【2022年最新】おすすめの社内wikiツール!導入・活用方法や選ぶ際のポイントまでご紹介!

執筆: cw-saas |

社内wiki
「おすすめの社内wikiツールを知りたい!」
「社内wikiツールの選び方と、社内に浸透させるコツを知りたい!」

何かわからないものや知らないことを調べる際に、Wikipediaを利用する方も少なくありません。

Wikipediaはインターネット上に存在する百科事典ですが、このWikipediaのようなシステムを社内版として利用するのが「社内wiki」です。

しかし社内wikiツールには多くの種類があるため、サービスの選び方や、社内に浸透させることが難しい場合もあるでしょう。

そこで今回はおすすめの社内wikiツールや 選ぶ際のポイント、導入・活用方法も あわせてご紹介します。

最後までぜひ、ご覧ください。

社内wikiツールをざっくり言うと……
  • 社内wikiはWikipediaの社内版
  • 社内wikiツールのメリットは情報を一括で管理、共有でき、研修や教育にかかるコスト削減が可能
  • 社内wikiツールを社内に浸透させるには目的を周知し、情報範囲の決定とルールの作成などの事前準備が大切
  • 社内wikiツールを選択するポイントは、機能や操作性、コスト、セキュリティ対策を確認する
  • おすすめの社内wikiツールをご紹介!

