請求管理業務とは？業務内容・効率化のためのおすすめシステムをご紹介

企業の経理担当の方の大きな業務として、請求書の管理があります。

毎月の提供した商品やサービスに対しての報酬として、請求書を発行しなくてはいけません。

しかし、顧客や取引先が多くなるにつれて、請求書の管理は経理担当の方にとって大きな負担になりがちです。

そんな面倒な請求書管理の業務を効率化できるシステムがあります。

そこで今回は、おすすめの請求書管理システムや、選び方のポイント・コストやセキュリティー問題についてご紹介。

請求書管理システムを導入して、少しでも経理担当の方の負担を軽くできるでしょう。

請求管理システムを選ぶポイント

ここでは請求管理システムを選ぶポイントをいくつかご紹介します。

このポイントをしっかり把握した上で、会社の目的に合った請求管理システムの運用を行い、効率化を目指しましょう。

オンプレミスかクラウドか

前述しましたが、請求管理システムにはクラウド型とオンプレミス型という2つの種類があります。

どちらの種類でも製品によって使える機能はさまざまなので、高機能かどうかは比較はできません。

大きな相違点としては、クラウド型は業者との契約後すぐに運用を開始できますが、オンプレミス型は、ある程度構築期間が必要になるので、実際に運用するまでに時間がかかります。

