【2024年最新】おすすめシフト管理システムを徹底比較！導入事例から見る選び方は？
執筆: Saas辞典編集部 ｜ ｜
シフト管理を担当してる店舗の店長さん、企業や病院、施設の管理者の方、毎月のシフト作成を億劫に感じていませんか？
希望休暇日や人手、繁忙期、新人の教育など様々な事に気を配りながらシフトを組んでいく複雑で手間のかかる業務ですよね。
そのため毎月頭を悩ませている方も多いことでしょう。
ただでさえ忙しい日々の業務に加えて行わなければならないシフト管理。
この記事では、シフト管理アプリの導入を検討している方へ向け、導入コスト、業種別と複数の視点でご紹介いたします。
- シフト管理アプリは、シフト作成に関する一連の作業を自動で行うもの
- LINEでのシフト管理は「 らくしふ 」がおすすめ！
- 主な機能『シフトの回収⇒シフトへの自動転記⇒シフト自動作成⇒シフトの共有』
- シフト管理アプリ導入で作業時間短縮、ミスの削減、公平なシフト作成が可能
- 「無料版」や「無料体験期間」のあるシフト管理アプリもある
- 業種、企業規模ごとに適したシフト管理アプリがある
- 必要な機能や自身の業種に適しているかを検討することが重要
シフト管理アプリとは？機能一覧
シフト管理アプリとは、その名の通りシフト管理を効率化するアプリケーションです。
ここでは、シフト管理アプリの主な機能をご説明します。
まず、シフト管理は一般的に下記の流れで行われます。
シフト管理アプリでは 上記の工程をすべて自動で行うことができます。
シフトの希望申請
従業員は、休みたい日、出勤できる時間帯などシフトに関する希望を毎月シフト管理担当者へ申請します。
店舗や、事業所を経営している方で以下のような方法をとっている方も多いのではないでしょうか。
- 個別にシフト管理者へメールを送る
- 各従業員が希望休暇日をそれぞれ紙に書き提出する
紙での提出となると、担当者は提出の有無をチェックする作業もでてきますし、紙でバラバラと出されると管理も大変ですよね。
またエクセルで管理していても共有が難しく、結局は時間がかかってしまうのが現状です。
そこでシフト管理アプリを導入した場合は、まず紙でのやり取りが無くなります！
なぜなら、 シフトの申請は、各々が持っているスマートフォンからアプリを通じて行うことができる からです。
いつでもどこでも、スマートフォンでシフト提出ができることで申請が手軽になります。
これは従業員にとっても大きなメリットです。
そしてシフト管理担当者は、紙媒体でのやり取りが無くなることにより、用紙のとりまとめや整理、管理をする必要もなくなります。
専用の申請用紙を準備していたという方は、届書の準備やファイリング作業も不必要となりますね。
このようにシフト管理アプリの導入によって、 シフト希望の申請段階から作業工程の削減が可能となるのです。
シフト希望申請のリマインド機能
シフト希望をなかなか出してもらえないことにお悩みの管理者の方も多いのではないでしょうか。
全員の希望が揃わないと、シフト作成をすることはできません。
そのため、全員のシフト希望が速やかに揃うことは、効率的な作業のためにとても重要です。
シフト管理アプリには、 従業員へのリマインド機能が備えられている製品が多くあります。
- シフト申請開始のお知らせ
- シフト希望未提出者への催促通知
どちらもシフト管理アプリから自動で従業員やアルバイトへ届くようになっています。
シフト管理者が 未申請者に対してわざわざ声かけする必要がなくなる のです。
また上記のとおり、シフト申請は各々のスマートフォンから、いつでもどこにいても簡単に出来ます。
そのため、スタッフは気づいた時点でシフトを送ることが可能です。
申請が手軽になるので、期限内に希望シフトが揃えやすくなるでしょう。シフト希望のとりまとめ
シフトの希望が揃ったら、管理者は提出された従業員の希望を取りまとめて、シフト表へ反映させなくてはなりません。
シフト表へひとつひとつ転記することはとても手間ですし、転記ミスはどうしても起こってしまいます。
もしミスが後から発覚すると、シフトの再調整など余計に手間をかけてしまうことにもなりますよね。
そこでシフト管理アプリでは、 アプリ上で申請された従業員の希望を自動で反映してくれます。