もし社内文書の管理や、業務フローをまとめたマニュアルの作成に多大な時間を費やしている場合は、下記記事を参考にしてみてくだださい。

社内文書や業務マニュアルを電子化することで、作成・管理にかける時間を大幅に短縮し、他の重要な仕事に集中できるようになりますよ。

社内wikiツールとは

社内wiki_社内wikiツールとは

社内wikiとはインターネット上に存在する百科事典である「Wikipedia」の社内版です。

Wikipedia内の情報は、ある一定の基準を満たした人のみがアクセス可能で、多くの人の知識が集結しています。

社内wikiツールも同様で全従業員が、会社内におけるたくさんの情報や知識を集約し記載できます。

社内でのルールや業務遂行の際の方法がわからない場合など、 確認したいことや知りたいことが容易に迅速に確認できる でしょう。

社内wikiツールを導入することによって、従業員一人一人の頭の中で留まっていた情報や知識を視覚化し、他の従業員にも共有可能です。

また情報や知識は会社の財産となって蓄積され、新入社員などの次の世代に引き継がれていきます。

社内wikiツールは業務の効率化につながるだけでなく、会社の財産となる大切なツールです。

社内wikiツールを選ぶ際のポイント

社内wiki_おすすめの社内wikiツール【無料あり】

社内wikiツールには、無料のものやさまざまな機能が利用できる有料プランまでさまざまなものが存在します。

それぞれの社内wikiツールの特徴やメリットを理解した上で、会社の目的に合ったツールを選択することが大切です。

ここでは社内wikiツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

機能や操作性は十分か

最初にご紹介する社内wikiツールを選ぶ際のポイントは、ツールに備わっている機能や操作性が充分かを確認することです。

  • 社内wikiツールを利用する目的
  • 会社の規模
  • 利用人数
  • 利用シーン

上記の内容によって、社内wikiツール内で必要な機能は異なるでしょう。

会社の目的や規模などを、導入前にしっかりと確認しておく必要があります。

またパソコンだけでなくスマートフォンの対応はあるか、 スマートフォンからの操作性は問題ないか も大切なポイントです。

通知設定や権限設定も、不備のない細かな設定ができるかはツールによって異なります。

会社の目的や背景を洗い出すことで、社内wikiツールを最大限に活かした導入を目指しましょう。

有料のツールを導入した場合には、導入や運用にコストが発生します。

導入してから「やはり他のツールを導入したい」となってしまっては、無駄な手間やコストがかかってしまうことになります。

導入前の選択段階で、しっかりと見極めることが大切です。

さらに機能性と並行して、操作性も大切なポイントです。

従業員にとって簡単に、スムーズに情報を入力できるツールでないと、社内に浸透せずに終わってしまうでしょう。

導入後は従業員が毎日使うことを見据えた上で、従業員にとって操作しやすいツールを選択しましょう。

有料プランのものは機能がたくさん搭載されており、使いこなすことができれば便利なツールです。

しかし初めて導入するという企業であれば、従業員の視点に立ち、操作がシンプルなツールの選択をおすすめします。

無料トライアルなどが用意されているツールも少なくないので、試しに利用してみるといいでしょう。

必要なコストが適切か

二つ目にご紹介する社内wikiツールを選ぶ際のポイントは、必要なコストが適切かどうかを確認しましょう。

社内wikiツールを長期的に運用していくためには、 無理のない費用で運用する 必要があります。

会社の規模や収益と、社内wikiツールの導入・運用コストが見合っているかを確認しましょう。

一人当たりの料金や、無料プランや有料プランの有無などをしっかりと確認した上で、適切な価格帯の社内wikiツールを選択しましょう。

セキュリティ対策

最後にご紹介する社内wikiツールを選ぶ際のポイントは、セキュリティ対策が手厚いかを確認することです。

社内wikiツール内には、 会社の財産ともいうべき大切な情報を保存すること になります。

セキュリティ対策の水準の高さを確認する方法としては、2段階認証や国際セキュリティ資格であるISMSを保有しているかを確認しましょう。

またIT関連に詳しくない従業員が使用しても問題ないか、情報の取り扱いが適切かどうかをしっかりと確認することが大切です。

おすすめの社内wikiツール【無料あり】

社内wiki_おすすめの社内wikiツール【無料あり】

ここではおすすめの社内wikiツールをご紹介します。

特徴や機能、コストなどを総合的に判断して、会社の目的や規模に合った社内wikiツールを選択しましょう。

おすすめの社内wikiツール【無料あり】

Qast

社内wiki_Qast

 

出典:https://qast.jp/archives/7158

Qastの特徴
  • 文字列の検索機能
  • 情報共有状況をスコアで可視化できる
  • セキュリティ面が手厚い
  • 料金は要問い合わせ

Qastはシンプルで使いやすく、初めて社内wikiツールを利用する方におすすめです。

セキュリティ面も手厚く、すでに利用しているチャットツールとの連携して活用することで、さらに効率化を図れるでしょう。

投稿の方法はとてもシンプルで、メモを投稿する画面で本文とタイトルを入力するだけで簡単に投稿できます。

メモのように社内wikiツールに投稿できるため、投稿する際のハードルを低く運用できるでしょう。

さらに文字装飾機能も利用可能なので、シンプルな文章に少し装飾を加えるだけで、さらに見やすい投稿を作成できます。

Qastには上記の投稿形式以外にも Q&Aという形での投稿も可能 です。

会社内でよく発生する質問や、顧客からよくくる問い合わせ内容を蓄積することで、同じ内容の質問が来た際に迅速に対応できます。

検索機能も搭載しており、検索にかかるスピードも早く精度も高いため、業務を円滑に行えるでしょう。

すでに会社の情報としてPDF化した資料が存在する場合、社内wikiツール内に添付可能なため、情報を一括で保存できます。

こちらから導入を検討する

  • Teams
  • Slack
  • Chatwork

上記のようなチャットツールとも連携可能です。

Qastで新しい投稿が発生した場合、リアルタイムでチャットに通知可能なので、常に最新の情報を従業員に周知できるでしょう。

Scrapbox

社内wiki_Scrapbox

出典:https://scrapbox.io/masui/Scrapbox

Scrapboxの特徴
  • 関連記事を表示できる
  • 文字や絵を手書きで入力可能
  • CSSやJSでカスタマイズできる
  • 料金は個人利用/無料、ビジネス利用/月額1,000円〜