コスト面も無料で利用できるものもあるので一概には言えませんが、クラウド型の方が初期費用が安い傾向にあります。

アップデートや規模拡大、機能の追加などにも柔軟に対応できるので、撤退のリスクなども加味した上でクラウド型がおすすめです。

効率化したい範囲を決める

基本的な請求管理システムに搭載されている機能は下記の通りです。

請求管理業務の中にもさまざまな工程があるため、その中でも注力して効率化したい工程を決めましょう。

請求書の発行から発送までの手間を削減したいのであれば、その工程に特化した機能があるシステムを選びましょう。

その他にも注力したい肯定がある場合は、その工程も加味した上でシステムを選ぶ必要があります。

またオプションを追加することで、必要な機能を追加できるシステムも存在します。

大切なことは、請求管理業務の中で特に効率化したい肯定を洗い出し、操作性や運用にかかる費用を考慮した上で、会社に合ったシステムを導入することです。

セキュリティ面に問題がないか

請求管理システムは業者が運営するインターネット上のシステムで情報を管理しています。

そのため万が一のことも考えて、製品の安全性も確認することが大切です。

データセンターがどこにあるか

まずシステムのデータセンターがどこに存在するかを確認しましょう。

データセンターの場所によって、セキュリティレベルに違いが出てきます。

閣内の製品であっても、海外のデータセンターに情報が保管されている可能性があります。

この場合、セキュリティレベルは低くなってしまうので注意が必要です。

監視体制が年中無休か

データセンターが24時間365日、年中無休での監視体制を整えているかは特に大切なポイントです。

その他にも、データをいつでも取り出せる環境にあるか、データを暗号化して取り扱っているかなども確認しておくと良いでしょう。

外部システム連携や機能が充分か

気に入った請求管理システムが、他のシステムとの連携や機能が充分に整っているかも大切なポイントです。

既に会社に定着している会計システムや、販売管理システムなどの外部システムとの連携が可能な請求管理システムを選びましょう。

請求管理システムと顧客管理システムを連携することで、顧客データを二重で入力する必要がなくなります。

連携にかかる時間の削減と、さらに大幅な効率化を見込めるでしょう。

また未回収金状況や請求状況を一覧で確認できる機能や、未収金の催促や請求漏れなどを教えてくれる便利な機能も存在します。

それぞれのシステムの特徴や便利な機能を確認して、効率よくシステムの導入を行いましょう。

請求管理を効率化するおすすめのシステム

ここでは請求管理業務を効率化する、おすすめの請求管理システムをご紹介します。

BtoBプラットフォーム請求書

出典：https://www.infomart.co.jp/products/seikyu.asp

国内でのシェアNo.1を誇る請求管理システムです。

受け取りも発行もデジタルデータ化を実現しており、コスト削減だけではなく検索効率も向上し、原本の紛失リスクも回避可能です。

また従来の紙のデジタル化を平均して70%も実現！

大量の封筒の開封をペーパーレス化できるので、大幅なコスト削減を可能にしています。

今ある業務プロセスやシステムを、大幅に変更せずに導入したい企業におすすめです。

バクラク請求書

出典：https://bakuraku.jp/invoice

バクラク請求書の特徴は下記のようにまとめられます。

バクラク請求書はインボイス制度に対応した、請求書処理の効率化に特化した請求管理システムです。

バクラク請求書では特に使いやすさ・効率化に焦点が当てられており、面倒な入力・確認業務を自動化してくれます。

さらに、他の会計ソフト等幅広いシステムとの連携性があるため、既存の自社システム群に組み込みやすいのも特徴です。

また、使いやすさに定評のあるシステムのため、初めてのDXへの試みだという企業様でも安心です。

MakeLeaps

出典：https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps

MakeLeapsは30種類以上の外国通貨に対応しており、PDF同封、WEB送付等でスピーディに送付できます。

英語にも対応している書類テンプレートを利用可能！

外部システムとの連携にも強く「PCA会計DX」「勘定奉行」「Slack」とも連携可能です。

無料プランから利用でき、有料プランも500円〜利用可能なので、個人事業主にもおすすめの請求管理システムです。

請求管理ロボ

出典：https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

請求管理ロボは導入企業500社以上の実績を持つ請求管理システムです。

「kintone」や「Salesforce」といったシステムや会計ソフトなどにも柔軟に連携が可能です。

請求業務の自動化でエクセルや紙媒体の利用をなくし、請求書発行後の債権管理も自動で行います。

毎月の請求情報をインポートするだけで、業務が完了します。

毎月の請求業務を約80%も削減してくれる、おすすめの請求管理システムです。

会計freee

出典：https://support.freee.co.jp/hc/ja/categories/200193700-freee%E4%BC%9A%E8%A8%88