シフト管理者がわざわざ手入力する必要がなくなるのです。
つまりこれまでスタッフ全員分を「転記⇒チェック」と行っていた作業がゼロになります。
転記の手間もなくなることと、 転記ミスなどのヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これまでミスが目立ち、業務の進行が遅れていたという企業でも、シフト管理アプリによって見違えるほどに改善するでしょう！
シフト表の作成
希望をまとめたら、つぎはシフトを作成する段階です。
シフト作成者は、様々な条件に気を配りながらシフトを作成していきます。
- その日に必要な人数
- スタッフの能力のバランス
- 労働時間の調整
- 公平なシフトになること
上記以外にも店舗ごとに独自のルールがあるなど条件は様々です。
多くの条件に気を使うシフト作成は、複雑でかなりの労力を費やす作業ですよね。
しかし、面倒な作業もシフト管理ツールを使えば、より楽に行えるようになりますよ。
シフト管理アプリには、シフト作成ツールが付いている製品も多くあります。
中にはあらかじめ設定された条件をもとに、 自動でシフトが作成されるアプリもあるのです。
設定というのは、単に人数の調整だけではなく、下記のものも含まれます。
上記のような複雑かつ言語化しづらい条件もコンピュータは考慮してくれます。
その会社に適したシフト体制を自動で作成してくれる 画期的なアプリなのです。シフト作成作業がまるごとコンピュータ上で出来てしまうのですね。
◆注意したいこと
シフト作成ツールでひとつ注意したいことは、 製品によって自動作成の精度や得意な機能が異なる ということです。
設定できる条件も製品によって異なる ので、自社にあったアプリを選ぶようにしましょう。
上記のようにシフト作成ツールと一言にいっても、精度・得意機能が様々です。
そのため、 どこまで何が必要なのか整理して、検討することをおすすめします。
また、シフト自動作成アプリは、シフトの自動作成後、手作業での微調整や修正も可能ですので、その点は安心です。
その他の機能
上記の機能以外にも製品ごとに様々な機能があります。
細かい機能は、製品ごとに異なります。
アプリ選定時のポイントの一つにしてみるのもよいでしょう。
シフト管理アプリと連携したいのが、「勤怠管理アプリ」。
おすすめの勤怠管理アプリについては以下の記事を参考にしてください。
シフト管理アプリ導入のメリット
それでは、シフト管理アプリを導入することにより、具体的にどのようなメリットがあるのかをご説明いたします。
シフト表作成時間の短縮
シフト管理アプリ導入のメリットは、何よりも シフト作成時間を短縮できること です。
従来、シフト担当者はシフト希望の回収から作成、周知までの作業をすべて担っていました。
しかし、シフト管理アプリは、 シフト作成に関する一連の作業を行ってくれるので、圧倒的な時間の短縮となる ことは間違いありません。
時間短縮ができると、下記のような流れで会社にとってもメリットが発生するでしょう。
これまでシフト作成は時間外や休日に行っていた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、シフト管理アプリの導入によって時間外、休日を返上して行う必要もなくなるでしょう。
ヒューマンエラーの削減
機能紹介でもお伝えした通り、シフト管理アプリでは従業員やアルバイトのシフト希望は自動で入力されます。
そのため、希望休などを 手入力するときに起こりうる、転記ミスを防ぐことができます。
また、手入力でシフトを作成した場合、気を付けていたつもりでも、人が不足していたという事態も無いとはいえません。
シフト管理アプリは条件などを設定し、それに従ったシフトが作成されますので、 人数の間違えなど人為的ミスも防ぐことができます。
もし、上記のような転記ミスやシフト作成ミスがあった場合、さらに手間がかかってしまう可能性があります。
なぜなら、シフトの再調整やシフト表の修正が必要となり、場合によっては、出勤できる人を探さなければならないからです。
一方、自動入力の場合は、すべてアプリによって管理され作られるので、まず上記のようなミスは起こらないと考えてよいでしょう。
それにより、余計に手間をかける必要はなくなります。