Scrapboxは英語対応や手書き入力などにも対応している、共有ノート型の社内wikiツールです。

Scrapboxの大きな特徴は、デジタルでのテキスト入力はもちろんのこと、状況に応じた手書きの文書を保存できることでしょう。

タブレットをメインに業務を行う企業で、図を用いながらイメージを共有したい際に非常に便利な機能です。

記事の分類をタグやフォルダの階層式ではなく、リンク化して関連記事として行います。

不要な分類を撤廃し、単語のリンクを用いてページとページを自動で繋ぐことで、簡単に他の関連記事を検索できます。

大切な情報や知識はピン留めも可能で、情報の漏れを防げるでしょう。

編集の権限がある従業員であれば、複数の従業員で同時に編集を行えます。

閲覧のみの従業員も記事の変更があれば、リアルタイムで変更内容を確認可能です。

さらに表示方法を CSSやJSでカスタマイズ可能 なので、社内wikiにツールにある程度慣れた企業向けのツールといえます。

こちらから導入を検討する

Notion

社内wiki_Notion

出典:https://www.notion.so/Notion-2019-fef380c3b2ce4e91ab51469e23b8e370

Notionの特徴
  • テンプレートが豊富
  • 看板形式で見やすい
  • 外部ツールからインポート可能
  • 料金は無料、月額約500円〜の有料プランもあり

NotionはAll-in-one workspaceというキャッチコピーです。

  • タスク管理
  • ドキュメント作成
  • ナレッジ共有
  • 表計算ソフト

上記のような業務に必要なシステムを、一括で利用可能な社内wikiツールです。

パソコンよりもスマートフォンをメインに利用したい方や、会社とプライベートの情報を一括して同時に管理したい方におすすめします。

他に類を見ないほど多くの機能を搭載しており、利便性の高い社内wikiツールです。

企業内の従業員のITリテラシーがある程度高い水準を満たす必要がありますが、 社内の全ての情報を一つにまとめて蓄積すること に非常に長けています。

外部ツールからのインポートも可能で、すでに利用しているツールに情報が入っている場合連携して利用できるでしょう。

無料デモを利用して操作性を確認できますが、現在は日本語対応はしていません。

こちらから導入を検討する

esa.io

社内wiki_esa

出典:https://docs.esa.io/posts/125

esa.ioの特徴
  • 書いている途中で保存可能
  • 記事を外部に公開できる
  • 記事のバージョン管理可能
  • 料金は月額500円〜

esa.ioには無料トライアル期間が2ヶ月間も用意されているため、その間に多くのドキュメントを作成可能です。

一回で全ての情報を入力し完成させるのではなく、情報を何回もバージョンアップさせて利用する場合におすすめの社内wikiツールです。

esa.ioの一番の特徴は、WIP機能という書いている途中のドキュメントを共有可能な機能が搭載されていることでしょう。

一旦現段階の情報を入力し、その後段階的に増えてきた情報を随時入力し、知識を強化していくことが可能です。

この機能を利用することで、内容が不完全であることが従業員に周知されているので、早い段階で従業員に共有できます。

過去記事へのロールバックや更新のチェックなどの、 記事のバージョン管理も可能 です。

情報の分類方法については、階層化をタイトル編集だけで整理可能なカテゴリとタグで整えられます。

作成したドキュメントをスライドショーや、外部に公開できる機能があることも大きなポイントです。

esa.ioはWikipediaの概念を取り入れています。

  • マルチユーザー編集
  • ディレクトリ編集
  • 改訂履歴

上記のようなWikipediaと同様の機能も利用できるでしょう。

無料トライアル期間の2ヶ月をうまく利用し、しっかりとした事前準備を行うことが大切です。

こちらから導入を検討する

Qiita team

社内wiki_Qiita team

出典:https://teams.qiita.com/

Qiita teamの特徴
  • 豊富なテンプレート機能
  • 日報を書きやすくサポート
  • フィードで情報共有
  • 料金は月額500円〜

Qiita teamはエンジニア向けのブログサービス「Qiita」の社内版で、エンジニアをメインに活用したい場合におすすめの社内wikiツールです。

すでに Qiitaを日常的に利用しているエンジニア であれば、非常に使いやすいツールでしょう。

きれいで読みやすい記事が書ける、Markdown記法に対応していることも嬉しいポイントです。

Markdown記法にあまり慣れていない方でも、記事の編集を簡単にしてくれる書式設定ツールバーを活用できます。

また読みやすいドキュメントを簡単に作成可能なシンタックスハイライトにも対応しています。

議事録や日報などの豊富なテンプレート機能を搭載しているので、おすすめの社内wikiツールといえるでしょう。

こちらから導入を検討する

Kibela

社内wiki_Kibela

出典:https://support.kibe.la/hc/ja

kibelaの特徴
  • wikiとblogの2種類で管理できる
  • ピン留め機能を搭載
  • 外部リンクを共有可能
  • 料金は無料、有料プランは月額550円〜

