【2022年最新】おすすめのワークフロー12選を徹底比較|タイプ別の比較ポイントまでわかりやすくご紹介

執筆: SaaS辞典 編集部 |

ワークフロー_比較
おすすめのワークフローシステムを知りたい!
ワークフローシステムをどう比較したらいいのか知りたい!

このようなお悩みはありませんか?

会社ではさまざまな申請を行う必要がありますが、 申請に手間がかかるときもありますよね。 

そんなときは、ワークフローシステムを導入によって効率的な申請業務が行えるようにしましょう!

そこで 、今回本記事ではワークフローシステムについてや、おすすめのワークフローシステムを比較してみました! 

ぜひ参考にしてみてください。

「ワークフローの比較」ざっくり言うと……
  • おすすめのワークフローシステムは ジョブカンワークフロー 
  • ワークフローシステムを比較するポイントは社内の承認フローに対応しているか
  • ワークフローシステムを導入するメリットは意思決定を迅速にすることなど
  • ワークフローシステムを導入する時の注意点はシステムを調整する必要があることなど

そもそもワークフローシステムってなに?

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムって何?

そもそもワークフローシステムって何?

ワークフローシステムとは、 業務における全体の流れであるワークフローをサポートするためのシステムです。 

ワークフローは会社の規模が大きくなればなるほど複雑化しやすくなっています。

そして、複雑化したワークフローとは「 誰が誰にどのようにして申請する 」のか、という基本的なところが不明瞭な状態を指しているんです。

そうして複雑化したワークフローは業務効率を低下させ、そして、業務効率の改善にはワークフローシステムの導入が効果的でしょう。

ワークフローシステムは、導入することでワークフローの3要素である”申請・承認・決裁”の流れを可視化します。

そのため、従来のようにいちいち申請書の形式や誰に申請するのかを調べる手間を省略でき、業務効率が改善可能です。

さらに、全ての処理をクラウド上で完結できるため、申請書の管理業務も縮小できます。

自社のワークフローが複雑になり、複雑さが原因で 業務効率の低下がみられると考えられるときは、ワークフローシステムの導入を考えてみましょう。 

【総合】もっともおすすめのワークフローシステム比較3選

ワークフローシステム_比較_【総合】もっともおすすめのワークフローシステム比較3選

総合的におすすめなワークフローシステムは?

総合的におすすめのワークフローシステムは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローシステムについて詳しく見ていきましょう。

株式会社 DONUTS「ジョブカンワークフロー」

ワークフローシステム_比較_【総合】もっともおすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社 DONUTS「ジョブカンワークフロー」

出典:ジョブカンワークフロー

株式会社 DONUTSの「ジョブカンワークフロー」は2万人以上に利用されている実績のあるワークフローシステムです。

ジョブカンシリーズ全般に共通する特徴ですが、シンプルで操作性が高いため、初めて使う場合も簡単にご利用できます。

 チャットシステムとの連携も可能なので、申請に関するコミュニケーションも簡単に取ることができるでしょう。 

また、料金も業界最安クラスでお得に利用することができるので、費用が心配な方でも安心です。

ジョブカンワークフローの主な機能
  • あらゆる申請書類に対応し、テンプレートも多数用意
  • 申請ステータスを一目で把握可能
  • クリック1つで申請の承認が可能、コミュニケーションのためのコメント機能も搭載
  • 承認経路の自由な設定が可能
  • 入力制御機能で入力ミスや申請漏れを0に
  • 多彩な通知機能を搭載し、承認漏れを0に
  • 英語表示対応
  • スマホでも申請、承認が可能
  • その他多くのサービスと連携可能

ジョブカンワークフローの基本情報

提供形態 クラウド
対象従業員規模 制限なし
月額費用 300円/ユーザー

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社「承認Time」

ワークフローシステム_比較_【総合】もっともおすすめのワークフローシステム比較3選_SBIビジネス・ソリューションズ株式会社「承認Time」

出典:承認Time

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の「承認Time」は、あらゆる申請を電子化できるワークフローシステムになります。

