【無料あり】おすすめのマニュアル作成ツールを比較紹介！エクセルやパワポよりもおすすめな理由

新しく従業員が入社した場合や、仕組み化をする際に必要不可欠なのがマニュアル作成。

でも正直なところ、

とお悩みの方もいらっしゃるでしょう。

しかし業務工程を言語化し、誰もがわかるマニュアルを作成することは、簡単なことではありません。

上司や先輩からは他の仕事があるにも関わらず、高いレベルのマニュアル作成を求め続けられるので大変ですよね。

そこでおすすめの解決策が「マニュアル作成ツール」の活用。

この記事では、

などの内容について徹底解説していきます。

自社にピッタリのマニュアル作成ツールを選び、マニュアル作成業務を効率化していきましょう。

時間を削減しつつ高品質なマニュアルを作成することで、他の仕事に集中し、社内の評価を上げることができますよ。

マニュアル作成ツールを導入する目的を再確認

まず初めにマニュアル作成ツールを導入する目的を再確認しましょう。

一般的には下記項目がマニュアル作成ツールを導入する目的になり得ます。

それぞれの目的について、詳しく解説していきますね。

業務マニュアルを効率的に作成するため

マニュアル作成ツールを用いることで、下記のような効率化を図ることができます。

多くの方が

といった悩みをお持ちでしょう。

しかしマニュアル作成ツールで用意された項目やレイアウトに従うことで、簡単にマニュアル作成が可能に。

その際に必要な画像もデータを送信するだけで、適切なサイズと位置に添付できます。

文章化も自動化してくれるため、「マニュアル作成の手間」自体を大きく減らすことができるでしょう。

マニュアル更新の手間を削減するため

マニュアルを作成した後に意外とめんどうなのが、マニュアルの更新。

　変更の都度に文章を変えて、画像も差し替え直して…最終的に構成も大幅に変更するケースも。

一方でマニュアル作成ツールの場合は、変更点のみをすぐに更新することができます。

更新をスムーズに素早く行うために、スマホやタブレットからでも操作できるマニュアル作成ツールの導入がおすすめです。

　社内ノウハウやナレッジの蓄積と共有をするため

更新のしやすい性質上、些細な内容までもマニュアルに反映しやすくなります。

それによりマニュアルの精度が高まるだけでなく、社内ノウハウやナレッジのスムーズな蓄積と共有が可能に。

マニュアル作成ツールはURLやQRコードでの共有が可能になるため、必要なマニュアルにすぐアクセスできます。

従業員間で情報格差のある場合は、マニュアル作成ツール導入を検討してみましょう。

失敗しないマニュアル作成ツールの選び方

自社の課題や作成したいマニュアルの完成イメージによって、最適なツールは異なります。

単に導入実績のあるマニュアル作成ツールを選べば良い、という訳ではありません。

下記がマニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントになります。

それぞれのポイントについて詳しく説明していきますね。

操作しやすい設計か

基本的にマニュアル作成ツールは使いやすいものの、操作設計はバラバラ。

利用者によっては、スムーズにマニュアル作成ができない場合も。

と疑問をお持ちの方におすすめなのが、無料期間で複数のマニュアル作成ツールを試してみることです。

先述した導入目的の一つである、マニュアル作成の効率化を行うためにも、まずは操作性を確かめましょう。

理想とするマニュアルの形式を作成できるか（動画形式・テキスト形式か）

昨今ではテキストベースのマニュアルだけでなく、動画マニュアルも頻繁に作成されています。

自社が理想とするマニュアルの形式を出力できるツールを選ぶと良いでしょう。

マニュアルをテキストか動画にするかで悩んでいる場合、実際にマニュアルを読んで業務をしている方々の声を聞いてみるのがおすすめです。

マニュアルのテンプレートが豊富であるか

マニュアル作成で重要な点として、視覚的に理解しやすいかどうかが挙げられるでしょう。