kibelaは社内wikiとBlogの二つの形式で投稿可能なツールです。

少人数での運用を検討している企業で、大きな力を発揮するでしょう。

日報や議事録などの後日参照される頻度が高いものはwiki形式、個人的なメモや情報といった即時性の高いものはBlog形式という使い分けが可能です。

Homeやフォルダに記事を固定できる、 ピン留め機能も搭載 しています。

さらに外部に共有したい記事があれば、その記事だけを特定して共有可能です。

少人数での導入を検討している企業であれば、5人までは無料で利用可能なので上手に利用することをおすすめします。

こちらから導入を検討する

Docbase

社内wiki_Docbase

出典:https://www.facebook.com/docbaseio/

Docbaseの特徴
  • グループ検索機能
  • 外部にシェア可能
  • リアルタイム編集ができる
  • 料金は月額990円〜

Docbaseは社外に情報を共有する頻度が高い方や、議事録などの一つの記事をリアルタイムで複数人が編集することが多い企業におすすめの社内wikiツールです。

Docbaseは非常にバランスの取れたツールで、社内wikiツールとしての基本的な機能を利用できるでしょう。

Markdown記法を導入していますが、Markdown記法に慣れていない方にもサポート機能が備わっているので安心です。

リアルタイムで一つの記事を複数人で編集可能なので、会議中であっても複数人で議事録を作成できます。

 作成した記事や情報を社外の人に特定の記事のみを共有できる のも、おすすめポイントの一つです。

タグを利用して投稿の分類を行いますが、タグは情報が混雑する可能性があるため、管理者をおくことをおすすめします。

こちらから導入を検討する

Confluence

社内wiki_Confluence

出典:https://www.ricksoft.jp/atlassian/confluence/

Confluenceの特徴
  • テンプレートが充実している
  • 期間を限定して検索可能
  • 記事のフィードバックが可能
  • 料金は無料、有料プランは月額660円〜

Confluenceは下記のような方におすすめの社内wikiツールです。

  • 記事にフィードバックを残したい方
  • テンプレートの機能性を重視する方
  • リアルタイム編集機能を求めている方
  • 複数の言語で知識を蓄積したい方

Confluenceは基本的に英語での利用になるので、グローバルな人材を採用している企業や海外支社がある企業におすすめします。

企画管理や製品管理、議事録などの テンプレートが充実している ため、操作性が高く利用しやすいツールです。

投稿された記事や情報を、ワードやPDFに変換できます。

またリアルタイムで複数人の記事編集はもちろんのこと、フィードバックも共有可能です。

サポートを仰ぎたい従業員へのメンション機能を利用することで、情報や知識の内容をさらに詳しく共有できるでしょう。

情報の分類はフォルダやタグではなく、スペースやラベルといった分類方法なので、慣れるまでに時間を要する可能性があります。

こちらから導入を検討する

GURU

社内wiki_GURU

出典:https://slack.com/apps/A0FHVR2R0-guru-wiki?tab=more_info

GURUの特徴
  • Slackと連携して運用可能
  • グループや権限設定可能
  • コラボレーションを分析できるアナリティクス機能
  • 料金は無料、有料プランは月額約500円〜

GURUはSlackと連携して、蓄積した知識や情報を集約、分析できる社内wikiツールです。

記事の作成や共有、権限管理などの社内wikiツールの基本的な機能を利用可能です。

最大のポイントは、 ビジネスチャットサービスであるSlackと連携可能なこと でしょう。

Slack内に存在するGurubotというシステムを利用することで、シームレスで情報共有が可能です。

GURU内でCardを増やし知識を蓄積し、Slack上から追加可能です。

Qastでも同様のことが行えますが、グローバルな業務で利用する場合にはGURUをおすすめします。

蓄積した知識や情報はさまざまなデータに変換可能です。

従業員がいつ、どんな業務をしているのかを確認する機能や、アラート機能が搭載されています。

さまざまな情報を追跡、検証可能なので、ある程度ITリテラシーの高い企業におすすめの社内wikiツールです。

こちらから導入を検討する

Evernote

社内wiki_Evernote

出典:https://evernote.com/intl/jp/download

Evernoteの特徴
  • PDFや手書きメモの文字検索可能
  • 音声で文字入力できる
  • スマートフォンでも使いやすい
  • 料金は無料、有料プランは月額680円〜