電子化できる申請は、具体的には稟議申請捺印申請などに対応しているんです。

また承認Timeは、ワークフロー設定の自由度も高く自社の状況に合わせて柔軟に運用することができます。

たとえば、 申請内容に応じて承認ルートを作成したり、全員の承認が必要か、1人からでいいのか、などについても設定可能です。 

承認Timeの主な機能
  • 自由なフォーム作成がマウス1つで可能
  • 会社ごとに合わせた、柔軟な承認フローが設定可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • 申請書に複数のファイルを添付可能
  • 議事録や報告書までも電子化が可能
  • 承認漏れなどを無くすためのアラート機能を搭載
  • 飛び越し承認や差し戻し等、柔軟な対応が可能
  • 経費精算システムとの連携が可能

承認Timeの基本情報

提供形態 クラウド,SaaS,ASP
対象従業員規模 制限なし
月額費用 300円/ユーザー

rakumo株式会社「rakumoワークフロー」

ワークフローシステム_比較_【総合】もっともおすすめのワークフローシステム比較3選_rakumo株式会社「rakumoワークフロー」

出典:rakumoワークフロー

rakumo株式会社の「rakumoワークフロー」はGoogle Workspaceとの連携性能が高い点が魅力的なワークフローシステムです。

 Google Workspaceのログイン情報を使って簡単にログインでき、ユーザー情報やグループ情報の反映もできます。 

さらに、機能を自由に組み合わせることができ、ワークフローのほかにタイムレコーダーカレンダー機能などの追加も可能です。

rakumoワークフローの主な機能
  • わかりやすく使いやすいインターフェイス
  • ワークフローを可視化し、承認申請状況が可視化できる
  • メンバー1人ひとりに対して優先度を設定可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • 添付ファイルをGoogleドライブから参照可能
  • 簡単操作で申請書作成が可能、さらに多数のテンプレートを搭載
  • 柔軟な承認経路作成とテスト機能を搭載
  • その他言語でも利用可能

rakumoワークフローの基本情報

提供形態 クラウド,SaaS,ASP
対象従業員規模 制限なし
月額費用 300円/ユーザー

【大企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選

ワークフローシステム_比較_【大企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選

大企業向けででおすすめのワークフローシステムは?

大企業向けのおすすめワークフローシステムは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローシステムについて詳しく見ていきましょう。

賢人株式会社「賢人ワークフロー」

ワークフローシステム_比較_【大企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_賢人株式会社「賢人ワークフロー」

出典:賢人ワークフロー

賢人株式会社の「賢人ワークフロー」は修理・保守・点検管理特化型のワークフローシステムです。

そのため賢人ワークフローは、 規模の大きな工場を中心に幅広く導入されています。 

作業手順や報告の形式をカスタマイズして自社に合わせた形で運用することが可能です。

賢人ワークフローの主な機能
  • 顧客管理や在庫管理、請求採算管理などあらゆる管理機能を搭載
  • 顧客管理機能では、属性や趣向に限らず多面的な情報を一元管理が可能
  • 在庫管理機能では、部品の在庫管理だけでなく発注、入庫、廃棄など部品の追跡が可能
  • サービスや作業の債権管理を徹底し、代金の回収効率を向上させる

賢人ワークフローの基本情報

提供形態 クラウド
対象従業員規模 制限なし
月額費用

パナソニックネットソリューションズ株式会社「MAJORFLOWZFORM」

ワークフローシステム_比較_【大企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_パナソニックネットソリューションズ株式会社「MAJORFLOWZFORM」

出典:MAJORFLOWZFORM

パナソニックネットソリューションズ株式会社の「MAJORFLOWZFORM」は大手企業に適した便利機能が充実しているワークフローシステムです。

MAJORFLOWZFORMは、紙の申請書におけるあらゆる課題の解決、という理念のもと開発されました。

複数の会社にまたがって利用できたり、多国語に対応していたりする点も魅力的ですよね。

簡単な質問に答えるだけでどの申請書が必要か教えてくれる機能も好評です。

MAJORFLOWZFORMの主な機能
  • どんな企業にも対応できるような高機能フローエンジンで、柔軟なワークフロー構築が可能
  • 立場によって使い分け可能な共有トレイ機能
  • 申請書の入力可能エリアをセクションごとに設定可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • 完成したフローでも後から自由に変更可能
  • 申請書のテンプレートを多数搭載し、質問に応えるだけで適切な申請書を出力可能
  • その他エクセルやPDF形式での出力が可能

