製品も多くあります。
中にはあらかじめ設定された条件をもとに、 自動でシフトが作成されるシステムもあるのです。 

設定というのは、単に人数の調整だけではなく、下記のようなものもあります。

設定条件の例

・各個人の特徴
(例)「経験」「資格」「スキル」
・勤務形態
(例)「夜勤」「早番」「遅番」

上記のような複雑かつ言語化しづらい条件もコンピュータは考慮してくれます。

 その会社に適したシフト体制を自動で作成してくれる 画期的なシステムなのです。
シフト作成作業がまるごとコンピュータ上で出来てしまうのですね。

 ◆注意したいこと 

シフト作成ツールでひとつ注意したいことは、 製品によって自動作成の精度や得意な機能が異なる ということです。

 設定できる条件も製品によって異なる ので、自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。

 精度、機能の差とは? 

●AI(人工知能)を利用した高精度のシフト自動作成システム

従業員の能力、経験、資格、などの条件も考慮したシフト編成が可能です。

さらに企業独自の特徴、ルールなどオリジナルのルール設定にカスタマイズできるソフトもあります。

コストをかけてでも 複雑なシフトルールも完全自動化でシフト作成したい企業、事業所におすすめ です。


●交代制シフト作成を得意とするシステム(夜勤、早番、遅番など)

夜勤を伴う業界は、複雑な交代制シフトにも対応できるシフト管理ツールを選択することが大切です。

例えば、病院、介護施設、ホテル業などが対象になるでしょう。

夜勤が入ると、夜勤回数や夜勤前後のシフトも考慮したりと、シフト編成もなおさら複雑となりますよね。

そういった 複雑な条件も考慮したシフトを作成できるシステムを選ぶことで、導入のメリットをしっかりと実感することができます。 

●自動作成は出来ないが、必要人数を表示するなどシフト作成をアシストするもの

完全自動作成までは出来ないものの、シフト作成をアシストしてくれるツールもあります。

例えば、シフト作成画面において、その日に必要なスタッフの人数や、シフトを組む際に気を付けるべき条件などを一画面に表示してくれるシフト作成ツールです。

また、簡単なシフト案を提示してくれて、それを基にシフトを作成できるシステムもあります。

上記のようにシフト作成ツールと一言にいっても、精度・得意機能が様々です。

そのため、 どこまで何が必要なのか整理して、検討することをおすすめします。 

また、シフト自動作成システムは、シフトの自動作成後、手作業での微調整や修正も可能ですので、その点は安心です。

その他の機能

シフト管理_システム_機能

上記の機能以外にも製品ごとに様々な機能があります。

その他の機能例

・労働基準法に基づいた労働時間の管理
・人員不足が発生した場合のヘルプ依頼
・勤怠システムや給与計算との連携  など

細かい機能は、製品ごとに異なります。

システム選定時のポイントの一つにしてみるのもよいでしょう。

シフト管理システムと連携したいのが、「勤怠管理システム」。

おすすめの勤怠管理システムについては以下の記事を参考にしてください。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理_システム_メリット

それでは、シフト管理システムを導入することにより、具体的にどのようなメリットがあるのかをご説明いたします。

シフト表作成時間の短縮

シフト管理_システム_メリット_時間短縮

シフト管理システム導入のメリットは、何よりも シフト作成時間を短縮できること です。

従来、シフト担当者はシフト希望の回収から作成、周知までの作業をすべて担っていました。

しかし、シフト管理システムは、 シフト作成に関する一連の作業を行ってくれるので、圧倒的な時間の短縮となる ことは間違いありません。

時間短縮ができると、下記のような流れで会社にとってもメリットが発生するでしょう。

シフト管理システムの導入で作業時間短縮に成功

短縮できた時間を通常業務に充てることができる

作業可能時間が増えることで残業が減る

人件費、コストの削減に繋がる

これまでシフト作成は時間外や休日に行っていた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、シフト管理システムの導入によって時間外、休日を返上して行う必要もなくなるでしょう。

