おすすめの文書管理システムを自治体や中小企業向けに比較紹介!導入のメリットや選ぶポイントも解説

執筆: cw-saas |

文書管理システム 文書管理システムを徹底比較!あなたの企業にあった間違えない選び方!
「文書管理システムを導入すると何のメリットがあるの?」
「文書管理システムの提供サービスが多すぎて良くわからないよ」

デジタル化が急速に進む昨今、紙での文書管理の効率が悪くなっている事が明るみに出てきました。

そこで、文書管理システムの導入を検討される企業様も多いのでは無いでしょうか?

しかし、文書管理システムについてよくわからない事と提供サービスが多すぎて何をどう選べばいいのかわかりません。

その疑問にお答えするために、文書管理システムについて基本から選び方、おすすめのサービス一覧までご紹介させていただきます。

文書管理システムをざっくり言うと...
  • おすすめの文書管理システムは 「TOKIUM電子帳簿保存」 
  • 文書管理システムの基本がわかる
  • 文書管理システムの選び方がわかる
  • 文書管理システムのおすすめのサービスがわかる

また「どの社内情報がどこにあるか分からない」、「業務や顧客対応に必要な情報をすぐに取り出せない」といった課題がある場合は、「社内wikiツール」の活用がおすすめです。

社内に存在する情報をWikipediaのように管理し、いつでもどこでも必要な社内情報にアクセスできるようになります。

興味のある方は下記記事をぜひ参考にしてみてください!

文書管理システムとは?初めてでもわかる基本を覚えよう!

紙で文書を共有する事は昔は当たり前でしたが、印刷コストなどのコスト問題がありました。

しかし、文書管理システムの登場により文書を完全に電子化しコスト削減に大きな効果が可能となります。

セキュリティに対しても十分な対策サービスも施されているので安全性にも評判が高いシステムです。

下記にて詳しくご紹介。

文書管理システムとは?

システム名 特徴
文書管理システム ・電子化した文書を「保管」・「保存」・「活用」・「廃棄」のサイクルを一括管理
・重要な書類のセキュリティレベルをあげることなどができる
・必要な書類をいつでも・どこでも利用可能になる

文書管理システムとは、電子化した文書を保管・保存・活用・廃棄の一括管理ができるシステムのことです。

重要な書類などのセキュリティレベルを高めて保管などができる他に、書類データを好きな時に利用する事ができます。

ファイルサーバーとの違いとは?

システム名 特徴
文書管理システム ・電子化した文書を「保管」・「保存」・「活用」・「廃棄」のサイクルを一括管理
・重要な書類のセキュリティレベルをあげることなどができる
・必要な書類をいつでも・どこでも利用可能になる
ファイルサーバー ・ファイルの保管・共有のみの機能が多い

文書管理システムはファイルサーバーと似ていると言われますが機能が大幅に違います。

ファイルサーバーは「文書を電子化して保管」の部分は似ておりますが、「ファイルの保管・共有」の部分のみです。

文書管理システムはさらにセキュリティ対策などの多くの機能が備わっています。

文書管理システムの目的とは?

文書管理システム 文書管理システムの目的とは?

文書管理システムの目的 特徴
セキュリティ等の対策 ・文書管理システムを導入することによって情報漏えい・改ざん・紛失などの対策。
コスト削減 ・業務効率化・生産性の向上。保管の手間が省ける
顧客満足度の向上 ・顧客情報を共有することで、迅速な顧客対応が可能。
業務効率化等の向上 ・必要な文書を素早く取り出し可能。業務の効率化が可能となる。

文書管理システムの目的には企業の業務効率化などの目的があります。

紙の場合の文書管理であると印刷代などのコストが発生しますが、文書管理システムで全て全てコスト削減が可能となり、

社外での文書が必要な際にすぐに・いつでもスマホ・タブレット端末から表示可能となり業務効率化を図ることが可能となります。

文書管理システムが必要とされる理由

システム名 必要とされる理由
文書管理システム ・情報化に伴う紙の書類管理が難しくなっている。
・業務の効率化

文書管理システムはなぜ必要とされるのでしょうか?