MAJORFLOWZFORMの基本情報

提供形態 クラウド,オンプレミス
対象従業員規模 500名以上
月額費用

株式会社ドリーム・アーツ「SmartDB」

ワークフローシステム_比較_【大企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社ドリーム・アーツ「SmartDB」

出典:SmartDB

株式会社ドリーム・アーツの「SmartDB」はワークフローに加えてWebデータベースとしての機能も兼ね備えているシステムです。

 業務アプリをノーコードで簡単に作成することができ、コーディング知識がない人でも安心して扱えます。 

SmartDBは主に1,000名を超える大企業を中心によく選ばれているようです。

SmartDBの主な機能
  • すぐに使える高機能なフォームを誰でも作成可能
  • 複雑な業務プロセスも柔軟なワークフロー設定でデジタル化
  • ワークフローの可視化で業務効率を改善可能
  • Webデータベースを簡単に作成、管理が可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • 社内に限らず社外とも柔軟に意思疎通が可能なコミュニケーション機能を搭載
  • 管理者機能を搭載し、業務アプリケーション単位での制御が可能
  • 高いセキュリティ性により安心して運用可能
  • その他言語でも利用可能
  • その他システムとの連携機能

SmartDBの基本情報

提供形態 クラウド,パッケージソフト,SaaS
対象従業員規模 500名以上
月額費用

【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選

ワークフローシステム_比較_【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選

中小企業向けでおすすめのワークフローシステムは?

中小企業向けのおすすめワークフローシステムは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローシステムについて詳しく見ていきましょう。

株式会社hachikin「Hachikin」

ワークフローシステム_比較_【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社hachikin「Hachikin」

出典:Hachikin

株式会社hachikinの「Hachikin」はワークフローに加えて、勤怠管理と経費精算が可能なシステムです。

また、 ワークフローシステムとして、申請から承認、却下まで簡単に行うことができます。 

簡単にコメントをつけることもできるので、コミュニケーションを取りながら申請を進めることが可能です。

Hachikinの主な機能
  • 勤怠管理機能
  • 経費精算機能
  • 交通費精算機能
  • 受発注管理機能
  • 基本的なワークフロー機能
  • 売り上げ分析機能
  • PDF出力も可能

Hachikinの基本情報

提供形態 クラウド
対象従業員規模 20名以下
月額費用 980円~

株式会社エイトレッド「X-pointCloud」

ワークフローシステム_比較_【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社エイトレッド「X-pointCloud」

出典:X-pointCloud

株式会社エイトレッドの「X-pointCloud」は簡単操作で申請を電子化できるサービスです。

自社で利用してきたフォーマットの再現が簡単で、 ストレスなく電子化に踏み切ることができます。 

組織変更の頻度が少ない企業を中心におすすめです。

X-pointCloudの主な機能
  • 正確な情報入力が可能になる入力補助機能
  • 申請しているフォームと関連した書類を呼び出し、自動で一括申請が可能
  • 他のユーザーの代わりに申請できる、代理申請機能を搭載
  • コメント機能搭載で、コミュニケーションを取りながら申請可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • アラーム機能で申請承認漏れを削減
  • その他複製機能、システム連携機能を搭載

X-pointCloudの基本情報

提供形態 クラウド
対象従業員規模 1000名未満
月額費用 300円/ユーザー

インフォテック株式会社「Create!Webフロー」

ワークフローシステム_比較_【中小企業向け】おすすめのワークフローシステム比較3選_インフォテック株式会社「Create!Webフロー」

出典:Create!Webフロー

インフォテック株式会社の「Create!Webフロー」は操作の容易さが高く評価されているワークフローシステムです。

 Create!Webフローでの組織情報は、人事情報を登録することで構築でき、管理の手間が少ない点が評価されています。 

承認ルートもアイコンをラインで結ぶ形式で、直感的に構築することが可能です。

Create!Webフローの主な機能
  • 簡単に目的の申請フォームを見つけることが可能
  • 申請した案件の進捗状況をリアルタイムで確認可能
  • コメント機能搭載で、コミュニケーションを取りながら申請可能
  • 承認者は、申請書のコメントやファイルを一覧で確認可能
  • その他グループ承認や、承認ルートの変更が自由
  • 保管文書をカテゴリー分けして保管、閲覧が可能
  • 管理者権限を付与可能
  • 申請案件を集計し、集計結果をCSVファイルで出力可能
  • 申請書のテンプレートを自由に作成可能
  • その他外部システム連携機能搭載