会計freeeの特徴は10種類を超える製品から、課題に合わせたものを自由に選択できます。

また目的別や事業状況に合わせて製品を選べるので、無駄を省き課題に対してピンポイントで効率化できます。

個人の利用者や20名以下、20名以上などの人数に合わせたプランを提供しています。

画面も見やすい構成になっており、一目で入金や請求状況が確認できるので、色々な手間を省きたい方におすすめです。

楽楽明細

出典：https://smabiz.jp/solution/detail/solution-372.html

売り上げシェアのNo.1を誇る請求管理システムが、楽楽明細です。

経理担当が1名からでも導入可能で、申し込みから1ヶ月程度で運用できます。

楽楽明細を使えば、面倒な請求書の発行手続きの約90%も削減可能！

CSVやPDFとも連携可能なので、手入力の時間が削減でき不要な手間を省けます。

board

出典：https://www.board.com/jp/document/boardsohutoueahui-she-nei

導入社数4,000社、継続率99%を誇る請求管理システムがboardです。

また請求書や見積書は英語にも対応しており、12種類もの外貨で利用できます。

特に個人事業主や中小企業におすすめのシステムで、継続率は99%を超えています。

請求書等のデザインも精錬された美しいデザインを使っているので、非常に使いやすいものとなっています。

マネーフォワードクラウド請求書

出典：https://biz.moneyforward.com/invoice/

マネーフォワードクラウド請求書は、請求書、納品書、見積書、領収書に対応しており、テンプレートを使って入力するだけで簡単に作成可能です。

また作成した書類はワンクリックするだけでメールや郵送できます。

請求業務を効率化する機能が豊富に含まれているので、たくさんの機能の中から必要な機能だけを利用可能。

SVF Cloud

出典：https://manager.svfcloud.com/login

SVF Cloudは利用社数28,000社を誇る請求管理システムです。

さまざまな帳票をクラウドで出力可能で、利便性の高い円滑な帳票運用を実現可能。

またユーザーのニーズに合わせた3つの種類のシステムを選べるので、無駄のない運用が可能となります。

またセキュリティレベルも高レベルなので、情報漏洩などの心配も必要ありません。

無料で使える請求書管理システム

ここからは無料で利用可能な請求管理システムをご紹介します。

無料なので機能は必要最低限にはなりますが、初めて請求管理システムの導入を考えている方におすすめです。

どのような効率化可能なのか、自社に必要な機能を確認することも可能でしょう。

Zoho Invoice

出典：https://www.crm-agent.biz/media/zoho-invoice_ac/

Zoho Invoiceは、無料で使えるプランはもちろんのこと、ベーシックやスタンダードといった有料プランも利用可能です。

また無料だからといって機能やセキュリティに問題があるわけではありません。

スマートフォンのアプリで請求書の作成や管理まで可能です。

さらに支払いのリマインダー機能等も充実しているので、回収漏れを防げます。

Misoca

出典：https://www.misoca.jp/

Misocaはクレジットカードやネットバンキングから明細を自動で取得可能！

人の手による入力を極限まで削減できます。

特徴はとにかくシンプルなことで、初めての方でもわかりやすい画面です。

簿記の知識が不十分な方でも、直感的な操作で簡単に操作できます。

またスマートフォンやタブレットなど、さまざまな媒体から帳票の作成可能なところもおすすめポイント！

自分でスピーディに決算書を作成したい、個人事業主の方におすすめの請求管理システムです。

INVOY

出典：https://www.invoy.jp/

累計登録者数80,000人を突破している無料で利用可能な請求管理システムです。

使い方が非常にシンプルで、請求書などの帳票を制限なく無料で利用できます。

テンプレートも充実しているので、無駄な入力を必要としません。

また書類の保存期限もないので、書類が多くなったとしてもいつでも確認できることもおすすめポイントです。

請求管理業務とは？

まず請求管理に関する業務内容とは何か、その一連の流れを振り返りましょう。