最も大きな要因は「情報化によって紙の書類の管理が難しくなっている」というところです。

紙の書類による非効率な業務より、電子化にして業務効率化を図る企業が年々増えております。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムの機能 特徴
保管機能 ・文書を種類別・部署別に分類保管。
・電子化して書棚のスペースが不要に
検索機能 ・全文検索機能でいち早く調べられる
・タグ機能で文書の検索が容易に
アクセス権限機能 ・重要文書を特定の人物のみアクセス可能にする
・アクセス権限の設定範囲を決められる
セキュリティ機能 ・不正アクセスなどの不正行為を監視
・ファイルの暗号化機能
外部システム機能 ・会計システム
・生産管理システム
・販売管理システム
・他にも存在
バージョン管理機能 ・常に最新版の文書にアクセス可能。
・製品ごとに機能が様々

文書管理システムを導入する企業はテレワークなどにより年々増えております。

自社の求める機能なのかよく確認をしておきましょう。

文書管理システムのタイプ

<trstyle=”.*?”>社内文書と作成共有タイプ・「文書の保管だけではなく、作成の効率化もしたい」企業向け

文書管理システムのタイプ 特徴
社内文書と保管タイプ ・「文書の種類は問わず、全般的な保管をしたい」企業向け
・社内文書の共有
・社内プロジェクトなどの共同作業
・テレワーク時の文書の取り出し
契約書と保管タイプ ・「契約書の台帳管理と更新管理を効率化したい」企業向け
・契約書の更新期限の通知機能
契約書と作成共有タイプ ・「契約書作成も効率化したい」企業向け
・テンプレート機能を付属した契約書作成
社内外保管タイプ ・「社外でも文書を共有したい」企業向け
・クラウド型のファイル共有サービス

文書管理システムには、上記のように様々なタイプが存在します。

導入前にタイプを良く確認しておきましょう。

文書管理システムの選び方

文書管理システム 文書管理システムの選び方

文書管理システムを導入する前に必ず選び方をご紹介いたします

選び方を知らずに導入し、後になって後悔しないように十分に吟味しておくべきです。

クラウド型かオンプレミス型か?

クラウド型 オンプレミス型
・インターネット上のサーバーを利用し文書も管理
・初期費用やメンテナンスなし
・低コストで導入可能
・外部サーバーなのでセキュリティ面が不安
・自社サーバー上で文書を管理
・セキュリティ面は十分
・サーバー管理・定期的メンテナンスが必要
・コストが多額

文書管理システムを選ぶ際には「クラウド型か?オンプレミス型か?」を考えなければなりません。

それぞれに特徴があるので必ず確認しておきましょう。


自社の必要な機能が備わっているのか?

導入するにあたって、自社に必要な機能があるのか確認しましょう。

せっかく導入したのに欲しかった機能が欠けていては意味がありません。

セキュリティ対策は十分か?

文書管理システムには、セキュリティ対策の内容も十分に確認しておきましょう。

文書電子化となれば、外部流失・内部からの不正アクセスなどのリスクが発生します。

忘れずにしっかり考えるべきです。

マルチデバイスに対応しているか?

外出先で書類を確認したい場合、スマートフォン・タブレットなどの端末も対応可能なのか確認しましょう。

提供先によってはマルチデバイスは使える・使えないの内容となっておりますので必ず確認する必要があります。

文書管理システムの比較一覧

文書管理システム名 料金 提供形態
TOKIUM電子帳簿保存 お問い合わせください アプリ型
WPS OFFICE 月550円/ライセンス オンプレミス型
楽々Document Plus お問合せください クラウド型
My Quick 40000円/月~ クラウド型
FileBlog 99000円 クラウド型
SPA 50000円/月 クラウド型
オンプレミス型
ASTRUX2.0 622500円~ クラウド型
Radoc Smart Navigator V2 16000円~ クラウド型
SmartDB お問合せください クラウド型
SFS 80000円~ クラウド型
オンプレミス型
HGPscanSevrPlus 485000円~ クラウド型
バクラク電子帳簿保存 5000円~ クラウド型
EIMANAGER 80000円/月~ クラウド型
オンプレミス型
FullWEB 3500000円~ クラウド型
オンプレミス型
Documal SaaS 20000円/月~ クラウド型

文書管理システムのおすすめのサービス15選!