ヒューマンエラーの削減

シフト管理_システム_メリット

機能紹介でもお伝えした通り、シフト管理システムでは従業員やアルバイトのシフト希望は自動で入力されます。

そのため、希望休などを 手入力するときに起こりうる、転記ミスを防ぐことができます。 

また、手入力でシフトを作成した場合、気を付けていたつもりでも、人が不足していたという事態も無いとはいえません。

シフト管理システムは条件などを設定し、それに従ったシフトが作成されますので、 人数の間違えなど人為的ミスも防ぐことができます。 

もし、上記のような転記ミスやシフト作成ミスがあった場合、さらに手間がかかってしまう可能性があります。

なぜなら、シフトの再調整やシフト表の修正が必要となり、場合によっては、出勤できる人を探さなければならないからです。

一方、自動入力の場合は、すべてシステムによって管理され作られるので、まず上記のようなミスは起こらないと考えてよいでしょう。

それにより、余計に手間をかける必要はなくなります。

平等なシフト作成が可能になる

シフト管理_システム_メリット

シフトを作成するときの重要なポイントの一つは、 従業員やアルバイト同士が平等になるようなシフトを作成すること です。

たとえば、一人だけ夜勤が多い、出勤日数が多いなど偏ったシフトになると、スタッフの不満となり、結果として離職につながってしまう恐れもあります。

シフト管理システムは、公平な割り振りができるので、シフトが偏ってしまうこともありません。

 できるだけ長く勤めてもらうために、シフトの管理は大切なポイント です。

シフト管理システムにより公平なシフトを維持することで、結果として従業員の確保にも一役買ってくれます。

シフト管理システムを選ぶポイント

シフト管理_システム_選び方

つづいて、シフト管理システムを選ぶときのポイントをご紹介します。

シフト管理システムを選ぶポイント

導入コスト

シフト管理_システム_選び方_費用
シフト管理システムを選ぶとき、導入費用は気になるポイントですよね。

まず、費用としては下記の2つがかかるパターンが多くあります。

  1. 初期費用
  2. 月額利用料

また、その値段設定も従業員数などにより異なってくるので、まずは見積をとるようにしましょう。

見積は、公式サイトから無料で依頼ができる場合がほとんどです。
気になる製品はぜひホームページを確認してみてください。

無料サービスがある場合もあり

ユーザーが安心して導入できるような 無料サービスを行っているメーカーもあります。 

(例)

  • 無料版システムの提供
  • 初期費用無料サービス
  • 2か月間の無料お試し  など

やはり無料で使い心地を確認できるのは、うれしいポイントですよね。

ぜひ活用したいところです。

ただし、 注意するポイントがあります。 

「無料版」のシステムは、 使える機能が限られている場合がほとんどです。 

たとえば、シフト作成ツールは利用できても、自動作成までの機能はついていないというパターンがあります。

この場合、シフト自動作成機能を追加したいときには、有料プランを購入しなければなりません。

無料サービスはとても魅力的ですが、まずは 自分が使いたいツールが利用できるのかをきちんと確認する必要があります。 

企業規模や業種にあったもの

シフト管理_システム_選び方_業種

シフト管理システムには、様々な種類がありますが、 その業種に合ったシステムを選ぶことも重要です。 

医療機関、介護施設、サービス業、一般企業などそれぞれに合ったシフト管理システムがあります。

製品紹介ページに導入事例が掲載されている場合もありますので、自身の業種で導入実績があるのかを確認してみましょう。

それではここから、具体的におすすめのシフト管理システムを紹介していきます。

【無料版あり】おすすめシフト管理システム

シフト管理_システム_おすすめ_無料

ここでは、無料で利用できるプランや、無料お試し期間のあるシフト管理システムをご紹介いたします。

無料版のある おすすめシフト管理システム

Oplus

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_oplus

「oplus」は、大手企業をはじめ10,000社以上の導入実績のあるシフト管理システムです。

無料プランでは 100ユーザーまで初期費用、月額利用料が無料  有料プランの機能も、無料プラン登録後 30日間は無料でお試し できます。

「シフト希望収集⇒シフト表への自動転記」は無料プランで利用できます。
そのため「せめて希望休のとりまとめと転記作業だけでも自動化したい」という方には大変おすすめのシステムです。

ユーザーの声をもとに作られた実用的な機能を備えていることも特徴のひとつ。
「シンプルで使いやすい」と操作性にも定評があります。

主な機能

● シフト希望の収集
● シフト希望の自動転記
● スタッフへのリマインド機能
● シフト自動作成機能【有料オプション】
● シフト共有
● スマートフォン、タブレット連携(ios、Android) など

費用

● Proプラン:月額100円/ユーザー
● シフト自動作成機能:月額300円/ユーザー(オプション)

その他

● カスタム開発OK
・・・導入先の勤務体制にあわせて機能や設定をカスタム開発できます。
● 掲示板機能
・・・連絡事項や欠員による出勤要請など全スタッフへ一斉に通知しメッセージのやり取りができます。