Evernoteは多機能メモとしての利用はもちろん、そのメモを社内wikiとしても利用可能な社内wikiツールです。

無料で個人利用している方も少なくないEvernoteですが、有料プランに変更することでさまざまな機能を利用できます。

大きなメリットとしてあげられるのは、 手書きの文字やPDFの情報も検索可能 なことでしょう。

すでに資料が混在している中で、その資料に記入されている文字を検索したい際におすすめの機能です。

また音声を録音する機能や、スマートフォンからの音声入力もできます。

音声入力が可能なツールはあまり存在しないので、入力を音声で行いたい方にはおすすめのツールです。

また元々のリリースがスマートフォンのアプリから始まったこともあり、スマートフォンでの使いやすさは群を抜いています。

スマートフォンをメインでの利用を考えている方には、おすすめの社内wikiツールです。

こちらから導入を検討する

社内wikiツールを導入するメリット

社内wiki_社内wikiツールを導入するメリット

社内wikiツールを導入することで発生するメリットはさまざまです。

情報や知識を集約、共有できることは会社の財産となり、大きなメリットとなるでしょう。

ここでは社内wikiツールを導入するメリットをご紹介します。

情報を一括で管理可能

一つ目にご紹介する社内wikiツールを導入するメリットは、情報を一括で管理できることです。

会社内でのさまざまな情報や知識は、各個人のパソコン内や各部署ごとのサーバーに保存されていることがほとんどです。

他の部署の従業員からすると、その他の部署の情報は不透明で把握することは難しいでしょう。

同じ部署の従業員だったとしても、各個人の情報がパソコン内に入っていた場合、その全ての情報を1人ずつ確認することは非常に困難です。

社内wikiツールを導入すると知りたい知識や情報を検索するだけで、 会社内の他の全ての部署の情報をすぐに確認 できます。

また社内wikiツールを導入することで、同じ内容の質問を何度もされて仕事を中断しなければならないといった事態も防げます。

知りたい情報を社内のどの部署のどの従業員に聞けばいいのか、といった問題も解決できるでしょう。

よく発生する質問内容をまとめておくことや、社内独自の常識的な知識を社内wiki

ツールに記載しておくことで全て完結します。

無駄な質問によって、業務を中断することもなくなるでしょう。

またプロジェクトの現時点での進捗状況や、過去の取り組みをまとめた情報を社内wikiツールで周知しておくことによって、会議が円滑に行えます。

前提知識や目的の認識合わせを会議が始まる前から、従業員に共有できるでしょう。

さらにほとんどの社内wikiツールでは、利用する従業員がシンプルで使いやすいように工夫してあることも特徴の一つです。

フォーマットが複雑な場合や、ページを作成するためにHTMLなどの専門知識が必要な場合、従業員の知識の習得に手間や時間が必要になってしまいます。

社内wikiツールの中には、簡単に誰でも利用可能なフォーマットや、リスト形式、文字装飾などのさまざまな記載方法があります。

情報共有の円滑化

社内wikiツールを導入するメリットの二つ目は、情報の共有を円滑に行えることです。

従業員一人一人が個人で持っている情報や知識を社内wikiツールに入力することで、今まで共有できていなかった個人が持つ情報を共有して活用できます。

  • 課題の解決策の流用
  • 新規アイデアに付加
  • 過去の事例の参照

上記のようにプロジェクトの円滑化を可能にしてくれるでしょう。

また個人が持つ知識を共有できれば、他の従業員の知識を増やすことになり、結果的に 会社全体の知識が増え業務の効率化 が可能です。

以前の従業員が経験したことのある業務や、問題を解決するための方法が社内wikiツールで共有されていれば、同じ問題が発生した際にスムーズに解決できます。

これを利用して解決した問題はさらにブラッシュアップすることで、まだ経験していない従業員の問題解決に大いに役立ちます。

また社内wikiツールへの情報の入力は、会社内の従業員であれば誰でも作成・編集可能です。