文書管理システム 文書管理システムのおすすめのサービス選!

ここでは、多くの文書管理システムレビューの中から人気の文書管理システムをご紹介。

自社にあった文書管理システムを見つけて導入しましょう。

TOKIUM電子帳簿保存

 

文書管理システム_おすすめ_文書管理システムのおすすめのサービス15選!_TOKIUM電子帳簿保存出典:https://www.keihi.com/denshichobo/

文書管理システム名 TOKIUM電子帳簿保存
料金 導入費用+基本費用+従量課金制度
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 アプリ型
特徴 ・あらゆる書類を一元管理
・ほぼ完全な精度の文章読み取り機能
・JIIMA認証を取得

TOKIUM電子帳簿保存では、あらゆる取引関係書類を電子帳簿保存法にのっとって電子保存することが可能なシステムです。

保存可能な書類に制限はなく、PDFはもちろん紙やメールまでも保存可能です。

また、あらゆる取引書類を紐づけて管理することができるため、一元化・ペーパーレス化を効率よく進められます。

さらに料金形態も、導入費用+基本費用(10,000円)+従量課金制度とかなりリーズナブルです。

TOKIUM電子帳簿保存を導入することで、小規模な企業でもコストパよく社内でのペーパーレス化を進められるでしょう。

WPS OFFICE

文書管理システム WPS OFFICE

出典:https://www.kingsoft.jp/office/

文書管理システム名 WPS Office
料金 (一般)月550円/ライセンス
(プロ)年5808円/ライセンス
対応デバイス ・iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 ・オンプレミス型
特徴 ・必要十分のofficeファイル機能
・企業ごとにカスタマイズ可能
・充実のサポート機能

キングソフト株式会社から提供されている「WPS Office」

WindowsPC・MAC・スマホ・タブレットなどのデバイスで利用可能です。

4000社以上の法人・官公庁・教育機関での導入実績があり信頼が高いことでも知られています。

また、初めて文書管理システムを利用する企業に充実のサポート対応が施されています。

楽々Document Plus

文書管理システム 楽々Docment Plus

出典:https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

文書管理システム名 楽々Document Plus
料金 お問合せください
対応デバイス iOS・Android・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・幅広い文書対応
・充実した検索機能
・万全のセキュリティ

住友電工情報システム株式会社から提供されている「楽々Document Plus」

高性能の検索エンジン・ビューワに特化しており、迅速に検索・表示が可能でストレスを感じません。

ペーパーレス化を強化していきたい企業の強い味方になる事間違いなしです。

My Quick

文書管理システム MY QUICK

出典:https://www.myquick.jp/

文書管理システム名 My Quick
料金 40000円/月
対応デバイス iOS・Android・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・幅広い文書対応
・完全ペーパーレスの契約管理
・充実した検索機能

インフォコム株式会社から提供されている「My Quick」

ward・excel・PDFなどの文書ファイルも保管・記録・共有できる文書管理システムです。

スピーディな検索・セキュリティ対策も十分に施されているので安心です。

FileBlog

文書管理システム file Blog

出典:https://www.teppi.com/fileblog/product

文書管理システム名 FileBlog
料金 売り切りライセンス 99000円
年間契約ライセンス 55000円/年
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・導入作業が不要
・シンプルな設計

株式会社鉄飛テクノロジーから提供されている「FileBlog」

ファイルサーバ全文検索・文書共有システムを兼ね備えており、ファイルのダウンロード要らずでwebブラウザ上で編集が可能となっております。

SPA

文書管理システム SPA

出典:https://www.techvan.co.jp/solution/system/paperless/spa/

文書管理システム名 SPA
料金 クラウドサービス 50000円/月
パッケージ版 495000円/年
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
オンプレミス型
特徴 ・4つのAI OCR(光学文字認識)エンジン対応
・高い高セキュリティ管理
・企業間の文書のやりとりをシステム上で完結