マニュアル作成ツールには複数のデザインテンプレートが存在します。

テンプレートの種類が豊富であればあるほど、カテゴリ別のマニュアル作成が可能に。

作成したいマニュアルの種類が多い場合は、テンプレートの豊富さも選定基準に入れておきましょう。

クラウドかオンプレミスか

マニュアル作成ツールにはクラウド型とオンプレミス型（インストール型）と、2種類のタイプがあります。

それぞれのメリット・デメリットはありますが、筆者としてはクラウド型をおすすめします。

社内共有のしやすさや、手軽に追記・編集ができる点で、クラウド型が適しているでしょう。

提供会社のサポートは充実しているか

導入し始めて操作で不明な点が出てきたり、効果的な活用方法が知りたいケースも出てくるでしょう。

そんなときは提供会社のサポートが役立ちます。

等々のサポート体制が提供会社によって整備されています。

まずは提供会社の営業担当とコミュニケーションを重ね、サポート体制に安心できるようであれば導入を検討しましょう。

おすすめのマニュアル作成ツール7選【動画形式Ver】

次に高品質な動画マニュアルを作成できるツールを紹介していきますね。

次に紹介する

・Teachme Biz
・Dojo
・COCOMITE

は文書と動画の両方のマニュアルを作成することが可能に。

動画以外の形式でマニュアル作成を検討されている企業におすすめです。

Teachme Biz

出典：「Teachme Biz」公式サイト

Teachme Bizの特徴は下記のようにまとめられます。

Teachme Bizの強みは操作性だけでなく、従業員の育成や教育に大きく貢献する点です。

従業員がマニュアルをきちんと確認したかを把握できるタスク管理機能があるため、教育や育成がスムーズに。

それだけでなく、「いつ、誰が、何を、何回見たか」の閲覧状況を把握することが可能。

したがって、マニュアルの浸透状況や進捗状況を細かに把握することで、マネジメントにかかる工数を大幅に削減できます。

従業員側もそれぞれの役割や立場に合ったマニュアルを学習できる「トレーニングコース」によって、習熟度の向上が可能に。

分からない箇所があれば、QRコードやURLでいつでも確認できるので、効率的な学習を進められます。

動画マニュアルや手順書もテンプレートに従うだけ。

簡単なマウス操作と入力で高品質なマニュアル作成が可能に。

といった課題をお持ちの事業者にはおすすめです。

→まずは無料で利用してみる

※初期費用あり　月額50,000円〜の利用

Dojo

出典：「Dojo」公式サイト

Dojoの特徴は下記のようにまとめられます。

従来のマニュアル作成であれば、「画面をキャプチャーしたあとにパワポやエクセルに貼って」の繰り返しで正直面倒ですよね。

反対にDojoは「自動作成機能」により、自動的に画面をキャプチャー。

あとは簡単な入力だけでマニュアル化が可能に。

更新に関してもマニュアルのバージョン管理やフローチャート機能があるため、追記や編集も簡単にできます。

音声認識システムにより、テキストを書かなくても音声を拾うことで、マニュアルの説明文が作成出来てしまう点も魅力ですね。

先程紹介した Teachme Bizより管理機能が劣りますが、閲覧者数のカウントでマニュアルの利用度も可視化。

作成だけに留まらない、様々なシチュエーションで頼りがいのあるツールになります。

→まずは無料で利用してみる

※料金プランは要問合せ

tebiki

出典：「tebiki」公式サイト

tebikiの特徴は下記のようにまとめられます。

Dojoは教育用の動画マニュアルに特化した、マニュアル作成ツールになります。

例えばOJTで教えている様子をスマホで撮影するだけで、あとはデータをツールに送信すれば簡単に動画マニュアルの作成が可能に。

動画内で強調したいポイントも、簡単な図形挿入で明記でき、視覚的に分かりやすいマニュアルが仕上がります。

また自動翻訳機能は100カ国以上の言語に対応しているため、外国人スタッフの教育や研修も安心。