平等なシフト作成が可能になる
シフトを作成するときの重要なポイントの一つは、 従業員やアルバイト同士が平等になるようなシフトを作成すること です。
たとえば、一人だけ夜勤が多い、出勤日数が多いなど偏ったシフトになると、スタッフの不満となり、結果として離職につながってしまう恐れもあります。
シフト管理アプリは、公平な割り振りができるので、シフトが偏ってしまうこともありません。
できるだけ長く勤めてもらうために、シフトの管理は大切なポイント です。シフト管理アプリにより公平なシフトを維持することで、結果として従業員の確保にも一役買ってくれます。
シフト管理アプリを選ぶポイント
つづいて、シフト管理アプリを選ぶときのポイントをご紹介します。
導入コスト
シフト管理アプリを選ぶとき、導入費用は気になるポイントですよね。
まず、費用としては下記の２つがかかるパターンが多くあります。
- 初期費用
- 月額利用料
また、その値段設定も従業員数などにより異なってくるので、まずは見積をとるようにしましょう。
見積は、公式サイトから無料で依頼ができる場合がほとんどです。
気になる製品はぜひホームページを確認してみてください。
無料サービスがある場合もあり
ユーザーが安心して導入できるような 無料サービスを行っているメーカーもあります。
(例）
- 無料版アプリの提供
- 初期費用無料サービス
- ２か月間の無料お試し など
やはり無料で使い心地を確認できるのは、うれしいポイントですよね。
ぜひ活用したいところです。
ただし、 注意するポイントがあります。
「無料版」のアプリは、 使える機能が限られている場合がほとんどです。
たとえば、シフト作成ツールは利用できても、自動作成までの機能はついていないというパターンがあります。
この場合、シフト自動作成機能を追加したいときには、有料プランを購入しなければなりません。
無料サービスはとても魅力的ですが、まずは 自分が使いたいツールが利用できるのかをきちんと確認する必要があります。
企業規模や業種にあったもの
シフト管理アプリには、様々な種類がありますが、 その業種に合ったアプリを選ぶことも重要です。
医療機関、介護施設、サービス業、一般企業などそれぞれに合ったシフト管理アプリがあります。
製品紹介ページに導入事例が掲載されている場合もありますので、自身の業種で導入実績があるのかを確認してみましょう。
それではここから、具体的におすすめのシフト管理アプリを紹介していきます。
【無料版あり】おすすめシフト管理アプリ
ここでは、無料で利用できるプランや、無料お試し期間のあるシフト管理アプリをご紹介いたします。
KING OF TIME
出典：https://www.kingoftime.jp/
こちらも多くの会社で採用されているシステムです。
17年にわたって様々な企業に導入されており、 2022年現在では210万以上のダウンロード数 を誇ります。
UIがわかりやすく、また初期設定から運用までのサポートが手厚いことも安心ポイントです。
非常に多機能であるため、どのような環境であっても対応できる点が強みになります。
KING OF TIMEの基本情報
| 初期費用 | ０円 |
|---|---|
| 月額料金 | 300円/人～ |
| 打刻種類 | 17 |
| モバイル対応 | 〇 |
| 対象規模 | すべてに対応 |
| 無料トライアル | 〇 |
KING OF TIMEがおすすめな企業は、以下のような特徴があります。
- 多彩な打刻方法から使い分けをしたい
- 他のシステムと連携させたい
- 信頼できる製品を選びたい
勤務シフト作成お助けマン
勤務シフト作成お助けマンは、「鉄道情報システム株式会社(JRシステム)」が提供するシフト管理システムです。
誰でも簡単にインターネット環境だけでシフト表が作成でき、2ヶ月間全機能試すことのできる無料トライアルが利用可能 です。
ジョブカン
出典：https://jobcan.ne.jp/
多くの有名企業をはじめ、累計15万社以上の導入実績を誇る「ジョブカン」
初期費用、サポート費用が無料、登録後の30日間は無料で全機能お試し利用可能 です。またジョブカンシリーズには、下記3つの機能があります。
- 出勤管理