ウイングアーク1st株式会社より提供されている「SPA」

OCRエンジン機能で、紙の書類をデータ化可能です。

他にも自動振り分けの文書管理など、データ活用を実現可能となっております。

ASTRUX2.0

文書管理システム ASTRUX2.0

出典:https://www.astrux.jp/

文書管理システム名 ASTRUX2.0
料金 初年度保守付き 622500円
5年保守付き   1120500円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・ログイン連携でシステムの柔軟な利用が可能
・豊富なオプションサービス
・強固なセキュリティ

株式会社デジタルマトリックスから提供されている「ASTRUX2.0」

ドキュメントの一元管理・検索・セキュリティ対策が充実しており使いやすいです。

また、何をしたのか一目瞭然のログ管理機能が備わっているので安心して利用可能となります。

Radoc Smart Navigator V2

文書管理システム Radoc Smart Navigator V2

出典:https://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/rsn2/

文書管理システム名 Radoc Smart Navigator V2
料金 パッケージ版 350000円
ライセンス版 16000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
オンプレミス型
特徴 ・簡単操作・編集が可能
・情報共有機能
・充実のマネジメント機能

株式会社リコーが提供する「Radoc Smart Navigator V2」

紙や電子文書を効率的に一元管理が可能です。

また、複合機や他のアプリケーション連携・管理・検索・活用・共有などが行うことの可能となっております。

SmartDB

文書管理システム Smart BD

出典:https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/theme/document-management/

文書管理システム名 SmartDB
料金 お問合せください
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・大企業の複雑な業務をデジタル化
・複雑なワークフローを簡単に効率化
・セキュリティが万全

株式会社ドリーム・アーツから提供されている「SmartBD」

大企業向けのワークフローシステムで、現場部門でも完全デジタル化を実現可能です。

会計システム・人事システムの連携など幅広い連携が可能となっております。

SFS

文書管理システム SFS

出典:https://www.tateyama.jp/product/sfs/sfs_kinou1.html

文書管理システム名 SFS
料金 クライアントライセンス 80000円
サーバライセンス    1200000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
オンプレミス型
特徴 ・使いやすさ重視の操作画面
・大量文書の長期保存
・充実のサポート

立山化学株式会社から提供されている「SFS」

使いやすさ・大量文書を長期保管を目的とした文書管理システムです。

また、バージョン管理・操作ログ管理を自動的に行い履歴管理を行う事が可能となっております。

HGPscanSevrPlus

文書管理システム HGPscanServPlus

出典:https://www.hypergear.com/products/320/

文書管理システム名 HGPscanSevrPlus
料金 プラン1 485000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・電子文書ソリューションのパイオニア
・正確な文書取り込み
・安心のセキュリティ

株式会社ハイパーギアから提供されている「HGPscanSevrPlus」

オフィスの書類を自動で電子化。紙の文書を電子化することでペーパーレスを促進し、
また、文書検索もしやすく業務効率の向上に繋がります。

バクラク電子帳簿保存

文書管理システム バクラク

出典:https://bakuraku.jp/denshichobo

文書管理システム名 バクラク電子帳簿保存
料金 無料版
プロ版 5000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・アップロード可能書類が豊富
・OCRによる自動入力対応
・システム上で訂正履歴の管理・確認

株式会社LayerXから提供されている「バクラク電子帳簿保存」

電子帳簿保存法対応の文書管理システムで、国税関係書類のデジタル保存が可能となっております。

これまで複雑な紙媒体での管理が容易になり、業務効率化に一躍買います。

EIMANAGER

文書管理システム EIMANAGER

出典:https://www.ctc-g.co.jp/solutions/eimanager/

文書管理システム名 EIMANAGER
料金 クラウド版 80000円/月
パッケージ版 1800000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
オンプレミス版
特徴 ・柔軟なセキュリティ対策
・紙文書を取り込みテキストデータを抽出可能
・多くのツールと連動・デジタル化

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社から提供されている「EIMANAGER」
企業内のさまざまな業務の文書活用のしやすさなど、文書の一元管理を実現します。