従業員の一人が入力した内容に万が一間違いがあった場合や、さらに詳しい情報を載せたい場合も問題なく更新できます。

教育や研修コストの削減

最後にご紹介する社内wikiツールを導入するメリットは、教育や研修に関するコストを削減できることです。

新入社員が入るたびに研修やマニュアル作成が必要になりますが、社内wikiツールの活用で大幅な手間とコストの削減が可能です。

  • 転勤
  • 部署移動
  • キャリアアップ研修

新入社員の入社の他にも、会社内では上記のような動きが発生します。

しかし社内wikiの導入で、導入教育や研修を円滑に行えるでしょう。

  • 企業理念
  • 社内での独自のルール
  • 従業員の研修や教育の内容
  • 引き継ぎ業務の内容

上記のような会社内での基礎的な知識を、社内wikiツールにあらかじめ入力しておくことで、 教育担当の従業員の手間を大幅に削減 できます。

新入社員や引き継ぐ従業員も、従来よりも早く新しい業務を開始できるでしょう。

さらに社内wikiツールに入力された知識や情報は、何回でも編集できることもメリットの一つです。

社内でのルール変更や研修内容の追加などが発生した場合でも、すぐに新しい情報に更新できます。

また教育や研修コストで必須なのがマニュアルでしょう。

マニュアル作成にかける時間を削減しつつ、高品質なマニュアルを作成したい方は、下記記事をご覧ください。

社内wikiの失敗の原因と対策

社内wiki_社内wikiの失敗の原因と対策

社内wikiツールを導入することによって、業務の効率化や教育・研修の手間やコストの削減が見込めるとお伝えしました。

しかし企業の中には社内wikiツールを導入したが、あまり浸透せず失敗に終わってしまった例も存在します。

ここでは社内wikiツールを導入した際の失敗の原因と、その対策方法をご紹介します。

社内wikiの失敗の原因と対策

導入目的の明確化

社内wikiツールの失敗事例の一つ目は、導入の際に「社内wikiを導入後、どう活用するのか」という目標が定まっていなかった例です。

会社内で「どういった目的で社内wikiを導入するのか」という目的を従業員に周知していなければ、従業員にも浸透しません。

社内wikiは従業員一人一人の頭の中にある知識や情報を蓄積することで、今後の業務に活かすツールです。

しかし従業員が行っている業務の中で「これは社内wikiに入力しておこう」という意志がなければ、社内wikiツールの情報や知識は蓄積されません。

さらに業務内で知りたいことやわからないことがある従業員が「社内wikiを調べてみよう」という意識にならなければ導入する意味はないでしょう。

こういったことを防ぐために、社内wikiツールを導入する際に「なぜ導入するのか」という目的や背景を従業員に周知することが重要です。

社内wikiツールでどういったことができるのか、 なぜ利用するのかを従業員が認識すること で、積極的に活用できます。

従業員へ社内wikiツールを導入しない場合のデメリットを伝えることも大切です。

社内wikiを導入しないことで、社内の情報の共有が不足し、不要な資料作成や無駄な会議の手間が発生するでしょう。

会社内の従業員一人一人が持つ知識や情報を、社内wikiツールで充分に活かすことで、仕事の完成度の向上を目指せます。

社内wikiツールの導入によって、従業員一人一人の業務効率化や働きやすい環境を整えられることをしっかりと伝えましょう。

正しい運用方法

社内wikiツールを導入する失敗事例の二つ目は、社内wikiツールを間違った方法で運用していた例です。

社内wikiツールの目的や背景を従業員に理解してもらったとしても、 運用方法が間違っていれば従業員の意識も高まらない でしょう。

すでに社内wikiツールと同じ機能を持つシステムが存在する場合には、そのシステムとの連携や情報の一括共有がされていないと利用されません。

業務において必要な知識や情報が豊富な従業員の書き込みがない場合「社内wikiを見ても必要な情報がない」と、従業員に判断されてしまうでしょう。

こういった事態を防ぐためには、運用を開始する前に社内wikiに利用頻度の高い情報や、利用価値の高い情報を蓄積しておくと効果的です。