Air SHIFT

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_air_shift

従業員10名以下の店舗、飲食店、クリニックにも多数の導入実績のある「Air Shift」

 最大2か月間すべての機能を無料でお試しできる ので、じっくりと使い心地や効果を実感できます。

有料プランもシンプルにワンプラン。

スタッフ1人あたり月額110円とリーズナブルなので、個人経営でスタッフが少ない店舗でも導入しやすいのが魅力です。

主な機能

●シフト希望の収集
●シフト希望の自動転記
●シフト申請リマインド機能
●シフト自動作成
●シフト共有
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)

費用

●月額100円/ユーザー

その他

●チャット機能
●連絡事項や欠員による出勤要請など全スタッフへ一斉に通知しメッセージのやり取りができます
●タイムカード機能あり(出退勤打刻)

Sync UP

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_oplusシフト管理_システム_おすすめ_ツール_sync_up

飲食、介護、イベント会社、サービス業と様々な業種で導入実績があるのが「Sync UP」

 無料お試し期間は2か月間で、無料期間中はすべての機能が利用できます。 

シフト希望の自動転記から完成シフトの一斉共有までの流れはもちろん人員不足が発生した場合、他店舗への応援要請ができる機能があるのも特徴です。

また、人件費の管理も可能なので、シフト作成の際に、人件費もしっかりと考慮したいという店長や管理者の方にはおすすめのシフト作成ツールです。

主な機能

●シフト希望の収集
●シフト希望の自動転記
●シフト申請リマインド機能
●シフト作成
●シフト共有
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)

費用

●要問い合わせ

その他

●あらかじめ設定しておいた人数などをもとにモデルシフトを表示しシフト作成をアシストしてくれます
●週、日ごとに人件費が自動算出されるので、予算にあった人件費でシフトを組むことができます
●シフトの種類は固定、パターンと様々な種類に対応可能

ジョブカン

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_ジョブカン

多くの有名企業をはじめ、累計15万社以上の導入実績を誇る「ジョブカン」

 初期費用、サポート費用が無料、登録後の30日間は無料で全機能お試し利用可能 です。

またジョブカンシリーズには、下記4つの機能があります。

  • 出勤管理
  • 休暇申請管理
  • 工数管理

4つのうち、使いたい機能同士の連携もできます。
(機能の組み合わせ数によって月額利用料が異なります)

導入後のサポートも充実しているので、取り扱いに不安がある方も安心してお使いいただけますよ。

主な機能

●シフト希望の収集
●シフト希望の自動転記
●シフト作成
●シフト共有
※シフトはWeb確認。スタッフ専用ページにログインすることで確認ができる
※LINEアプリを通じで直近7日間のシフトを確認できる
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)

費用

※機能を単独利用する場合(シフト管理のみ利用する場合)
200円/1ユーザー

その他

●シフト募集メールの送信
・・・スタッフに向けて、シフト募集の案内をメールで送付できます
●夜勤シフト対応
・・・深夜帯のシフトや24時間をこえるシフトにも対応可能です

以上のように、無料プランやお試し期間を用意しているメーカーも多数あります。

「まずは試してみたい!」という方は、無料体験を活用して、じっくりと検討してみてくださいね。

【規模・業種別】シフト管理システムの導入事例

シフト管理_システム_おすすめ_業種

続いて、業種別におすすめのシフト管理システムをご紹介します。

ここでは実際に導入された企業や病院などの事例も併せて紹介しております。

自社と重ね合わせ、イメージしながら検討してみてくださいね。

大勢のスタッフを抱える企業向け シフト管理システム

シフト管理_システム_おすすめ_ツール
人材派遣会社、コールセンター、事務センターなど100人単位の業務スタッフを抱えている企業にとってシフト管理システムは無くてはならないものでしょう。

ここでは大勢のスタッフのシフト管理のためにシフト管理システムを導入した企業の事例をご紹介します。

IT企業の事例:導入製品「シフオプ」

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_シフオプ

教育、人材派遣事業、採用などと多種多様な事業を行っているリクルート社が製作したシフト管理システムです。

シフト管理業務にかかる負担軽減はもちろんのこと、従業員との円滑なコミュニケーションを可能にするシステムです。

急な欠勤者がでた場合にも現場を混乱させないための労働力の確保や人員の管理機能も優れています。

主な機能

●シフト希望の収集
●シフト希望の自動転記
●シフト作成
●シフト共有
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)