- 休暇申請管理
- 工数管理
3つのうち、使いたい機能同士の連携もできます。
（機能の組み合わせ数によって月額利用料が異なります）
導入後のサポートも充実しているので、取り扱いに不安がある方も安心してお使いいただけますよ。
以上のように、無料プランやお試し期間を用意しているメーカーも多数あります。
「まずは試してみたい！」という方は、無料体験を活用して、じっくりと検討してみてくださいね。
Oplus
出典：https://opluswork.com/
「oplus」は、大手企業をはじめ10,000社以上の導入実績のあるシフト管理アプリです。
無料プランでは 100ユーザーまで初期費用、月額利用料が無料
有料プランの機能も、無料プラン登録後 30日間は無料でお試し できます。
「シフト希望収集⇒シフト表への自動転記」は無料プランで利用できます。
そのため「せめて希望休のとりまとめと転記作業だけでも自動化したい」という方には大変おすすめのアプリです。
ユーザーの声をもとに作られた実用的な機能を備えていることも特徴のひとつ。
「シンプルで使いやすい」と操作性にも定評があります。
Air SHIFT
出典：https://airregi.jp/shift/
従業員１０名以下の店舗、飲食店、クリニックにも多数の導入実績のある「Air Shift」
最大２か月間すべての機能を無料でお試しできる ので、じっくりと使い心地や効果を実感できます。有料プランもシンプルにワンプラン。
スタッフ１人あたり月額１１０円とリーズナブルなので、個人経営でスタッフが少ない店舗でも導入しやすいのが魅力です。
Sync UP
出典：https://www.sync-up.jp/
飲食、介護、イベント会社、サービス業と様々な業種で導入実績があるのが「Sync UP」
無料お試し期間は２か月間で、無料期間中はすべての機能が利用できます。シフト希望の自動転記から完成シフトの一斉共有までの流れはもちろん人員不足が発生した場合、他店舗への応援要請ができる機能があるのも特徴です。
また、人件費の管理も可能なので、シフト作成の際に、人件費もしっかりと考慮したいという店長や管理者の方にはおすすめのシフト作成ツールです。
【規模・業種別】シフト管理アプリの導入事例
続いて、業種別におすすめのシフト管理アプリをご紹介します。
ここでは実際に導入された企業や病院などの事例も併せて紹介しております。
自社と重ね合わせ、イメージしながら検討してみてくださいね。
sansan株式会社：シフオプ
人材派遣会社、コールセンター、事務センターなど100人単位の業務スタッフを抱えている企業にとってシフト管理アプリは無くてはならないものでしょう。
ここでは大勢のスタッフのシフト管理のためにシフト管理アプリを導入した企業の事例をご紹介します。
教育、人材派遣事業、採用などと多種多様な事業を行っているリクルート社が製作したシフト管理アプリです。
シフト管理業務にかかる負担軽減はもちろんのこと、従業員との円滑なコミュニケーションを可能にするアプリです。
急な欠勤者がでた場合にも現場を混乱させないための労働力の確保や人員の管理機能も優れています。
出典：https://www.shifop.jp/case/sansan%e6%a0%aa%e5%bc%8f%e4%bc%9a%e7%a4%be/
株式会社麻生飯塚病院：勤務シフト作成お助けマン
病院のシフトといえば「夜勤」があるのが特徴ですよね。
夜勤を伴うシフトでは、単純に夜勤を入れ込むのではなく、前後のシフトや夜勤回数などと多くのことに気を遣う必要があります。
今回は、夜勤など医療機関の複雑なシフト編成をも得意としたシフト管理システムをご紹介いたします。
「勤務シフト作成お助けマン」はJRの予約システムなどを製作する「JRシステム（鉄道情報システム株式会社）」が作ったシフト管理システムです。
JRのシステム運用を担っていると聞いただけで信頼性は抜群といえるでしょう。
複雑な勤務体制、希望休、勤務の並び、スタッフの組み合わせなど、多様な設定を考慮し、面倒なシフト作成も自動で行ってくれます。
出典：https://www.otasukeman.jp/case/iizuka
やきにく亭六歌仙別邸：らくしふ