ツール導入後に外国人スタッフの新人研修にかかる工数を10分の1にし、理解度テストの正答率が100％に到達した事例もあります。

従業員の習熟度もクラウドで可視化されるため、管理工数の削減も可能に。

といった課題を抱えている事業者にはおすすめのツールです。

→まずは無料で利用してみる

※料金は要問合せ

COCOMITE

出典：「COCOMITE」公式サイト

COCOMITEの特徴は下記のようにまとめられます。

COCOMITEはテンプレートの豊富さが強みと言えるでしょう。

動画だけでなくエクセルやパワポ形式のマニュアルも、テンプレートに沿うだけで簡単に作成可能。

といった場合にはおすすめです。

フォルダ管理に関しても、最大5階層までフォルダ分けが可能。

したがって様々なカテゴリのマニュアル作成と共有が、事業や部門業務に合わせて行えます。

編集者やデータ利用量によって柔軟に料金プランが設定されるため、価格面の心配がない点も嬉しいですね。

→まずは無料で利用してみる

※初期費用：65,000円　月額料金22,000円〜

AirCourse

出典：「AirCourse」公式サイト

AirCourseの特徴は下記のようにまとめられます。

AirCourseの強みは、400種類以上のマニュアル・研修動画コンテンツを見放題できる点です。

ITスキルやビジネスマナーなど幅広い動画を投稿。

自社で0からマニュアル動画を作成する工数を減らすことができます。

また自社オリジナルのマニュアル動画を作成することも簡単に可能。

動画をアップロードするだけで、最適な画質やフォーマットに自動変換してくれます。

とはいえ自社オリジナルのマニュアルを作成する場合、編集のしやすさは他社のツールに比べるとやや劣るでしょう。

したがって、自社特有の業務工程やスキルをマニュアル化したい場合、あまりおすすめしません。

ビジネスマナーなど、どの企業も取り入れている内容であれば、AirCourseの動画コンテンツが役立ちます。

→まずは無料で利用してみる

※料金は要問合せ

ClipLine

出典：「ClipLine」公式サイト

ClipLineの特徴は下記のようにまとめられます。

ClipLineは美容院や飲食店など、複数店舗を展開している事業者におすすめのマニュアル作成ツールです。

といった課題を抱えた事業者に対して、動画マニュアルの作成を代行し、各店舗への浸透が可能に。

動画マニュアル作成に関しては、提供会社の経験豊富なスタッフが作成し、内製化も支援。

従業員側も「ToDo機能」や「テスト機能」により、主体的な学習が可能に。

組織管理やマニュアル学習の進捗管理の工数を削減できます。

ただClipLineは小規模事業者や店舗ビジネスを展開していない事業者には、向きません。

マニュアル動画の撮影や作成も代行になります。

そのため、自社でしっかりとマニュアル作成をしたい場合は、他のツールの導入を検討しましょう。

→まずは資料請求から

※料金は要問合せ

toaster team

出典：「toaster team」公式サイト

toaster teamの特徴は下記のようにまとめられます。

toaster teamは非常に操作しやすい画面設計が特徴。

テキストや動画関係なく、マウスや入力操作だけでマニュアル作成が可能に。

また社内Wikiや社内用語集、電話受付対応マニュアルなど、様々なシチュエーションごとのテンプレートも搭載。

マニュアル作成にかける時間を大幅に削減でき、作成時間を8分の1に改善した事例も。

業界や規模問わず様々な企業で導入が進んでいるため、実績の面でも安心して導入できます。

社員教育だけでなく、社内共有や連携を強めたいと感じている事業者におすすめのツール。

→まずは無料で利用してみる

※初期費用10万円　月額料金3万円〜

おすすめのマニュアル作成ツール3選【テキスト形式Ver】

次に下記にある、テキスト形式でおすすめのマニュアル作成ツールを紹介していきます。

NotePM

出典：「NotePM」公式サイト

NotePMの特徴は下記のようにまとめられます。