Create!Webフローの基本情報

提供形態 クラウド,パッケージソフト
対象従業員規模 制限なし
月額費用 500円/ユーザー

【エクセル型】おすすめのワークフローシステム比較3選

ワークフローシステム_比較_【エクセル型】おすすめのワークフローシステム比較3選

エクセル型でおすすめのワークフローシステムは?

エクセル型のおすすめワークフローシステムは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローシステムについて詳しく見ていきましょう。

TDCソフト株式会社「Styleflow」

ワークフローシステム_比較_【エクセル型】おすすめのワークフローシステム比較3選_TDCソフト株式会社「Styleflow」

出典:Styleflow

TDCソフト株式会社の「Styleflow」はセキュリティ性能の向上に力を入れているワークフローシステムです。

エクセル形式のシステムで、 エクセルやワード形式の申請書を簡単に作成することができます。 

メールやチャットシステムと連携し、申請を通知することも可能です。

Styleflowの主な機能
  • エクセルやワードと同じような形式で申請書フォームを作成可能
  • エクセル形式なので、プログラミング知識がなくても扱える
  • 複雑な申請フローでも対応できるように、柔軟なワークフローが構築可能
  • 組織情報や申請情報を世代管理し、人員変遷があっても柔軟に対応可能
  • アラート機能搭載によりメールやチャットで承認者へ通知可能
  • 高いセキュリティ性で安心して業務遂行が可能

Styleflowの基本情報

提供形態 クラウド
対象従業員規模 制限なし
月額費用 300円/ユーザー

株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズ「HUEWorkflow」

ワークフローシステム_比較_【エクセル型】おすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズ「HUEWorkflow」

出典:HUEWorkflow

株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズの「HUEWorkflow」はノーコードで簡単に利用できるエクセル型ワークフローシステムです。

エクセルファイルをアップロードすることで簡単に申請フォームの作成ができます。

パソコンはもちろん、スマホやタブレットにも対応しているので迅速な承認が可能です。

HUEWorkflowの主な機能
  • 450以上の関数に対応しており、エクセルファイルを取り込むことですぐに利用可能
  • 複雑な申請フローでも、誰でも簡単に画面上で設定可能
  • 複数人での申請、編集が可能なため、事前に関係者への確認が可能
  • グループ承認や代理承認など、柔軟なワークフローが設定可能
  • 申請データを集計し、レポート作成や分析が可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • IPアドレスアクセス制限など万全なセキュリティ性
  • その他多言語に対応

HUEWorkflowの基本情報

提供形態 クラウド,SaaS
対象従業員規模 制限なし
月額費用 300円/ユーザー

株式会社システムエグゼ「AppRemo」

ワークフローシステム_比較_【エクセル型】おすすめのワークフローシステム比較3選_株式会社システムエグゼ「AppRemo」

出典:AppRemo

株式会社システムエグゼの「AppRemo」はテレワークでの利用に適したワークフローシステムです。

エクセルで作った申請書を利用するため、オフライン編集ができる点が魅力的ですよね。

 簡易チャット機能で、申請について疑問に思った点などをコミュニケーションすることも可能です。 
AppRemoの主な機能
  • エクセル形式のワークフローシステムなため、既存の申請書フォームが利用可能
  • コメント機能搭載で、コミュニケーションを取りながら申請可能
  • ポータル連携機能により、承認漏れを防ぐアラートを設定可能
  • エクセルで作成した申請フォームは、そのままアップロードが可能
  • 申請案件を集計し、集計結果を分析しCSV出力可能
  • 新規申請の際、過去と似たような条件であれば複製可能
  • スマホやタブレットからの操作にも対応
  • 組織情報や申請情報を世代管理し、人員変遷があっても柔軟に対応可能

AppRemoの基本情報

提供形態 クラウド,SaaS,オンプレミス
対象従業員規模 50名以上5000名未満
月額費用 300円/ユーザー

ワークフローシステムを比較する7つのポイント

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント

導入するワークフローシステムの比較のポイントは?