店舗、サービス業もシフト制を採用している所がほとんどであり、シフト管理アプリの需要も高い業界といえます。
「らくしふ」はそんな店舗、サービス業にピッタリなシフト管理アプリです。
また、多くの人が利用しているLINEを使って管理ができるのでかなり利便性が高いです。
ここでは、飲食店の事例を用い、店舗運営に適したシフト管理アプリをご紹介いたします。
「らくしふ」は導入実績数14,000事業所以上を誇り、契約継続率も99.4％以上と顧客満足度も高いシフト管理アプリです。
有名企業、全国展開する飲食店なども多数導入実績があります。
「らくしふ」は、スタッフのシフト提出に関する機能はすべてLINEを使用しています。
普段から使い慣れている人がほとんどであろうLINEでシフト申請ができるのです。
使い慣れたアプリで操作できることは、スタッフにとっても嬉しいポイントですよね。
以上の事例から、みなさんシフト管理業務に膨大な時間と手間をかけていたことがわかります。
そして、 シフト管理アプリを導入することにより、シフト管理に費やす時間は格段に減り、導入の効果を実感できています。
出典：https://rakushifu.jp/case/case05/
無料のシフト管理アプリの注意点
それでは次に無料のシフト管理アプリの注意点について紹介します。
無料のシフト管理アプリの注意点は、「ズバリ機能制限が多い」ということです。
シフト管理アプリは一般的にシフト管理以外にも多彩な便利機能を搭載しています。
- 効率的な申請を実現する機能(ワークフロー)
- 従業員の勤怠を管理する機能
- AIによる最適なシフトの提案
しかし無料版ではそういった便利機能が利用できなかったり、人数制限がかかったりします。
もちろん少人数で運営している会社では、機能・人数の制限があっても問題なく利用できるかもしれません。
しかしある程度の規模感がある企業でシフト管理アプリの導入をお考えの場合は、できる限り有料のシフト管理アプリの導入をご検討ください。
無料版はあくまでも、本格的な導入を検討する段階におすすめな「お試し版」として考えるのが無難です。
シフト管理アプリの導入を検討中の場合は、まずは資料請求、そして無料版の利用など段階を踏んで進めていきましょう。
シフト管理アプリの導入でよくある質問
それでが最後にシフト管理アプリの導入でよくある質問について紹介します。
これまで紹介したことと合わせて、シフト管理アプリについての知識をよりしっかりとしたものにしましょう。
複数店舗での利用は可能か
基本的に多くのシフト管理アプリにおいて複数の利用をサポートしています。
そのため、チェーン展開をしているなど複数店舗を運営をしている場合でも、アプリの利用契約は1回で問題ありません。
ですが、複数店舗での同一スタッフの登録に対応していない場合があることに注意しましょう。
もし複数の店舗で店長などのスタッフを共有しなければならない場合は、それぞれに新規で登録が必要なことを覚えておきましょう。
導入や利用で困った時のサポートはしてくれるのか
多くのシフト管理アプリが困った時のサポート体制を万全に整えています。
サポートは電話やメール、チャットなど様々な形式に対応しているため、自分がやりやすい方法でサポートを求めることができます。
また、アプリの提供会社によっては24時間365日対応してくれることもあるので急なトラブルにも対応可能です。
さらに導入時のトラブルや、導入工程をサポートしてもらえる場合もあります。
あまりPCやスマホに詳しくないという方でも安心してお使いいただけるでしょう。
シフト管理アプリまとめ
いかがでしたでしたでしょうか。
毎月のシフト管理、シフト変更の調整などにかけていた時間をトータルしてみると想像以上に時間を費やしているかもしれません。
新しいツールの導入や、コストをかけてまでやるべきなのかなど、一歩踏み出せない方も多いでしょう。
そのような方は、ぜひ無料体験を試してみるところから初めてみてはいかがでしょうか。
使ってみると、シフト管理アプリへの考えが変わり、業務効率を見直すきっかけにもなるかもしれません。
この記事が業務効率改善のためにお役に立てるとうれしく思います。
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