導入前の課題

●シフト管理に膨大な時間がかかっていた
●スタッフの人員の増加で管理の負担が増えることが予想された
●シフトの提出と管理に時間と手間がかかっていた

導入した結果

●シフト管理にかかる時間が削減でき、時間を他の業務に充てることができるようになった
●シフト変更など各スタッフからの連絡をメッセージ機能を利用することで一元管理できるようになった
●メッセージ機能の利用により急な休みや遅刻の連絡などに対し、即時レスポンス、対応ができるようにより、
欠員者の発生による現場の混乱を防ぐことができるようなった
●使いやすいツールで操作にもすぐ慣れることができ、システムが浸透した

医療介護現場 シフト管理システム

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_医療_介護_病院
病院のシフトといえば「夜勤」があるのが特徴ですよね。

夜勤を伴うシフトでは、単純に夜勤を入れ込むのではなく、前後のシフトや夜勤回数などと多くのことに気を遣う必要があります。

今回は、夜勤など医療機関の複雑なシフト編成をも得意としたシフト管理システムをご紹介いたします。

総合病院の事例:導入ソフト「勤務シフト作成お助けマン」

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_勤務シフト作成お助けマン

「勤務シフト作成お助けマン」はJRの予約システムなどを製作する「JRシステム(鉄道情報システム株式会社)」が作ったシフト管理システムです。

JRのシステム運用を担っていると聞いただけで信頼性は抜群といえるでしょう。

複雑な勤務体制、希望休、勤務の並び、スタッフの組み合わせなど、多様な設定を考慮し、面倒なシフト作成も自動で行ってくれます。

主な機能

●シフト希望の収集
●シフト希望の自動転記
●シフト作成
●シフト共有
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)

導入前の課題

・複雑な勤務形態、職員数の増加でシフト作成が通常の業務を圧迫していた
・個人の希望を公平に組み入れること難しく不満が増大していた
・シフト作成に毎月ほとんどの日をシフトの組み立てと調整に充てていた

導入した結果

・シフト管理システムを導入することで、労務管理担当者の負担軽減と公平なシフト作成が可能になった
・シフトの自動作成と手修正を組み合わせることでシフトの偏りも解消、スタッフの不満も削減できた
・シフト作成にかかる作業時間を半減でき、通常の業務に専念できるようになった

店舗・サービス業 シフト管理システム

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_店舗_サービス業_飲食
店舗、サービス業もシフト制を採用している所がほとんどであり、シフト管理システムの需要も高い業界といえます。

検討中の方も、サービス業、飲食店の店長さんや管理責任者の方の割合も多いのではないでしょうか。

ここでは、飲食店の事例を用い、店舗運営に適したシフト管理システムをご紹介いたします。

飲食店の事例導入ソフト「らくしふ」

シフト管理_システム_おすすめ_ツール_らくしふ

「らくしふ」は導入実績数14,000事業所以上を誇り、契約継続率も99.4%以上と顧客満足度も高いシフト管理システムです。

有名企業、全国展開する飲食店なども多数導入実績があります。

「らくしふ」は、スタッフのシフト提出に関する機能はすべてLINEを使用しています。

普段から使い慣れている人がほとんどであろうLINEでシフト申請ができるのです。

使い慣れたアプリで操作できることは、スタッフにとっても嬉しいポイントですよね。

主な機能

●シフト希望の収集(LINE)
●シフト提出リマインド機能(LINE)
●シフト希望の自動転記
●シフト作成
●シフト共有
●スマートフォン、タブレット連携(ios、Android)
●多店舗へのヘルプ要請機能

導入前の課題

●紙とエクセルでのシフト管理を行っていた
●1店舗50名分のシフト希望を回収し、管理することに限界を感じていた
●シフト作成に膨大な時間を費やしていた

導入した結果

●シフト収集機能でスムーズな回収とシフトへの転記を実現できた
●シフト管理、作成に費やしていた時間を削減できた
●作業時間を減らすことにより、シフト作成にかかる人件費を削減できた

以上の事例から、みなさんシフト管理業務に膨大な時間と手間をかけていたことがわかります。

そして、 シフト管理システムを導入することにより、シフト管理に費やす時間は格段に減り、導入の効果を実感できています。 

シフト管理システムまとめ

シフト管理_システム

いかがでしたでしたでしょうか。

毎月のシフト管理、シフト変更の調整などにかけていた時間をトータルしてみると想像以上に時間を費やしているかもしれません。

新しいツールの導入や、コストをかけてまでやるべきなのかなど、一歩踏み出せない方も多いでしょう。

そのような方は、ぜひ無料体験を試してみるところから初めてみてはいかがでしょうか。

使ってみると、シフト管理システムへの考えが変わり、業務効率を見直すきっかけにもなるかもしれません。

この記事が業務効率改善のためにお役に立てるとうれしく思います。