請求管理の業務は一般的に請求書の締切、発行、入金確認、会計処理、入金リスト消去などの請求に関わる業務です。

請求方法の種類は大きく分けて「都度請求」と「締め請求」があります。

都度請求とは、商品や取引が発生した都度、先方に料金の請求をする方法です。

取引を初めて行う相手や、継続的な取引がない先方と行います。

都度請求の場合、請求書に取引の日付、内容、請求金額を記載します。

締め請求とは、先方と契約の際に決めた締日に、その間かかった料金を請求する方法です。

一回限りの取引ではなく、今後も継続して取引を行う予定の先方と取り決める請求方法です。

締め請求の場合は、請求書に取引の日付、内容、請求金額、契約期間の取引明細と締日までにかかってくる合計金額を記載します。

請求管理のフロー

ここでは請求管理の流れをおさらいしましょう。

請求管理の主な流れは下記の通りです。

取引社数が増えることで、どの業務も膨大な量になります。

業務量が増えると、経理担当者の負担も大きくなってしまうでしょう。

請求金額を決める

最初に各取引先の取引内容をもとに、請求金額を決めます。

請求金額は、会社の信用に関わるので正確に計算するようにしましょう。

一般的にどの企業も、毎回同じ日に行うことが多いです。

どの商材がどういった状況になったら請求を行うのかを先方との共有が必要になります。

請求書を発行する

請求の締めが問題ないことを確認した次に行うのは、請求書の発行です。

先方との取引内容にミスがないか充分に確認します。

振り込み日を明確にするために、いつまでに支払をお願いするか期日を記載することで、やりとりがスムーズになります。

請求書を送る

請求書の発行が終われば、各担当者に確認してもらい先方に送付します。

送付の方法は先方との契約方法によって異なりますが、データでの送付や原本での郵送が一般的です。

この際に先方のメールアドレスや郵便番号や住所、担当者名を間違わないようにしましょう。

先方の社内での稟議等に時間が必要になる可能性もあるため、支払期日が迫ってから請求書を送ってしまわないよう注意してください。

支払期日の2週間前までに請求書を送るのが一般的です。

入金を確認する

先方からの入金の連絡があれば、あらかじめ請求書に載せた口座の明細を確認しましょう。

先方の社名や金額に相違がないかを確認し、万が一相違があれば、すぐに先方に確認しましょう。

一般的に支払期日の当日に支払いを完了する企業が多く見受けられますが、早めに入金対応をする企業もあるので、定期的に入金を確認しましょう。

入金リスト消去

入金を確認できた取引先は、入金リストから消去します。

入金リストをそのまま残してしまうと、どの企業が入金を終えて、どの企業がまだ終えていないのかが把握できなくなります。

取引先、支払い期日、入金金額のリストを作成し、実際に入金された情報と照らし合わせることで、確認を行います。

支払期日を過ぎても入金がない先方には、状況確認のために連絡すると良いでしょう。

請求管理業務の課題は？

請求管理は会社の売上に関係する業務なので、ミスが許されないのはもちろんのこと、さまざまな問題点や課題点があります。

ミスが許されないために、担当者の時間と労力が増えてしまい、効率が悪くなってしまうこともあります。

ここでは、請求管理業務の課題点を取り上げます。

人の手によるミスが多くなる

基本的に長時間数字を目視で確認する業務なので、人によるミスが発生してしまいます。

タイピングのミスや数字を一桁間違ってしまうだけで、先方との信用が失われてしまう可能性もあります。

また会社として取引先が多くなることは良いことですが、請求管理の担当者からすると単純に業務量が増え、確認要項が多くなることも。

確認にコストと時間がかかる

人の手によるミスを減らすために、何度も再確認を行うケースもあります。

しかしこの方法は同じ人間による確認なので、人件費や残業費なども必要になります。

担当者がミスがないと判断した後に、上長確認が入ることが一般的ですが、上長によるミスの確認の時間も必要になるでしょう。

紙ベースでの提出の場合は、他の書類と間違ってしまわないために、報告と共に手渡しで渡しておくと良いでしょう。

情報漏洩などのセキュリティ面の課題

大切な会社の売上や、取引先との取引内容などをメールや郵送で行うと、誤送信や一括送信、誤配送といった形で、情報が漏れてしまう可能性があります。

またエクセルデータのままの送信は、誰でも編集が可能なため、横領などのリスクもあります。