NotePMは業務マニュアルだけでなく、議事録や報告書など多種多様なテンプレート機能が搭載されています。

これらを短時間で作成できることで、マニュアルの構成や内容に悩む必要なし。

そして高性能なレポート機能により、ページを見た人やナレッジ共有の貢献度が高い従業員を可視化できます。

したがって、社内共有の好循環ができること間違いなし。

NotePMは5,000社に導入されている点で、信頼性の高いマニュアル作成ツールになります。

そのためテキスト形式のマニュアル作成をメインで行い、初めてのマニュアル作成ツールを検討している場合はおすすめ。

→まずは無料で利用してみる

※初期費用0円　月額料金4,800円〜

Dropbox Paper

出典：「Dropbox Paper」公式サイト

Dropbox Paperの特徴は下記のようにまとめられます。

ファイルの共有やストレージのイメージが強いDropboxですが、マニュアル作成もできます。

Dropbox Paperは豊富なテンプレート機能で、様々な種類のマニュアル作成が可能に。

しかし無料で利用できる反面、画像編集機能や管理機能はありません。

といった場合は良いかもしれませんが、本格的にマニュアル作成を効率化させたい場合は、他のツールを検討してみましょう。

→Dropbox Paperを利用してみる

※完全無料

Flou

出典：「Flou」公式サイト

Flouの特徴は下記のようにまとめられます。

Flouはテキスト形式のマニュアル作成を効率化できるだけでなく、とにかくリーズナブルな料金設定が魅力。

初期費用や最低利用人数なしで、30日550円の利用ができます。

またクレジットカード情報の登録不要で、14日間の無料お試しが可能に。

マニュアル作成以外にも社内ノウハウの共有を行える仕組みが搭載。

ノウハウの属人化や従業員間の情報落差に課題がある場合におすすめです。

→まずは無料で利用してみる

※初期費用0円　550円/30日〜

マニュアル作成ツールのメリットは？エクセルやワードよりもおすすめ

下記がマニュアル作成ツールのメリットの具体的なメリットになります。

とはいえ、

「無料のエクセルやワードと比較して何がメリットなの？」

と感じる方もいらっしゃると思うので、詳細にメリットを解説していきますね。

マニュアル作成が比較的容易にできる

まずオフィスソフト（エクセルやワード）よりも簡単にマニュアル作成ができます。

エクセルやワードで作成を試みた結果、構成やデザインに何時間も悩み、気づいたら提出期限を過ぎてしまうことも…

一方でマニュアル作成ツールですと、複数のマニュアルのテンプレートが用意されています。

そのため簡単な入力を行うことで、手軽にマニュアルを作成可能に。

また、エクセルやワードですと特に厄介なのが画像挿入でしょう。

適切な画像サイズに編集する手間がかかる、画像を挿入するとファイルが重くなるなど作成が簡単にできません。

マニュアル作成ツールの場合は、画像データを添付するだけで適切なサイズと位置に、画像をセッティングしてくれます。

画像の編集もマウス操作と入力だけで、視覚的に分かりやすいマニュアルを誰でも作成可能に。

マニュアルの品質が向上する

ワードやエクセルだと、作成者によってマニュアルの品質にばらつきがあるでしょう。

それにより、フォーマットの統一性がなくなることも。

しかしマニュアル作成ツールの場合、先述したテンプレート機能によって、誰が作っても高い完成度を実現できます。

図表の作成や画像説明などもマウス操作と入力だけで簡単に作成可能。

もし現場の社員からマニュアルの内容について「分かりづらい」等の意見が寄せられる場合、導入を検討してみても良いでしょう。

社内での情報共有が簡単

エクセルやワードでマニュアルを作成したあとは、メール送信やファイル格納をするのが一般的な流れ。

このような場合、求めているマニュアルがどのファイルに格納されているのかを調べたり、メールで都度確認する必要が出てきて面倒です。

マニュアル作成ツールはURLとQRコードさえあれば、マニュアルの共有が可能に。

