文書管理システム比較15選 | タイプ別おすすめの選び方や各社の特徴まで

デジタル化が急速に進む昨今、 紙での文書管理の効率が悪くなっている事が明るみに 出てきました。

デジタル庁の行政文書ファイル管理簿も、文書管理システムを用いて調製しているとデジタル庁行政文書管理規則に記載されています。

しかし、文書管理システムについてよくわからない事と提供サービスが多すぎて何をどう選べばいいのかわかりません。

そこで、本記事では文書管理システムの基本から選び方、おすすめのサービス一覧まで紹介します。

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また「欲しい社内情報がどこにあるか分からない」「業務や顧客対応に必要な情報をすぐに取り出せない」といった課題がある場合は、「社内wikiツール」の活用がおすすめです。

社内に存在する情報をWikipediaのように管理し、いつでもどこでも必要な社内情報にアクセスできるようになります。

興味のある方は下記記事をぜひ参考にしてみてください！

文書管理システムとは

文書管理システムとは、 WordやExcel、Googleドキュメントなどで作成した文書を管理するシステム です。

文書管理システムは、紙での情報管理が難しいという課題を解決するために必要とされています。

文書管理システムがおすすめな理由は、様々な面で効率が格段に上がるからです。

文書管理システムでできること

文書管理システムを導入すると、以下の4つのことができるようになります。

1つずつ具体的に説明していきます。

文書の格納

今までは書類で何もかも管理していたため、ファイルに入れて保存することが一般的でした。

しかし、文書管理システムを導入することで、紙やファイルだと困難であった以下の課題を解決してくれます。

• 欲しい文書をすぐに見つけ出すことが難しい
• 物理的な場所の確保が困難
• 廃棄にも時間がかかる。

格納した文書（データ）の検索

上記でも軽く触れましたが、文書管理システムを導入することで、格納した文書を検索することで瞬時に取り出すことができます。

せっかくデータとして文書をためていても、それらを活用すること自体にコストがかかっていては元も子もありません。

そのため、保存だけでなく文書を活用し、業務の効率性を上げるためにも文書管理システムの導入がおすすめです。

文書ファイル共有や承認

文書管理システムを導入すると、Googleドキュメントのように文書を共有したり、編集、権限などの細かな設定が可能になります。

紙の書類でも共有などは可能ですが、人によって権限を変更することは困難でした。

しかし、文書管理システムなら文書の共有や編集、権限変更などが容易にできます。

セキュリティの向上

紙での保存でなく、文書管理システムを活用することで、文書の変更情報や権限の変更によって紛失、改ざんリスクが減少します。

その他にも契約書や顧客情報など、重要な書類の管理にも、閲覧や編集権限を活用することで情報管理リスクを低減できます。

文書管理システムのサービスによってその他の機能などは異なるので機能を比較してみることをおすすめします。

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文書管理システムのメリット比較

本章では、文書管理システムを導入することによって得られるメリットを7つに分けてご紹介します。

現在の文書管理状況によってはメリットがより大きなものになる企業もあるので、以下の表を参考に確認してみましょう。

欲しい資料をすぐ出せる

文書管理システムには検索機能が備わっているため、必要な文章がすぐに見つかります。

タイトルや内容をテキストで検索できたり、文章にタグ付けしたりすることが可能です。

タイトルやタグの付け方を統一しすることで、紙の文章を一枚一枚めくって探すよりも はるかに効率的に文章を見つけられる ようになります。

また、あいまい検索機能がついている文書管理システムを導入すれば、文書のタイトルがわからなくても検索できますよ。

ペーパーレス化でコスト削減

文書を電子化することで、紙の文書を保存する必要がなくなり、保存スペース分の賃料コストを削減することができます。

また、印刷に必要な コピー用紙やインク代、シュレッダーの手間も削減 できるため、管理している紙文書が多いほど、大幅なコスト削減が期待できます。

古いデータでのミスを減らす

電子化された文書や紙文書を使用することで、古い文書と最新の文書が混在し、古いデータを参照したり上書き保存したりしてしまう可能性があります。

文書管理システムなら「誰が」「いつ」データを更新したのかを記録できるため、 どれが最新のデータなのかが明確 になります。

中には、古いデータと最新データの両方を保存できるものもあるので、必要に応じて利用しましょう。