誰でも横領ができてしまう業務の流れを作ってしまうことは、会社にとって大きなリスクでしょう。

管理や保管が大変

紙ベースで業務を行なっている場合、資料の紛失はもちろんのこと管理や保管も大変です。

基本的に請求書を取引社ごとや日付ごとにファイルで保管しますが、保管に必要な場所と大量のファイルが必要です。

保存義務の期間を終えた請求書は処分が必要ですが、奥の方からファイルが入った段ボールを引っ張り出してくるのは至難の業でしょう。

しっかりと取引社や日付ごとにファイリングしていれば良いですが、バラバラに保管されていた場合は、探すのにも一苦労です。

遠隔でのやりとりに対応できない

紙ベースでの請求管理業務では、承認をもらう必要が出てくるたびに上長に捺印してもらう必要があります。

在宅ワークが必要な担当者がいても、承認の度に出社しなければならず、その分の交通費や時間もかかってしまいます。

また請求書の郵送、受け取り、印刷やFAXなど、請求管理業務に必要になる工程が発生するので、遠隔でのやりとりに対応できません。

請求管理をエクセルで行うには？

従来ではエクセルを用いて、請求管理業務を行うことが一般的でした。

エクセルは比較的自由度が高く、応用力もあるので、色々な請求書にも対応可能だからです。

しかし会社の発展や規模の拡大によって取引社数が増えてくると、エクセルでの請求管理業務には問題点が出てきます。

エクセルでの請求管理業務は、リストに取引先や請求先の情報をテンプレートを使って記載し、ファイル名を各々変更して保存するというシンプルな作業です。

単純な作業ですが取引社数が増えれば増えるほど、その単純作業が多くなってしまいます。

単純作業が多くなると、人的なミスが増えてしまうのです。

その他にも、作成した請求書の承認作業も行う必要があり、これも一件一件目視で確認後、手入力していく必要があります。

作業量が単純に増えてしまうことで、請求ミスに繋がってしまうでしょう。

請求管理業務を効率化するには何が必要か

ではこのさまざまな課題点がある請求管理業務を効率化するには、何が必要なのでしょうか。

この章では、請求管理業務を効率化する方法をご紹介します。

EDIを活用する

EDIとはElectronic Data Interchangeの略で「電子データ交換」という意味があります。

EDIは企業と企業の取引の際に発生するやりとりをデータ化し、商材の発注から支払までの業務フローの効率化してくれるシステムです。

請求管理業務だけではなく、企業間の取引の際に発生する主な業務全般の効率化を目指します。

ポイントとしてEDIは取引がある先方にも、同じシステムを導入してもらう必要があります。

取引のある企業同士が、互換性のあるEDIを使用していない場合、活用は難しいといえるでしょう。

請求管理システムを活用する

従来ではエクセルを用いて、請求管理業務を行うことが一般的でした。

エクセルは比較的自由度が高く、応用力もあるので、色々な請求書にも対応可能だからです。

しかし会社の発展や規模の拡大によって取引社数が増えてくると、エクセルでの請求管理業務には問題点が出てきます。

そこで登場したのが、請求管理システムです。

請求管理システムとは、入力、郵送、保管などの請求管理業務に関するあらゆる手間やコストを大幅に削減できるシステム。

また今まで発生していた人によるミスを防ぎ、紙ベースではなく電子データで保存が可能です。

請求管理システムは会社が抱える請求管理業務における、あらゆる課題や問題点を解決してくれるシステムといえるでしょう。

請求管理システムの種類

請求管理システム導入することで手入力や目視での確認は必要なく、入力ミスや手間やコストの削減を目指せます。

請求管理システムには、大きく分けて二つの種類があります。

下記で詳しくご紹介します。

クラウド型

クラウド型の請求管理システムは、業者が運営するシステムをインターネット上で利用する方法です。

社内にハードウェアを設置する必要もなく、パソコンがあれば利用できます。

また導入までの時間も短期間で行え、導入にかかる初期費用なども比較的安価で運用可能です。

初めて請求管理システムを導入する企業におすすめの方法で、無料で使えるものもあります。

まずは請求書管理システムがどんなものなのかと言うことを知るのには、クラウド型がおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型には2つの種類があり「パッケージ」と「独自システム」があります。