さらに検索機能が搭載されていることから、必要なマニュアルを必要な場面ですぐに確認することができます。

マニュアルの更新が楽にできる

マニュアル作成ツールでは、追記や編集も簡単に行うことができます。

クラウド型のツールでは、更新・編集箇所をタイムリーに把握することが可能に。

マイクロソフトのツールですと、更新したタイミングで再度ダウンロードしてもらう必要があります。

また全員に配布し直したりと、かなり面倒。

業務工程が頻繁に変更する場合は、マニュアル作成ツールの利用が最適でしょう。

ノウハウの属人化を防げる

形式的な業務だけでなく、成功事例などのノウハウも蓄積できるのがマニュアル作成ツールの強み。

先述したようにマニュアルへの追記が、URLさえ分かればメモ感覚で可能なため、マニュアルがブラッシュアップされていきます。

結果的に新人や中途入社がより育ちやすくなるなど、社内育成にもマニュアル作成ツールは最適。

マニュアル作成ツールのデメリットは？

マニュアル作成にかける時間の大幅な削減や、ノウハウが共有できる点で、マニュアル作成ツールは多くのメリットもあります。

反対に下記のようなデメリットがあることも事実。

マニュアル作成ツールの導入を検討している場合は、上記のデメリットを許容できるか判断が必要になります。

ランニングコストが発生する

ワードやエクセルは初期費用が発生することに対し、マニュアル作成ツールは月額料金を支払う必要があります。

導入ハードルは低いものの、気がつけば数十万円のコストを支払っていることに。

基本的に使用は有料になるため、導入前に費用対効果を大まかにシミュレーションしておきましょう。

情報漏えいのリスクが0ではない

クラウド型の製品に限りますが、WEB上でマニュアルを管理している以上、セキュリティ面のリスクはあります。

サイバー攻撃などに遭うリスクも考慮しなければなりません。

もしセキュリティに不安のある場合は、セキュリティ性能が高く導入実績のあるツールを選びましょう。

そのような提供会社であれば、セキュリティリスクが実際に起きたときに、厳正な処置をしてくれます。

【番外編】マニュアル作成のコツ

番外編としてマニュアルを作成するコツを紹介していきます。

下記のポイントを意識することで、誰にとっても分かりやすいマニュアルが完成するでしょう。

もちろん人によって作成の仕方は異なるので、参考になれば幸いです。

マニュアルの完成形をイメージする

まずはどのようなマニュアルを作りたいかをイメージしましょう。

画像を添付して順序立てたマニュアルなのか、動画のマニュアルなのか、などなど。

「誰に向けたマニュアルなのか」を意識することで、完成形のイメージもしやすくなります。

構成案をざっくり決定しておく

いきなり本格的に画像の挿入や文章化をしてはいけません。

どのような流れや順序、構成でマニュアルを作成するのかを先に考えましょう。

等々がこの段階で決定できればOKです。

作成時には5W1Hを意識する

マニュアル作成時には、「誰が」「いつ」「どこで」「なにを」「なぜ」「どのように」を明確にしたうえで説明文や動画を仕上げる必要があります。

5W1Hが意識されていないマニュアルほど、しっかりと読み手が理解できません。

読み手の立場になったマニュアルを作成するためには、5W1Hを意識しましょう。

改善することを前提にマニュアルを作成する

マニュアルは完成して終わりではありません。

業務工程が変更する都度、マニュアルもブラッシュアップが求められます。

ですのでマニュアル作成の時間を短縮するためにも、最初から完璧主義である必要はありません。

いつでも編集や追記を加えられるようなマニュアル設計を心がけましょう。

マニュアル作成ツールのまとめ

最後まで記事をご覧いただきありがとうございます。

この記事を読んだことで、

等々、マニュアル作成ツールについて理解が深まったのではないでしょうか。

自社の課題や目的に合ったマニュアル作成ツールを選び、まずは導入を検討してみましょう。