ワークフローシステムを比較するポイントは主に以下の7つです。

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

ポイント①:社内の承認フローに対応しているか

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント①:社内の承認フローに対応しているか

ワークフローシステムを比較するポイントとしてまず挙げられるのは、社内の承認フローに対応しているかです。

 会社によって承認フローは変わるので、自社に合ったものを選択するようにしましょう。 

特殊な承認フローを設定している場合には、承認フローの自由度が高いシステムを選ぶと良いです。

ポイント②:どの業務に利用するか

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント②:どの業務に利用するか

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、どの業務に利用するかも挙げられます。

ワークフローシステムを適切に利用するためにも、どこまでシステムを導入するか検討する必要があるんです。

また、他のツールでワークフローシステムが搭載されている場合もあります。

 他のツールで、既にワークフローシステムが搭載されている場合は移行すべきでないかもしれません。 

ポイント③:既存の申請書が流用できるか

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント③:既存の申請書が流用できるか

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、既存の申請書が流用できるかも挙げられます。

ワークフローシステムに合わせて新しく申請書を作らなければならない場合、業務が増えて非常に面倒です。

できる限りスムーズな導入を行うために、 既存の申請書がそのまま使えるワークフローシステムを選択しましょう。 

ポイント④:必要な機能があるか

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント④:必要な機能があるか

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、必要な機能を搭載しているかも挙げられます。

まずはワークフローシステムを用いる目的を整理し、その目的を達成できる機能があるシステムを導入しましょう。

ワークフロー機能のみに特化したシステム、もしくは、ワークフロー機能以外にもこだわったシステムのどちらを導入するのか検討する必要があります。

ポイント⑤:簡単に操作できるか

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント⑤:簡単に操作できるか

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、簡単に操作できるかも挙げられます。

ワークフローシステムは、ほぼ全従業員が用いることが予想されるシステムです。

機能が良くても使いにくくては宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

 初めて使う場合でも直感的に操作できるようなワークフローシステムを選ぶべきです。 

ポイント⑥:既存システムとの相性について

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント⑥:既存システムとの相性について

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、既存システムとの相性も挙げられます。

ワークフローシステムは既存システムと連携できる場合が多いです。

ワークフローシステムの導入前に、 一度本当に自社の既存システムと連携できるのかを確認しておきましょう。 

ポイント⑦:導入形態について

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを比較する7つのポイント_ポイント⑦:導入形態について

ワークフローシステムを比較するポイントとしては、導入形態も重視しましょう。

ワークフローシステムには主にクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。

基本的には 低料金で、かつどこからでもアクセスできるクラウド型が便利でしょう。 

しかし、よりセキュリティを重視する大企業の場合にはオンプレミス型も選択肢の1つです。

ワークフローシステムとは? 3つのタイプを紹介!

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムとは? 3つのタイプを紹介!

ワークフローシステムのタイプについて教えて!

ワークフローシステムとは組織内で行われるさまざまな申請を電子化して効率化するためのシステムのことです。

ワークフローシステムには基本的なタイプのほかに、以下の3つのタイプがあります。

それぞれのタイプごとに違った特性があるので、1つずつ確認していきましょう。

エクセル型ワークフローシステム

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムとは? 3つのタイプを紹介!_エクセル型ワークフローシステム

エクセル型ワークフローシステムはエクセルとの連携性能が高いワークフローシステムです。

 エクセルで作成していた申請書をそのままWebブラウザ上で扱えるようになるため、申請の効率化を実現できます。 

特に、エクセルを使った業務が多い場合や、エクセルで申請書を作成していた会社におすすめです。

バックオフィス業務一体型ワークフローシステム

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムとは? 3つのタイプを紹介!_バックオフィス業務一体型ワークフローシステム