データ共有が簡単

ほとんどの文書管理システムには、データの共有機能やワークフロー機能が搭載されています。

書類のチェックや承認を文書管理システム内で行うことができるので、業務の効率化に役立ちます。

また、 外出先や自宅からもデータの参照や承認ができる ので、テレワークを導入している会社にもぴったりです。

セキュリティが強化

文書管理システムにはセキュリティ機能が備わっており、閲覧制限やアクセス権限の設定が可能です。

企業が扱う文書には社外秘のものや、役職ごとに閲覧制限がかけられたものも多く存在します。

そこで文書管理システムのセキュリティ機能を導入することによって、 文書の紛失や盗難、流失などの危険性を下げる ことができるのです。

ダウンロードや印刷に関しても制限がかけられるので、不正利用や情報漏えいの防止にも最適ですよ。

内部統制に効果

文書管理システムの導入は法令遵守や資産保全などが求められる内部統制にも効果的です。

必要書類が安全に管理できるシステムを備えておけば、 情報漏えいのリスクを下げる ことができます。

出社しなくても資料確認

クラウド型の文書管理システムなら、オンライン上でデータを管理しているので、 出張先や在宅ワークでも素早く資料を確認 することができます。

文書管理システムのデメリット比較

本章では、文書管理システムを導入することによって発生するデメリットを6つに分けてご紹介します。

文書管理システムの主なデメリットは導入コストがかかる点です。

他にも見落としがちなデメリットが存在するので、後悔しないためにもよく確認しておきましょう。

導入・運用コストがかかる

文書管理システムによる最大のデメリットは、導入・運用コストがかかる点です。

システムの導入費用や、クラウドサービスの場合は毎月のランニングコストもかかります。

しかし、会社の規模が大きく書類管理にかける時間が膨大であれば、コスト以上のメリットを得られるでしょう。

管理する文書が少ない場合は、効果に見合わないコストが発生する可能性もあります。

文書管理システムを導入する際は、 会社に合った料金プランを選ぶ などして、無駄なコストを減らすようにしましょう。

ルールの周知や運用管理が手間

文書管理システムを使いこなすために、新たな社内ルールの構築や・社員教育が必要です。

ルールや使い方がわかりにくければ、せっかく導入しても充分に機能を活かすことができません。

実際、ただ文書を保管するだけで、ライフサイクル管理ができていない事例は多く存在しています。

システム導入や運用に心配がある場合は、 サポート体制のある製品を導入 するとよいでしょう。

文書管理システムを導入するにあたり、社内ルールを作成し、周知しておく必要があります。

ルール通りの運用を徹底しなければ、検索や共有がうまくできず、せっかくの検索システムも台無しです。

検索機能を有効活用するためにも、 ルールを決めて運用 しましょう。

文書保管の手間は紙とあまり変わらない

紙の文書と同じように、電子化した文書にもファイリングが必要です。

文書管理システムを導入したからといって、管理の手間が無くなるわけではないので注意しましょう。

取引先によっては紙の文書でのやりとりを求められるので、完全に電子化することは難しいでしょう。

また、全体の文書のうち、 使用頻度の高い文書の割合が30％以下であれば、電子化しないほうがよい とも言われています。

文書管理システムを導入する際には、よく見る文書のみを電子化するのもおすすめです。

業務フローが変わる

文書管理システムを導入することで、業務フローが変わる場合があります。

業務フローの変更にあわせて、新たなマニュアルやルール作りをしなければ、 ミスが発生する可能性 もあります。

システム導入後は業務フローの確認を怠らないようにしましょう。

データ移動に時間がかかる

紙の文書を完全にデータ化するには、膨大な時間と手間がかかってしまいます。

移行するデータが多い場合は、 移動させる文書とさせない文書に分類したり、データ移行の優先順位をつける などして、効率的に行うよう心がけましょう。

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶポイントは大きく分けて6つあります。

クラウド型かオンプレミス型か？

文書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類が存在しています。

それぞれに特徴があるので必ず確認しておきましょう。

	クラウド型	オンプレミス型
メリット	・インターネット上のサーバーを利用し文書も管理 ・初期費用やメンテナンスなし ・低コストで導入可能	・自社サーバー上で文書を管理 ・セキュリティ面は十分
デメリット	・外部サーバーなのでセキュリティ面が不安 ・コストが多額	・サーバー管理・定期的メンテナンスが必要