パッケージ型は、業者からパッケージ製品を買い切りか、年単位のライセンス契約で購入することで運用できます。

システムは一般化されているので、基本的な業務はコストをかけずに利用可能です。

しかし会社の業務フローや内容に合わせた機能の変更や追加などが難しいといった特徴があります。

企業の方針に合わせた柔軟な対応が難しいので、変更の際には多額のコストが必要な可能性もあるでしょう。

独自システム型は、会社が必要とする業務内容に合わせて独自の請求管理システムを開発・構築する方法です。

会社が求めている機能を開発できるので、拡張性も高く今後の機能の追加も柔軟に対応できることが特徴です。

しかし開発から行うため、長期的な導入になることや、多額のコストがかかってくるでしょう。

請求管理システムを導入するメリット

ここでは請求管理システムを導入するメリットをご紹介します。

コストを削減できる

紙ベースの請求管理業務でかかっていた、紙、印刷、インク、保管や管理に必要なファイルなども必要ないため大幅にコストの削減可能です。

また請求管理業務の単純作業やダブルチェックなどで、多くの人出を必要としていましたが、その分の人件費、残業代なども大幅にカットできます。

人によるミスを減らせる

今までの請求管理業務では、エクセルの手入力や紙ベースでの手書き作業、目視での確認作業が必要でした。

しかし請求管理システムを導入することで、それまでの入力や金額計算などの作業を自動化できます。

受注のデータからそれぞれの締日の請求データを自動作成や、取引データを連携することで請求内容の確認、請求書の発行まで自動で行えます。

担当者の暗記や計算、手入力などの作業が必要なくなるので、人によるミスを減らすことができるでしょう。

確認作業の削減

請求管理システムを導入することで、システム内であらゆる業務を一括で管理。

見積もりや受注、請求などの情報を瞬時にピックアップ可能です。

今までのようないくつものフォルダを進んで、エクセルデータを取り出すという手間や時間も必要なくなるでしょう。

また先方の情報の変更や、契約内容の変更などがあればリアルタイムで共有されるので、取引に関係する担当者への共有の手間が削減できます。

常に最新の情報を確認できるので、データに対する信頼性も上がるでしょう。

請求管理情報を共有可能

請求管理システムは、さまざまなデータがリアルタイムで更新され、自動で保管や管理を行ってくれます。

新規のデータや新たな情報の追加、変更があった場合もすぐに反映されるので、社内での情報の共有がスピーディに行えます。

各部署が各階に無数に分かれている大企業にとっても、大きなメリットといえるでしょう。

支払日や締め日を自動で管理できる

締日や支払日等の管理も、請求管理システムで効率化できます。

一度取引先の締日や支払日のタイミングを設定しておけば、それに応じて自動で請求データを作成してくれます。

請求日や支払日が近づけば、アラートで教えてくれるのでミスも減らせるでしょう。

請求管理システムを導入するデメリット

ここでは請求管理システムのデメリットをご紹介します。

何事もメリットがあればデメリットも存在するので、デメリットもしっかりと把握した上で運用しましょう。

導入までに時間がかかる

クラウド型かオンプレミス型かにもよりますが、基本的にどちらも導入までに時間がかかります。

また導入してからもすぐに使いこなせるわけではないため、活用できるまでにさらに時間が必要となるでしょう。

導入後に取引を開始すれば請求業務は自動的に行いますが、既に取引がある取引先は今までの紙ベースの請求書をデータに打ち替える必要があります。

ネット環境が必要

請求管理システムは一般的にWEBを利用して使用します。

今は基本的にインターネットを利用せずに取引を行う企業はほぼありません。

しかし小規模の企業や個人事業主などは、会社のネット環境等を整えておく必要があります。

データ消去のリスク

請求管理システムは、業者がセキュリティ面を強化していることが多く、情報漏洩の可能性は極めて低いといえます。

しかし請求管理システムを保存しているパソコンや、ハードウェアが何らかの理由で壊れてしまった場合、今までのデータが全て消えてしまう可能性も。

データに関しては、いくつかの保管場所に分けて保存しておくと良いでしょう。

請求管理システムを利用する際の注意点

最後に請求管理システムを導入、利用する際の注意点をご紹介します。

この注意点を理解した上で、安全に請求管理業務の効率化を目指しましょう。

コストがどのくらいか

請求管理業務の流れや内容は、それぞれの企業によって違いがあります。

会社の業態や内容に合致していない請求管理システムを導入しても、機能を効果的に活用できません。

また取引社数や取引の種類、データ量、システムを利用する人員数、会社の規模などに合わせたシステムの導入が必要です。

請求管理システムには便利な機能がたくさんありますが、会社にとって必要以上の機能があるシステムを導入しても、高額な導入費用がかかる上その機能をうまく利用できません。

まずは低コストで必要最低限の機能を利用し、利用方法をある程度理解した上でカスタマイズやオプションの追加で調節することが大切です。

必要な機能が備わっているか

請求管理システムを導入することで、会社の請求管理業務の効率化は確実に見込めるでしょう。

しかし取引先によって請求管理の工程は、紙ベースで行う企業も少なくありません。

その理由はさまざまで、予算の関係で電子化に移行できない企業や、社内規定で紙ベースでの請求書のみを扱う企業もあるでしょう。

そういった理由から自社だけがシステムの導入で効率化を目指したとしても、取引先がそれに追いついていなければ充分な機能が発揮できません。

注意するべきポイントは既に取引のある取引先が、こちら側の請求方法が電子化になっても対応できるのかということです。

今まで長年の取引実績のある取引先が電子化に追いつけないという理由で、取引が終了となってしまっては元も子もありませんので、しっかりと確認しておきましょう。

セキュリティ面が安全か

前述しましたが、請求管理システムの導入にはセキュリティ面をしっかりと確認する必要があります。

紙ベースであれば大切な内容は金庫に入れて保管しておけば問題ありませんが、パソコンのインターネット上にデータを保存するには、それなりのリスクを伴います。

特に大切なデータは会社の外からアクセスできないように、別の保管場所で管理する必要があるでしょう。

また誰でもアクセスできる設定ではなく、権限を必要最小限にし、誰がいつアクセスしたかなどの管理体制を整えることが大切です。

請求管理業務の効率化まとめ

今回は請求管理を効率化するための方法と、おすすめの請求管理システムをご紹介しました。

◯請求管理業務を効率化するには、請求管理システムの導入が必要

いかがだったでしょうか。
この記事を参考に、会社内での請求管理業務を効率化し、大幅なコストや手間の削減を目指しましょう。
最後までお読み頂き、ありがとうございました。