勤務時間を正しく計算する方法を解説！労働時間との違いや管理方法はコレ！

このようなお悩みはありませんか？

勤務時間を正確に計算するためには、労働時間に関する法律の把握や定義について理解する必要があります。

また、勤務時間の計算は従業員の給与の支払いにも直結するため、労働時間を管理するうえでもとても重要です。

この記事では、勤務時間の計算方法と行う上での注意点、勤務時間を管理するための手段について説明していきます。

さらに、フレックスタイム制やみなし労働制などの多様な労働形態における勤務時間の計算方法についても紹介します。

ぜひ参考にしてください。

勤務時間と労働時間の違い

まず初めに、「勤務時間」と「労働時間」の違いについて理解しましょう。

同じように使われることもありますが、このような違いがあります。

簡単に言うと、 勤務時間のうち実際に就業した時間が労働時間で、休憩時間を含めるかで違いが生まれると考えるとわかりやすいです。 

また、労働時間は別名「実働時間」とも言います。

例えば、始業が9時、終業が18時、休憩が1時間だった場合は以下のようになります。

意外と間違えてしまうこともあるので注意しましょう。

労働時間の計算するときの注意点

労働時間を計算するときには、労働時間に関する法律の把握や定義についてしっかりと理解しなければなりません。

ここでは労働時間を計算する上で注意すべき点を6つ紹介します。

これらを守らないと正確な労働時間を算出できず、給与計算が適切に行われない可能性があるので、とても大切です。

原則として1分単位で計算する

労働時間を計算するときには、 原則として「労働時間は1分単位で計算する」ことを絶対に覚えておいてください。 

労働基準法第24条※で「賃金全額払いの原則」が定められており、賃金の全額支払いが義務付けられています。
※出典：https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouseisaku/chushoukigyou/joken_kankyou_rule.html

つまり、労働時間を10分や30分単位で計算することはこの法律に違反します。

30万円以下の罰金という刑事罰も設けられており、労働基準監督署から勧告や従業員とのトラブルに発展しかねないので、十分な注意が必要です。

ただし、 例外として1ヶ月における時間外労働・休日労働・深夜労働の時間を計算するときには端数処理が認められています。 

具体的には、1ヶ月の上記労働時間を計算するときに端数が出た場合は、30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げて処理が可能です。