オンプレミス型は、自社のサーバ上で文書を管理するものです。

導入のための初期費用が高く、サーバ管理や定期的なメンテナンスが必要になりますが、 自社サーバを利用するため、セキュリティ面では安心 して使うことができます。

クラウド型は、インターネット上のサーバを使って文書管理をするものです。

外部のサーバを使う分セキュリティ面には不安が残りますが、 初期費用が安くメンテナンスが不要、またバージョンアップがしやすい といったメリットがあります。

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自社の必要な機能が備わっているのか？

導入するにあたって、自社に必要な機能があるのか確認しましょう。

そのためには、 何のために文書管理システムを導入するのか、導入したらどう変化するのか を明確にしておきましょう。

せっかく導入したのに欲しかった機能が欠けていてはリソースが無駄になり、意味がありません。

セキュリティ対策は十分か？

文書管理システムには、セキュリティ対策の内容も十分に確認しておきましょう。

文書の電子化となれば、外部流失・内部からの不正アクセスなどのリスクが発生します。

 セキュリティと共に事前に起こりうるリスクを想定し、それに対応できる手段も考えておく とよいでしょう。

マルチデバイスに対応しているか？

文書管理システムを外出先で使用する場合は、スマートフォン・タブレットなどの端末にも対応しているか確認しましょう。

 提供先によってはマルチデバイスは使えない ものもあるので、選ぶ際には注意しましょう。

導入目的が明確か？

導入目的によって、どの文書管理システムを選ぶべきか変わってきます。

導入目的が部署やチームで異なると、必要とする機能がバラバラになるため、取りまとめて検討しておきましょう。

紙の文書を電子化したいのか、文書を検索しやすくしたいのかなど、目的を明確化することが大切です。

また、すべての目的を達成する製品はなかなかありません。

どの目的を一番に達成するべきか決めることで、 自社に適した文書管理システムが選びやすくなり 、ミスマッチも減少します。

検索はしやすいか？

文書管理システムの選び方として、検索性の高さも需要なポイントです。

文書ごとにカテゴリ分けをしたり、タグを付けたりするのが一般的ですが、入力や仕分け作業に時間がかかってしまいます。

しかし、文書番号の自動カウントアップ、所属部署や作成者の自動入力などの機能が備わったものを選ぶことで、 作業時間を大幅に短縮 することができます。

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文書管理システムのタイプとおすすめ企業

文書管理システムは大きく分けて5つのタイプに分類できます。

以下の表でまとめてあるので何を優先すべきか見つけましょう。

文書管理システムのタイプ	特徴
社内文書と作成共有タイプ	「文書の保管だけではなく、作成の効率化もしたい」企業向け
社内文書と保管タイプ	・「文書の種類は問わず、全般的な保管をしたい」企業向け ・社内文書の共有 ・社内プロジェクトなどの共同作業 ・テレワーク時の文書の取り出し
契約書と保管タイプ	・契約書の台帳管理と更新管理を効率化したい」企業向け ・契約書の更新期限の通知機能
契約書と作成共有タイプ	・「契約書作成も効率化したい」企業向け ・テンプレート機能を付属した契約書作成
社内外保管タイプ	・「社外でも文書を共有したい」企業向け ・クラウド型のファイル共有サービス

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文書管理システムのおすすめ比較一覧

続いて、文書管理システムのサービスを費用と提供形態を表にまとめてあるので気になったサービスを以下で確認しましょう。

文書管理システム名	料金	提供形態
LegalForce	お問い合わせください	クラウド型
Denho	お問い合わせください	クラウド型
TOKIUM電子帳簿保存	お問い合わせください	アプリ型
バクラク電子帳簿保存	5000円~	クラウド型
WPS OFFICE	月550円/ライセンス	オンプレミス型
楽々Document Plus	お問合せください	クラウド型
My Quick	40000円/月~	クラウド型
FileBlog	99000円	クラウド型
SPA	50000円/月	クラウド型/オンプレミス型
ASTRUX2.0	622500円~	クラウド型
Radoc Smart Navigator V2	16000円~	クラウド型
SmartDB	お問合せください	クラウド型
SFS	80000円~	クラウド型/オンプレミス型
HGPscanSevrPlus	485000円~	クラウド型
EIMANAGER	80000円/月~	クラウド型/オンプレミス型
FullWEB	3500000円~	クラウド型/オンプレミス型
Documal SaaS	20000円/月~	クラウド型

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文書管理システムおすすめ比較2選【社内外保管】

つづいては、社内外保管の文書管理システムサービスを2選紹介していきます。

Denho

出典：公式HP

文書管理システム名	Denho
料金	お問い合わせください
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	アプリ型
特徴	・オフィスの紙帳票やPDFをいつでも検索・閲覧可能 ・タイムスタンプ標準搭載 ・ AI-OCRが画像や手書き文字を認識

Denhoでは、請求書や領収書、契約書、見積書、納品書などといった書類を電子帳簿保存法に則って電子保存できるシステムです。

画像や手書き文字など幅広い書式に対応しているため、効率的に電子化を行えます。

電子化により、いつでもどこでも紙帳票や電子帳票を検索・閲覧できるため、テレワークを進めている企業でもおすすめです。

TOKIUM電子帳簿保存

出典：公式HP

文書管理システム名	TOKIUM電子帳簿保存
料金	導入費用＋基本費用＋従量課金制度
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	アプリ型
特徴	・あらゆる書類を一元管理 ・ほぼ完全な精度の文章読み取り機能 ・JIIMA認証を取得