バックオフィス業務一体型ワークフローシステムは、バックオフィス業務を効率化できるシステムにワークフローシステムが組み込まれているものです。

より広い範囲で活用できることから、 バックオフィス業務の効率化が課題の場合には検討してみましょう。 

他にも請求書系の業務と一体化したシステムもあり、自社の状況を考えてどんなワークフローシステムがいいのかを検討すると良いです。

グループウェア一体型ワークフローシステム

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムとは? 3つのタイプを紹介!_グループウェア一体型ワークフローシステム

グループウェア一体型ワークフローシステムはグループウェアの中にワークフローシステムが組み込まれているものです。

グループウェアとは、複数人で業務を行う会社にとって欠かせない”コミュニケーション”をサポートするシステムになります。

グループウェアの主な機能について
  • チャットや掲示板などのコミュニケーションサポート機能
  • プロジェクト管理機能
  • スケジュール管理機能
  • ファイル共有機能
  • ワークフローシステム
 グループウェア一体型ワークフローシステムは、特に中小企業で役に立つでしょう。 

ワークフローシステムを導入する5つのメリット

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットって何?

ワークフローシステムを導入するメリットは主に以下の5つです。

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット①:意思決定が迅速になる

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット_メリット①:意思決定が迅速になる

ワークフローシステムを導入するメリットの1つ目は、「意思決定が迅速になる」ことです。

 従来より少ない手間で申請が進むため、承認までのペースが早くなります。 

ワークフローシステムの導入により、様々に大きく変化する時代にスムーズに対応できるでしょう。

メリット②:紙で申請するコストが削減される

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット_メリット②:紙で申請するコストが削減される

ワークフローシステムを導入するメリットの2つ目は、「紙で申請するコストが削減される」ことです。

従来のように紙の申請書を使っている場合、申請用紙の発行の手間や担当者が印鑑を押す手間がありました。

ワークフローシステムを使えば、 発行や押印の手間を大幅に省略できるためより効率的な業務遂行が望めます。 

メリット③:盗難・紛失のリスクを軽減できる

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット_メリット③:盗難・紛失のリスクを軽減できる

ワークフローシステムを導入するメリットの3つ目は、「盗難・紛失のリスクを軽減できる」ことです。

紙の申請書では、どうしても盗難・紛失のリスクが存在してしまいます。

 盗難・紛失が起こった時は、また申請用紙を書き直したり探したりする必要があるため非効率です。 

もし何かあった時でも、データの復旧が容易なワークフローシステムを導入していると安心ですよね。

メリット④:内部統制を強化できる

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット_メリット④:内部統制を強化できる

ワークフローシステムを導入するメリットの4つ目は、「内部統制を強化できる」ことです。

ワークフローシステムを導入することによって、承 認フローが誰でも一目でわかるように可視化されます。 

また、誰がいつ承認したのかはっきりわかるため、万が一の問題が起こった時に対処しやすいです。

メリット⑤:リモートワークをしやすくなる

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する5つのメリット_メリット⑤:リモートワークをしやすくなる

ワークフローシステムを導入するメリットの5つ目は、「リモートワークをしやすくなること」ことです。

従来の紙の申請書の場合は、承認の印鑑を押してもらうために出社しなければならない場合もありましたよね。

そこでワークフローシステムを使えば、 申請業務が全てオンライン上で完結するため、リモートワークがしやすくなります。 

ワークフローシステムを導入する6Step

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step

ワークフローシステムを導入するときの具体的な方法を教えて!