このように計算できます。

なお、端数処理を行う場合は従業員にも知ってもらうために就業規則などに明記するのがおすすめです。

労働時間に応じて休憩時間を与える

休憩時間に関する理解も労働時間を計算する上で必要です。

休憩時間は労働基準法第34条で以下のように定められています。

なお、休憩時間は労働時間の途中で与えることが定められているため、 始業前や終業後の休憩時間は認められません。 

また、休憩時間に対して賃金の支払いは一般的には不要です。

遅刻や早退などの場合は労働時間から差し引く

1ヶ月の間に従業員が遅刻や早退、欠勤などがあった場合は、労働時間からそれらの時間を差し引く必要があります。

労働時間と同じく遅刻早退の時間に関しても1分単位で計算しなければなりません。

例えば、8分の遅刻を10分に繰り上げて処理することはできないので注意してください。

なお、遅刻早退欠勤などによって労働していない時間の給与は支払う必要がありません。

36協定の締結する

労働時間は「所定労働時間」と「法定労働時間」の2つに分けることができます。

労働基準法によって、 労働の上限が「1日8時間、週40時間以内」に定められています。 

そのため、各企業が従業員に法定労働時間以上の労働をさせる場合は「36協定」を締結しなければなりません。

36協定とは、従業員に法定労働時間を超えて時間外や休日労働をさせる場合に労使間で締結の必要がある協定です。

簡単に言えば、36協定を締結しないと残業(時間外労働)をさせることができないということです。

また、36協定を締結すれば時間外労働が可能になりますが、「月45時間/年360時間まで」と定められているので注意してください。

割増賃金の支払いと割増率を理解する

法定労働時間を超過した場合は、割増賃金の支払いが必要です。

割増賃金は種類によって割増率が異なるので、それぞれをしっかり理解して計算するようにしましょう。

残業時間の扱いに要注意

時間外労働(残業)をしたときには割増賃金の支払いが必要でした。

このとき、注意しなければならないのは 「時間外労働」をした場合に割増賃金が発生するということです。 

例えば、所定労働時間(定時)が9時～17時の7時間で19時まで2時間の時間外労働(残業)したときは

このようになります。

時間外労働(残業)の計算によって支払う給与が大きく変わるので、特に法定労働時間を8時間以下にしている企業は注意しましょう。

勤務時間の基本的な計算方法

ここまで勤務時間の計算における注意点を説明してきました。

次に実際に具体的例を挙げて基本的な勤怠時間の計算方法を紹介していきます。

ぜひ参考にしてください。

ケース1：所定労働時間8時間、9：00～19：00勤務(休憩1時間)

勤務時間は始業の9時から終業の19時までの10時間になります。

労働時間は、1時間の休憩時間を与えられているので9時間と計算できます。

そして、1日の法定労働時間は8時間以内と定められているので、18時～19時は法定外労働となり割増賃金(割増率25%)を支払う必要があります。

ケース2：所定労働時間6時間、9：00～19：00勤務(休憩1時間)