業務の中の一部で必ず社内wikiツールを利用するという方法もあります。

社内wikiの利用を業務フローのルールとして一貫することで、従業員に自然と社内wikiツールに慣れてもらう方法です。

また入力された情報は、常に新しいものへと更新しておく必要があります。

古い情報しか入っていない社内wikiは、うまく活用できずに廃れていってしまう可能性もあります。

他にも書き込む際のルールや、利用しやすいテンプレートなどが用意されていない場合、従業員の利用する意思は減っていくでしょう。

ルールを設けていない社内wikiでは、誹謗中傷が含まれたりわかりにくい内容が乱雑になってしまう可能性も少なくありません。

古い情報が更新できない場合や、ルールを設けずに荒れてしまう場合は、社内wikiに管理者を置くと効果的です。

管理者や担当者を置くことで、常に新しい情報に更新でき、荒れてしまうといったリスクも減らせるでしょう。

業務に忙しくて情報を入力する時間がないという従業員には、目的別のテンプレートを用意することで、簡単な入力のみで共有可能です。

社内wikiを社内に浸透させるポイント

社内wiki_社内wikiを社内に浸透させるポイント

社内wikiツールの導入自体は簡単に行え、従業員にしっかりと浸透することで強力な効果を発揮するでしょう。

しかし従業員に浸透させるためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

ここでは社内wikiを社内に浸透させるためのポイントをご紹介します。

導入目的の周知

社内wikiツールを社内に浸透させるポイントの一つ目は、導入目的を周知することです。

前述しましたが、 社内wikiツールを導入することの目的が従業員に明確 になっていなければ、従業員に浸透しません。

さらに社内wikiツールを導入する際に、会社の規模や目的に合っていない機能を持つツールを選択してしまい、結果として従業員の負担になってしまいます。

従業員の社内wikiツールへの意識を高めるためにも、導入目的は事前に周知しておきましょう。

権限の範囲の確定

二つ目にご紹介する社内wikiツールを社内に浸透させるポイントは、権限の範囲を確定することです。

社内wikiツールは、一つの場所にさまざまな部署や従業員の知識や情報を蓄積するので、編集できる従業員の範囲を決めることが一般的です。

しかし社内wikiを導入してすぐは、知識や情報を少しでも多く蓄積するために、 権限の範囲を広くすること が大切でしょう。

最初に多くの情報を取り入れておくことで、従業員が活用しやすくなり、社内wikiを使う意義を理解してもらえます。

情報範囲の決定とルールの作成

三つ目にご紹介する社内wikiツールを社内に浸透させるポイントは、情報範囲の決定とルールを作成することです。

社内wikiツールを導入する目的はもちろんですが、併せて社内wikiツール内にどのような知識や情報を蓄積するかを決定しましょう。

この情報の範囲を定めることで、社内wikiツールの利用するシーンがより具体的にイメージできます。

また社内wikiツールを運用するに当たって、 ルールをしっかりと定める 必要があります。

内容の変更や編集はどの範囲の従業員が行うのか、その他にも社内wikiツールを利用する際のルールをしっかりと定めましょう。

決められたルールの中で利用することで、より効率的に社内wikiツールを運用できます。

運用前の準備

最後にご紹介する社内wikiツールを社内に浸透させるポイントは、運用前の事前準備をしっかりと行うことです。

利用頻度の高い情報や、利用価値の高い知識は運用の前に社内wikiツールに蓄積しておきましょう。

 事前にある程度の情報を蓄積しておく ことで、従業員への浸透がスムーズに進みます。

また新たに情報を追加する従業員にとっても、お手本となる情報があれば、入力を効率よく行えるでしょう。

社内wikiの活用事例

社内wiki_社内wikiの活用事例

最後に社内wikiの活用事例を解説していきます。

社内wikiを活用したことによる改善や成果などを説明するので、ぜひ参考にしてみてください。