TOKIUM電子帳簿保存では、あらゆる取引関係書類を電子帳簿保存法にのっとって電子保存することが可能なシステムです。

保存可能な書類に制限はなく、PDFはもちろん紙やメールまでも保存可能です。

また、あらゆる取引書類を紐づけて管理することができるため、 一元化・ペーパーレス化を効率よく進められます。 

さらに料金形態も、導入費用＋基本費用(10,000円)＋従量課金制度とかなりリーズナブルです。

TOKIUM電子帳簿保存を導入することで、小規模な企業でもコストパよく社内でのペーパーレス化を進められるでしょう。

バクラク電子帳簿保存

出典：https://bakuraku.jp/denshichobo

文書管理システム名	バクラク電子帳簿保存
料金	無料版 プロ版　5000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・アップロード可能書類が豊富 ・OCRによる自動入力対応 ・システム上で訂正履歴の管理・確認

株式会社LayerXから提供されている「バクラク電子帳簿保存」

電子帳簿保存法対応の文書管理システムで、国税関係書類のデジタル保存が可能となっております。

これまで複雑な紙媒体での管理が容易になり、業務効率化に一躍買います。

文書管理システムおすすめ比較10選【社内文書や保管】

ここでは、多くの文書管理システムレビューの中から人気の文書管理システムをご紹介。

自社にあった文書管理システムを見つけて導入しましょう。

LegalForce

出典：公式HP

文書管理システム名	LegalForce
料金	お問い合わせください
対応デバイス	−
提供形態	・クラウド型
特徴	・優れた読み取り機能 ・条文検索機能 ・充実のサポート機能

株式会社LegalOn Technologiesから提供されている「LegalForce」。

弁護士監修のクラウド型契約書レビュー支援ソフトウェアです。

契約書を含めた文書の管理に優れており、条文検索機能やナレッジ共有がスムーズにおこなえます。

また、専任の担当者が導入支援やチャット相談に応じてくれるので、初めて導入する企業も安心できます。

WPS OFFICE

出典：公式HP

文書管理システム名	WPS　Office
料金	（一般）月550円/ライセンス （プロ）年5808円/ライセンス
対応デバイス	・iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	・オンプレミス型
特徴	・必要十分のofficeファイル機能 ・企業ごとにカスタマイズ可能 ・充実のサポート機能

キングソフト株式会社から提供されている「WPS　Office」

WindowsPC・MAC・スマホ・タブレットなどのデバイスで利用可能です。

4000社以上の法人・官公庁・教育機関での導入実績があり信頼が高いことでも知られています。

また、初めて文書管理システムを利用する企業に充実のサポート対応が施されています。

楽々Document Plus

出典：公式HP

文書管理システム名	楽々Document Plus
料金	お問合せください
対応デバイス	iOS・Android・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・幅広い文書対応 ・充実した検索機能 ・万全のセキュリティ

住友電工情報システム株式会社から提供されている「楽々Document Plus」

高性能の検索エンジン・ビューワに特化しており、迅速に検索・表示が可能でストレスを感じません。

ペーパーレス化を強化していきたい企業の強い味方になる事間違いなしです。

My Quick

出典：公式HP

文書管理システム名	My Quick
料金	40000円/月
対応デバイス	iOS・Android・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・幅広い文書対応 ・完全ペーパーレスの契約管理 ・充実した検索機能

インフォコム株式会社から提供されている「My Quick」

ward・excel・PDFなどの文書ファイルも保管・記録・共有できる文書管理システムです。

スピーディな検索・セキュリティ対策も十分に施されているので安心です。

SPA

出典：公式HP

文書管理システム名	SPA
料金	クラウドサービス　50000円/月 パッケージ版　495000円/年
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
特徴	・4つのAI OCR（光学文字認識）エンジン対応 ・高いセキュリティ管理 ・企業間の文書のやりとりをシステム上で完結

ウイングアーク1st株式会社より提供されている「SPA」

OCRエンジン機能で、紙の書類をデータ化可能です。

他にも自動振り分けの文書管理など、データ活用を実現可能となっております。

ASTRUX2.0

出典：公式HP

文書管理システム名	ASTRUX2.0
料金	初年度保守付き　622500円 5年保守付き　　 1120500円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・ログイン連携でシステムの柔軟な利用が可能 ・豊富なオプションサービス ・強固なセキュリティ