ケース1と同様に勤務時間は始業の9時から終業の19時までの10時間になり、労働時間は、9時間と計算できます。

ただし、所定労働時間が6時間に設定されているため、16時～19時の間は時間外労働(残業)に該当します。

注意すべき点は、法定労働時間内に収まる16時～18時の2時間は法定内労働として扱われ、所定賃金の支払いを行う点です。

18時～19時の法定外労働の1時間分に対して、割増賃金(割増率25%)の支払いが必要になります。

さまざまな労働制度における勤務時間の計算方法

現在では会社に出社して規定時間を労働する以外にもさまざまな働き方があります。

ここでは各労働制度における勤務時間の計算方法について紹介します。

フレックスタイム制

フレックスタイム制とは、従業員が始業や終業の時間を自由に決めることができる制度です。

そのため、通常の法定労働時間である「1日8時間、週40時間」が適用されません。

その代わりに清算期間が設けられており、 「清算期間の暦日数÷7」×「40時間(1週間の法定労働時間）」の計算式で法定労働時間を算出します。 

例えば、清算期間が1ヶ月(30日)の場合は

このように法定労働時間が「171.4時間」と計算できます。

フレックスタイム制度を利用している従業員は「171.4時間」のなかで始業と終業時間を自由に決めて就業が可能です。

なお、法定労働時間を上回った場合は割増賃金の支払いが発生し、下回った場合は不足時間分を給与から控除します。

不足時間に関しては翌月の労働時間に繰り越して処理もできます。

変形労働時間制

変形労働時間制とは、月単位や年単位など時期に合わせて労働時間を調整できる制度です。

繫忙期と閑散期がはっきりしているような場合に、長時間の残業(時間外労働)を抑制するために活用されています。

変形労働時間制では、 1日の所定労働時間を自由に決めることができます。 

その代わりに、週や月ごとに労働時間を設定します。

なお、1ヶ月単位で変形労働時間制を導入する場合は、1ヶ月あたりの1週間における平均労働時間を40時間以内にしなければなりません。

また、残業代に関しては所定労働時間の設定によって変わります。

例えば、1ヶ月の変形労働時間制を導入した場合は以下のようになります。

時間外労働は第2週の所定労働時間を超えた2時間と第4週の法定労働時間を超えた3時間を合わせた5時間です。

第1週は実労働時間が所定労働時間内であり、第3週は実労働時間が法定労働時間内のため、時間外労働は発生しません。

みなし残業制

みなし残業制とは、あらかじめ決めた時間を労働時間とみなす制度で、裁量労働制とも言われます。

営業の外回りなど会社が従業員の労働時間を把握することが難しい場合に活用されています。

そのため、1日の労働時間が7時間とみなし労働制で決められている場合は、実労働時間が5時間でも8時間でも賃金の支払いは7時間分です。

なお、みなし残業制は原則として残業代(時間外労働)の支払いはありません。

ただし、 みなし残業時間の規定が8時間を超えている場合と深夜労働、休日労働をした場合は割増賃金の支払いが必要です。 

勤務時間を管理する方法

勤務時間を管理する方法は1つではありません。

会社の規模感や従業員の人数、予算などによって各社が何らかの方法で勤怠の管理をしています。

ここでは代表的な勤怠時間の管理方法を4つ紹介します。

自社で管理している方法以外で、気になるものがあれば導入の検討をしてみてもいいかもしれませんね。

タイムカード

タイムカードによる勤怠管理は、専用の機器(タイムレコーダー)を使い従業員が自ら出社時と退社時に打刻する方法です。

打刻作業が簡単で誰にとっても使いやすく労働時間も機械で自動的に集計されるため、管理の負担が軽減されます。

また、導入に必要な機器はタイムレコーダーとタイムカードのみ、導入後は電気代とインク代しかかからないのでコスト面でもメリットがあります。

懸念点としては、打刻忘れ、打刻ミスの対応に手間がかかる、他人が不正に打刻する危険性があることです。

エクセル

Microsoftのエクセルを使って勤務時間の管理が可能です。

勤務時間計算用のテンプレートを簡単に入手できるので、自社に合ったものをダウンロードし利用すれば時間もコストもかかりません。

また、関数が入っているので、勤務時間を入力するだけで自動的に計算されることから集計と管理がしやすくなります。

ただ、手作業で行うため、入力ミスが起きるリスクと管理者は入力が正しく行われているか確認する必要があります。

計算ツール

インターネット上には勤務時間を計算できるツールが公開されています。

基本的に無料で利用できて自動的に計算されるので、勤務時間を手軽に計算したいときに活用できます。

「Ke！san パート勤務時間計算」が有名な計算ツールです。

ただ、計算結果を保存することができないため、転記する手間がかかりエクセルと同様に入力ミスが起きるリスクもあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時間など勤怠状況を管理できるシステムのことです。

システムで管理するため、入力ミスや従業員による不正が起きにくい点がメリットです。

また、法改正があったときにもシステムが自動で対応するため、担当者の負担を減らすことができます。

ただ、導入時や毎月の利用にはそれなりの費用がかかり、自社に適したシステムを選ばないと失敗する可能性があるので慎重な検討が必要です。

おすすめの勤怠管理システム10選

勤怠管理におすすめのシステム10選を紹介します。

導入および利用料金、特徴についてまとめてあるので、参考にしてみてください。

それぞれの勤怠管理システムについて詳しく見ていきましょう。

また勤怠管理システムと相性がぴったりな給与計算ソフトはコチラの記事で紹介しています。

ぜひお読みください。

ジンジャー勤怠

出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/

ジンジャー(jinjer)勤怠は、jinjer株式会社が提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

システムの操作に慣れていない人でも簡単に使えるようにシンプルな画面になっています。

法改正にはシステムが自動的に対応するため、法対応への心配はいりません。

また、システムの導入から運用までサポート担当がいるので、不安や疑問もすぐに解決してくれます。

初期費用	要問合せ
参考料金プラン	月額400円(税抜)～※1名あたり
無料トライアル	1ヶ月
打刻方法	PC、スマホ、タブレット、ICカードなど
特徴	・法改正に自動で対応するシステム ・システムの導入から運用まで安心サポート

人事労務freee

出典：https://www.freee.co.jp/hr/

人事労務freeeは、人事労務freeeが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

人事労務freeeは勤怠管理の機能だけでなく、給与計算や労務管理、ワークフロー機能まで搭載しています。

高機能で使いやすいシステムをお探しの方におすすめです。

また、人事労務freeeは管理者側としても扱いやすいと定評があります。

少しでも気になった方はまずは資料請求から始めてみてはどうでしょうか。

初期費用	0円
参考料金プラン	月額3,980円+500円(税抜)～※1名あたり
無料トライアル	あり
打刻方法	PC、スマホ、タブレット、ICカード、静脈・指紋認証
特徴	・タイムカード形式で情報を参照可 ・複数システムの機能が同梱されている