ワークフローシステムは以下の6ステップで導入することができます。

それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

Step1:導入目的を明確化

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step1:導入目的を明確化

ワークフローシステムを導入する時には、最初に導入する目的を明確にすることが必要です。

目的が不明瞭になっていると、 自社に合わないシステムを導入して十分な効率化を果たせない場合があります。 

手段と目的の逆転が起こらないように注意しましょう。

Step2:担当者を選定

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step2:担当者を設定

次に、ワークフローシステムの担当者を選定します。

担当者に責任を持たせることで、よりスムーズなワークフローシステムの導入が可能です。

担当者は デジタル技術に明るく、社内の承認フローに精通した人が適任でしょう 

Step3:申請・承認フローの把握

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step3:申請・承認フローの把握

次に、社内の申請や承認フローを把握する必要があります。

もし、申請や承認フローを把握していないと、どのようなシステムが自社に合っているのかわかりません。

自社に合わないシステムを導入し、 社内を混乱させてしまわないためにも自社に適したワークフローシステムを導入しましょう。 

Step4:ワークフローシステムに移行するフローを選定

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step4:ワークフローシステムに移行するフローを選定

次に、どの申請や承認をワークフローシステムに移行するのか決定します。

社内の申請、承認の中にはワークフローシステムへの移行が適さないものもあるでしょう。

どの範囲まで移行するかは導入後の社内への影響も考え、慎重に行う必要があります。

Step5:ワークフローシステムの比較・選定

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step5:ワークフローシステムの比較・選定

次に、導入するワークフローシステムを比較し、選定します。

自社の規模や申請・承認フローの実情に合ったシステムの比較・選定が大切です。

詳しい選び方は上記の内容を参考にしてください。

Step6:ワークフローシステムの導入

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する6Step_Step6:ワークフローシステムの導入

最後に、いよいよワークフローシステムを導入します。

ワークフローシステムはただ選んで終わりではありません。

社内研修や説明会が必要な場合もあり、導入には最低でも1ヵ月はかかるとみていいでしょう。

 組織内できちんと運用されるように、スムーズな導入を実現する必要があります。 

ワークフローシステムを導入する時の3つの注意点

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する時の3つの注意点

ワークフローシステムを導入するときの注意点は?

ワークフローシステムを導入する時の注意点は主に以下の3つです。

それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

注意点①:システムを調整する必要がある

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する時の3つの注意点_注意点①:システムを調整する必要がある

ワークフローシステムを導入する時の注意点の1つ目は「 システムを調整する必要がある 」ことです。

例えば承認フローが変更されたり、承認の担当者が変わったりした場合にはシステム上でも情報を更新する必要があります。

そのため、 組織変更が多い場合は柔軟に対応できるワークフローシステムを導入するのがおすすめです。 

注意点②:書類を電子化できない場合がある

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する時の3つの注意点_注意点②:書類を電子化できない場合がある

ワークフローシステムを導入する時の注意点の2つ目は「 書類を電子化できない場合がある 」ことです。

会社として電子化が阻まれるほど重要な書類の場合や、法律の定める基準に則っていない書類の場合、書類を電子化できません。

電子化し保存が許可されるための基準は、主にe-文書法と呼ばれる法律の中でまとめられています。

上記のことから、電子化しようとしている書類が本当に電子化できるものなのかを事前に確認しておきましょう。

注意点③:セキュリティリスクがある

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムを導入する時の3つの注意点_注意点③:セキュリティリスクがある

ワークフローシステムを導入する時の注意点の3つ目は「 セキュリティリスクがある 」ことです。

 セキュリティ性能が低いワークフローシステムを導入すると、サイバー犯罪の被害にあってしまう可能性が上がるでしょう。 

もちろん紙の申請書類でも同様に、盗難や紛失のリスクが存在します。

安心して業務を行うために、もセキュリティ性能の高いワークフローシステムを導入しましょう。

ワークフローシステムの比較のまとめ

ワークフローシステム_比較_ワークフローシステムの比較のまとめ

本記事では、ワークフローシステムについてや、おすすめのワークフローシステムについてまとめてきました。

ワークフローシステムは、導入によって社内のワークフローを可視化できます。

そして、 ワークフローの可視化により業務効率改善の効果も期待できるでしょう。 

また、ワークフローシステム導入の際は自社の目的に合ったものを採用し、従業員にとってなるべく使いやすいものを導入すべきです。

もし現状のワークフローに問題を感じているなら、ワークフローシステムを導入してはどうでしょうか?

ワークフローシステムの比較まとめ
  • ワークフローシステムは業務効率改善にも役立つ
  • ワークフローシステムを導入するときは 自社に合ったタイプや機能を持つものを選択しよう! 
  • ワークフローシステムを導入すると、管理コストの削減に加え内部統制の強化も可能!
  • ワークフローシステム導入の際は、度々システムの調整が必要なことに注意しよう。

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