株式会社デジタルマトリックスから提供されている「ASTRUX2.0」

ドキュメントの一元管理・検索・セキュリティ対策が充実しており使いやすいです。

また、何をしたのか一目瞭然のログ管理機能が備わっているので安心して利用可能となります。

SmartDB

出典：公式HP

文書管理システム名	SmartDB
料金	お問合せください
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・大企業の複雑な業務をデジタル化 ・複雑なワークフローを簡単に効率化 ・セキュリティが万全

株式会社ドリーム・アーツから提供されている「SmartBD」

大企業向けのワークフローシステムで、現場部門でも完全デジタル化を実現可能です。

会計システム・人事システムの連携など幅広い連携が可能となっております。

SFS

出典：公式HP

文書管理システム名	SFS
料金	クライアントライセンス　80000円 サーバライセンス　　　　1200000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
特徴	・使いやすさ重視の操作画面 ・大量文書の長期保存 ・充実のサポート

立山化学株式会社から提供されている「SFS」

使いやすさ・大量文書を長期保管を目的とした文書管理システムです。

また、バージョン管理・操作ログ管理を自動的に行い履歴管理を行う事が可能となっております。

HGPscanSevrPlus

出典：公式HP

文書管理システム名	HGPscanSevrPlus
料金	プラン1　485000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・電子文書ソリューションのパイオニア ・正確な文書取り込み ・安心のセキュリティ

株式会社ハイパーギアから提供されている「HGPscanSevrPlus」

オフィスの書類を自動で電子化。紙の文書を電子化することでペーパーレスを促進し、また、文書検索もしやすく業務効率の向上に繋がります。

EIMANAGER

出典：公式HP

文書管理システム名	EIMANAGER
料金	クラウド版　80000円/月 パッケージ版　1800000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型 オンプレミス版
特徴	・柔軟なセキュリティ対策 ・紙文書を取り込みテキストデータを抽出可能 ・多くのツールと連動・デジタル化

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社から提供されている「EIMANAGER」
企業内のさまざまな業務の文書活用のしやすさなど、文書の一元管理を実現します。

また、柔軟なセキュリティ設定で、内部統制・セキュリティ等の要件に対応可能です。

FullWEB

出典：公式HP

文書管理システム名	FullWEB
料金	無料版 有料版　3500000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
特徴	・効率的な検索機能 ・フォルダ自動作成機能 ・文書の更新情報も手軽に把握

株式会社コネクテッドより提供されている「FullWEB」

文書だけではなく図面も管理が可能になっており、図面の変更などをする場合は改定後と改訂前の両方の保管が可能です。

 

文書管理システムおすすめ比較3選【契約書や作成共有】

さいごは、契約書や作成共有できる文書管理システムサービスを3選ご紹介します。

Documal SaaS

出典：公式HP

文書管理システム名	Documal SaaS
料金	パブリックSaaS 20000円/月 プライベートSaaS 240000円/月
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・文書管理から廃棄までサイクル効率化 ・２種類の運用環境 ・業務効率改善の豊富な機能

株式会社富士通四国インフォテックから提供されている「Documal SaaS」

文書管理・ワークフロー機能が充実しており、文書の作成・承認・廃棄までのサイクルを自動化する事が可能となっております。

FileBlog

出典：公式HP

文書管理システム名	FileBlog
料金	売り切りライセンス　99000円 年間契約ライセンス　55000円/年
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型
特徴	・導入作業が不要 ・シンプルな設計

株式会社鉄飛テクノロジーから提供されている「FileBlog」

ファイルサーバ全文検索・文書共有システムを兼ね備えており、ファイルのダウンロード要らずでwebブラウザ上で編集が可能となっております。

Radoc Smart Navigator V2

出典：公式HP

文書管理システム名	Radoc Smart Navigator V2
料金	パッケージ版　350000円 ライセンス版　16000円
対応デバイス	iOS・Andoroid・タブレット
提供形態	クラウド型 オンプレミス型
特徴	・簡単操作・編集が可能 ・情報共有機能 ・充実のマネジメント機能

株式会社リコーが提供する「Radoc Smart Navigator V2」

紙や電子文書を効率的に一元管理が可能です。

また、複合機や他のアプリケーション連携・管理・検索・活用・共有などが行うことの可能となっております。

【まとめ】文書管理システムは比較して選ぼう

最後まで記事をご覧いただきありがとうございました。

この記事を読んだことで、下記のように文書管理システムへの理解が深まったのではないでしょうか。

自社に合った文書管理システムを見つけ、文書管理に費やす時間を大幅に削減してきましょう。