ジョブカン勤怠管理

出典：https://jobcan.ne.jp/

ジョブカン勤怠管理は、株式会社 DONUTSが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

ジョブカン勤怠管理は、累計15万社の導入実績を持っています。
この数字はクラウド型勤怠管理システムのなかで導入実績業界No.1を誇り、業界や従業員規模に問わず多くの企業で利用されています。

また、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の勤怠管理に必要な4つの機能をカスタマイズができ、最短で即日から利用可能です。

初期費用	0円
参考料金プラン	無料プラン：0円 有料プラン：月額200円(税抜)～ ※1名あたり
無料トライアル	あり：全ての機能を30日間利用可
打刻方法	PC/タブレット、ICカード、指静脈、顔認証、LINEなど
特徴	・クラウド勤怠管理システム業界導入実績No.1 ・勤務管理機能をカスタマイズできる

KING OF TIME

出典：https://www.kingoftime.jp/

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

KING OF TIMEは、クラウド型勤怠管理システムのなかで市場シェアNo.1を誇っています。

パソコンとインターネット環境だけで、簡単に勤怠管理できるのが特徴です。

また、打刻データをリアルタイムで管理できるので、作業効率やコスト削減を実現したい企業にとってはおすすめです。

初期費用	0円
参考料金プラン	有料プラン：月額300円(税抜)～ ※1名あたり
無料トライアル	あり：30日間無料
打刻方法	PC、スマホ、タブレット、ICカード、指紋など
特徴	・勤怠管理クラウド市場シェアNo.1 ・豊富な機能が揃い、無償バージョンアップで新機能も追加

スマレジ・タイムカード

出典：https://timecard.smaregi.jp/

スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

さまざまな利用方法に合わせてプランを用意しており、30名まで無料で利用できる点がメリットです。

また、パスコードや位置情報(GPS)による勤怠管理が行えるので、従業員の不正な打刻を防ぐこともできます。

初期費用	0円
参考料金プラン	スタンダード：0円～ ※30名まで プレミアム：月額2,200円(税込)～ ※10名まで プレミアムプラス：月額4,400円(税込)～ ※10名まで エンタープライズ：月額6,600円(税込)～ ※10名まで
無料トライアル	あり：60日間無料※全機能利用可
打刻方法	PC、スマホ、タブレットなど
特徴	・高度な不正防止機能搭載 ・職場環境に合わせた勤怠管理方法

CLOUZA

出典：https://timecard.smaregi.jp/

CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

勤怠管理を簡単に行えるようにシンプルかつ必要な機能を搭載し、初めての人でもわかりやすい仕様になっています。

また、初期費用、基本料金、サポート費用が0円な上に、1名あたりの月額が200円で1名から利用可能とコストパフォーマンスに優れています。

初期費用	0円
参考料金プラン	有料プラン：月額200円(税抜)～ ※1名あたり
無料トライアル	あり：30日間無料※全機能利用可
打刻方法	PC、スマホ、タブレット、ICカードなど
特徴	・シンプルでわかりやすい操作 ・1人から利用できて、少人数でも割高にならない

マネーフォワードクラウド勤怠

出典：https://biz.moneyforward.com/

マネーフォワードクラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

残業時間やフレックスタイム制の時間集計など、システムを見れば一目でわかるデザインになっており、使いやすいのが特徴です。

また、メールやチャットなどのさまざまなコミュニケーションツールを用いたサポート体制が整っており、サポート満足度も95％を誇ります。

初期費用	0円
参考料金プラン	パーソナルミニ：月額980円(税抜) スモールビジネス：月額3,980円(税抜) ビジネス：月額5,980円(税抜)
無料トライアル	あり：1ヶ月無料
打刻方法	PC、スマホ、ICカードなど
特徴	・わかりやすいデザイン ・サポート満足度95％