社内報や会社連絡を紙媒体から電子化に成功

活用事例として紹介する会社の特徴は下記のようにまとめられます。

業種 電気工事事業
従業員数 500名
課題 メールでの業務連絡を社員が見逃してしまう
社内wikiの使用用途 社内Q&A

工事事業を中心とするこちらの会社は、従業員のほとんどが現場に赴きます。

そのため業務連絡をメールで送信しても、従業員が見逃してしまうことも

出勤の打刻方法が変わる」といった簡単な連絡も全てメールで行っていましたが、案の定読まれていませんでした。

しかしスマホからでもアクセスできる社内wikiを導入したことで、従業員の「見逃し」が改善。

社内連絡がタイムライン上で通知あれるので、いつでもどこでも情報を確認できます。

さらに社内wikiは情報をファイルごとに整理してくれる特徴をもつことから、社内新人研修にも活用効果を実感。

何よりスマホやタブレットなどからでもアクセスできるため、従業員の外回りや現場同行の多い会社は導入必須と言えるでしょう。

社内wikiによって営業部署の連携が強化された

活用事例として紹介する会社の特徴は下記のようにまとめられます。

業種 ヘルスケア事業
従業員数 5,656名
課題 ・多忙を理由に先輩社員が新人社員の質問に回答する十分な時間がなかった
・ナレッジがあるにも関わらず、どのに情報があるか分かりづらかった
社内wikiの使用用途 社内Q&A

事例として挙げる企業の課題としては、新人社員から寄せられる業務に関する質問に回答する時間がないといったことでした。

言い換えると営業ノウハウが属人化しているため、誰かに聞かなければ望んだ回答を得られない点が最もの課題でしょう。

しかし社内wiki導入後は、社員が質問を手軽にでき先輩社員も時間があるときに回答するような好循環が生まれました。

さらには「社内知恵袋」のおかげで、質問を検索すれば回答を得られるような仕組みも整備。

質疑応答にかなりの時間をかけていたところを、たった5分で質問が消化されるようになりました。

投稿をしてそれに回答するという一連の流れが社内の繋がりを増やし、情報共有の時間を大幅に削減した事例と一つと言えるでしょう。

社内質問箱設置により問い合わせ業務の効率化に成功

活用事例として紹介する会社の特徴は下記のようにまとめられます。

業種 建設事業
従業員数 500名
課題 使用していた文書管理システムに不具合が多く、動作も遅かった
社内wikiの使用用途 社内質問箱、クレーム報告書・見解書など

こちらの会社は主にビル建設を担う会社で、特にビル階段の設計・建設に強みを持ちます。

もともと同社は文書管理ツールを使用していましたが、動作の不具合が多く、利用者は減っていきました。

そこでクラウド上で利用できる社内wikiツールを導入したところ、どこにいても必要な製品仕様書にアクセスができるように。

また「社内質問箱」を設置したところ、必要な情報を検索するだけで瞬時にキャッチすることが可能になりました。

結果的に、顧客からの問い合わせも質問箱の情報が回答になるため、大幅に削減。

社内掲示板のような役割も社内wikiツールが担っているため、社内コミュニケーションの活性化にもつながりました。

社内wikiまとめ

社内wiki_社内wikiまとめ

今回はおすすめの社内wikiツールや選ぶ際のポイント、導入・活用方法も併せてご紹介しました。

おすすめの社内wikiツール【無料あり】

いかがだったでしょうか。

社内wikiツールを導入することで、業務の効率化や教育・研修にかかる手間や費用を大幅に削減できます。

しかし、導入にはしっかりとした事前準備と、導入する目的を従業員に周知しておくことが大切です。

社内wikiツールに関する正しい知識を把握した上で、効率的な運用を行うことが大切です。

社内wikiとは別に、業務マニュアルの作成に多大な時間をかけている場合は「マニュアル作成ツール」がおすすめです。

簡単なクリック操作のみで、高品質なマニュアルが作成が可能に。

そのためマニュアル作成にかける時間を大幅に削減して、他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。