また、柔軟なセキュリティ設定で、内部統制・セキュリティ等の要件に対応可能です。

FullWEB

文書管理システム FULL WEB

出典:https://www.connected.co.jp/?page_id=117

文書管理システム名 FullWEB
料金 無料版
有料版 3500000円
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
オンプレミス型
特徴 ・効率的な検索機能
・フォルダ自動作成機能
・文書の更新情報も手軽に把握

株式会社コネクテッドより提供されている「FullWEB」

文書だけではなく図面も管理が可能になっており、図面の変更などをする場合は改定後と改訂前の両方の保管が可能です。

Documal SaaS

文書管理システム DocumalSaaS

出典:https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

文書管理システム名 Documal SaaS
料金 パブリックSaaS 20000円/月
プライベートSaaS 240000円/月
対応デバイス iOS・Andoroid・タブレット
提供形態 クラウド型
特徴 ・文書管理から廃棄までサイクル効率化
・2種類の運用環境
・業務効率改善の豊富な機能

株式会社富士通四国インフォテックから提供されている「Documal SaaS」

文書管理・ワークフロー機能が充実しており、文書の作成・承認・廃棄までのサイクルを自動化する事が可能となっております。

文書管理システム導入のメリット

文書管理システム 文書管理システム導入のメリット

文書管理システムのメリット 特徴
検索機能で文章を見つける ・検索機能で必要な文書を見つけられる
・タイトル・内容などのテキストデータ検索が可能
ペーパーレス化でコスト削減 ・紙の保管場所いらずでコスト削減
・印刷代・プリント代の削減
古いデータでのミスを減らす ・更新されていない古い資料を使ってしまうリスクを減らせる
・常に最新のものを利用できる
データ共有が簡単 ・いつでも・どこでも簡単にデータ共有
・データの共有・送信可能
セキュリティが強化 ・導入することによってセキュリティレベルが上がる
・閲覧権限を付与・管理できる
内部統制に効果 ・法令遵守・資産保全が効率的に管理可能
出社しなくても資料確認 ・出社をしなくても、各種デバイスで文書を確認可能

テレワークが本格化するにあたって、文書管理システムを導入しない理由はほぼ無いと思われ、

しかし、少なからずデメリットも存在します。

文書管理システム導入のデメリット

文書管理システム 文書管理システム導入のデメリット

文書管理システムのデメリット 特徴
運用コストなどがかかる ・導入前の運用ルール設計
・社員全員の教育コスト
・導入費用・運用費用

文書管理システムのデメリットは何と言っても「運用コストなどが発生」することです。

いくらコストがかからない無料版では機能やセキュリティが劣っている可能性があるので、気をつけましょう。

文書管理システムの注意点

文書管理システム 文書管理システムの注意点

非常に魅力的な文書管理システムですが、注意点が複数ありますので必ず導入前に計画的に進めることが大切です。


あらかじめ計画を立てて、上司・経営者に理解を深めてもらう

決裁権を持つ上司・経営者に文書管理システムについて深く理解してもらい導入を検討しましょう。

いきなり導入を検討してもらうより、どの提供会社でも資料請求を行なっています。

まずは資料を確認してから自社にあった文書管理システムを考えるべきです。

他部門のチームも巻き込む

文書管理システム導入にあたっては、会社全体に影響がある可能性が非常に高いです。

あらかじめ他部門と相談を行い、部門ごとに別々のシステムにならないように協力して導入を検討しましょう。

運用ルールを見直す

文書管理システムを導入するにあたって「運用ルールを見直す」必要があります。

導入してみると課題・改善点が見つかり社員が使わなくなる可能性も考えられ、また、本来の機能が果たせなくなる可能性も考えるべきです。

常に状況を把握し、ルールを見直しすることを取り入れましょう。

文書管理システムのまとめ

文書管理システム 文書管理システムのまとめ

最後まで記事をご覧いただきありがとうございました。

この記事を読んだことで、下記のように文書管理システムへの理解が深まったのではないでしょうか。

この記事を読んで分かったこと
  • 文書管理システムは書類を電子化し、検索を含め簡単に管理できる
  • 会社の規模問わずクラウド型の文書管理システムがおすすめ
  • 導入の際は社内コミュニケーションが最も重要になる

自社に合った文書管理システムを見つけ、文書管理に費やす時間を大幅に削減してきましょう。