タッチオンタイム

出典：https://biz.moneyforward.com/

タッチオンタイムは、株式会社デジジャパンが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

サービス提供歴が10年を超え、サービスの継続率が99.7％と圧倒的な実績を残しています。

勤怠管理に特化したシステムであるため、企業ごとのさまざまな就業規定にも対応できる点がメリットです。

また、「タッチオンタイムレコーダー」を独自開発しており、手軽さと打刻情報の自動アップロードなどの機能が人気で80％の企業が選んでいます。

初期費用	0円
参考料金プラン	有料プラン：月額300円(税抜) ※1名あたり
無料トライアル	あり：30日間無料※全機能利用可
打刻方法	PC、スマホ、タイムレコーダー、ICカードなど
特徴	・サービス継続率99.7% ・他社では使えない独自開発の「タッチオンタイムレコーダー」

TimeBiz

出典：https://www.asj.ad.jp/

TimeBizは、株式会社ASJが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

利用人数が多いほどお得になる料金体系になっており、制限の200名利用した場合は1名あたり月額72円と割安になります。

また、勤怠管理以外にも情報共有ツールが備わっているので、予定の調整やワークフロー申請なども行うことができます。

初期費用	11,000円(税込)～
参考料金プラン	月額14,300円(税込)～
無料トライアル	あり：60日間※全機能利用可
打刻方法	PC、ICカード、GPSなど
特徴	・勤怠管理に特化したグループウェア ・利用人数が多いほどお得になる

Kincone

出典：https://www.kincone.com/

kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

勤務時間に加えて交通費精算も自動的に計算されワンクリックで完了するため、担当者の業務負担が大幅に削減されます。

また、スマホがあればすぐ利用できるため、導入コストも最小限に抑えられます。

初期費用	0円
参考料金プラン	有料プラン：月額200円 ※1名あたり
無料トライアル	あり：最大2ヶ月無料
打刻方法	ICカード、アプリ、チャットなど
特徴	・勤務管理と交通費精算を自動読み取り ・スマホがあればすぐ利用できる

AKASHI

出典：https://ak4.jp/

AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

ITreviewカテゴリーレポートの勤怠管理システム部門/(中堅企業)において、満足度と使いやすさでNo.1に選ばれています。

また、システムの自由度が高いため、あらゆる業種の勤怠管理にも対応できるフレキシブルさが特徴です。

初期費用	0円
参考料金プラン	タイムレコーダー：月額200円(税抜)　※1名あたり スタンダード：月額300円(税抜) ※1名あたり プレミアム：月額400円(税抜) ※1名あたり
無料トライアル	なし
打刻方法	PC、iPad、スマホ、FeliCaカードなど
特徴	・勤怠管理部門満足度、使いやすいさNo.1 ・システムの自由度が高く、幅広い業種にフレキシブルに対応可

勤怠管理システムの導入でよくある質問

最後に、勤怠管理システムに関するよくある質問を紹介します。

これまでの内容と合わせて参考にしてみてください。

勤怠管理システムを選ぶポイントは？

勤怠管理システムを選ぶときは、 自社の規模感と雇用形態に合わせて適切なものを選びましょう。 

また、システムを利用するのは従業員になるので、従業員にとって使いやすい機能や打刻方法があるかという観点で見ることも大切です。

多くのシステムで無料トライアルを実施しているので、一度試してみてから正式に導入を決めるのもおすすめです。

勤怠管理システムの種類は？

勤怠管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の大きく2種類があります。

クラウド型は、インターネット上のサーバ(クラウド)を利用してシステムを利用する方法です。

比較的低単価で導入できますが、セキュリティには注意が必要です。

現在多くの企業はクラウド型のシステムを提供しています。

オンプレミス型は自社開発型とも呼び、自社のネットワークを活用してシステムをカスタマイズする方法です。

自社に合わせて自由にシステムを開発できますが、その分費用が高額になります。

勤務時間の計算のまとめ

今回は、勤務時間の計算方法と行う上での注意点、勤務時間を管理するための手段を中心に説明していきました。

勤務時間を正確に計算し、管理することは重要な業務の1つです。

近年では、フレックスタイム制やみなし労働制など働き方によってさまざまな労働形態をとる企業も少なくありません。

また、長時間労働や過労死の問題などにより労働環境に対する世間の目も厳しくなっています。

法律で定められた労働時間を守り、従業員に配慮した労働環境作りを目指しましょう。

ここまでお読みいただきありがとうございました。