旅費精算とは？手順や注意点からおすすめシステムまでわかりやすく
執筆: SaaS辞典 編集部 ｜ ｜
「旅費精算って何？」
「旅費精算ってどうやったらいいの？」
このように考えていませんか？
旅費精算はサラリーマンでは避けて通れないですが、どうやったら良いか教わらずに困ってしまうこともあるのではないでしょうか。
そこで、この記事では旅費精算の基本から手順や注意点までわかりやすく解説します。
「旅費精算」ざっくり言うと……
- 旅費精算とは出張でかかった交通費や宿泊費などを経費で落としてもらうために精算すること
- 旅費精算は出張前に申請を出すのが大切
- 旅費精算の注意点は旅費として精算できない費用もあることなど
- 旅費精算に適したシステムはマネーフォワードクラウド経費など
旅費精算とは？
旅費精算とは出張でかかった交通費や宿泊費などを経費で落としてもらうために精算することを指します。
多くの場合、先に社員が立て替えて、実費を精算することになります。
会社によっては細かい規定があることもあるので、旅費精算の基礎知識と社内ルールを確認しておく必要があります。
旅費を精算する6つの手順
旅費を精算する手順は主に以下の6つです。
それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。
手順①：出張前に申請を出す
旅費精算を行う場合には、出張後に精算することを出張前に申請する必要があります。
申請が承認されないと出張できない場合があるので注意が必要です。
手順②：出張中に経費を立て替える
申請を出したら出張します。
出張中にはかかった費用を立て替えておきましょう。
この時に、領収書は必ず取得しておくようにしましょう。
手順③：旅費精算書を作成する
出張から戻ってきたら旅費精算書を作成します。
旅費精算書では実際に出張でかかった費用を記載します。a
手順④：上司から承認を得る
旅費精算書を記入したら、直属の上司に提出する場合が多いです。
予定外の支出がない場合には、ほぼ間違いなく承認されるでしょう。
手順⑤：経理部に提出する
上司は受け取った旅費精算書を経理部に提出することになります。
経理部は旅費精算書をチェックし、不正がないか確かめます。
手順⑥：精算する
旅費申請書の内容と領収書に問題がない場合、精算が行われます。
給料と一緒に銀行振込される場合が多いでしょう。
経理部は出金後に支出を記録することになります。
旅費を精算する時の5つの注意点
旅費を精算する時の注意点は主に以下の5つです。
それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。
注意点①：旅費として精算できない費用もある
旅費を精算する時の注意点としてまず挙げられるのは、旅費として精算できない費用もあることです。
たとえば、交際費、研修費、福利厚生費などは旅費とは異なるものです。
注意点②：妥当性を確認する
旅費を精算する時の注意点としては、妥当性を確認することも挙げられます。
妥当性を確認しないと、社員の間で不正な旅費申請が常態化してしまう可能性があります。
注意点③：社内ルールを周知する
旅費を精算する時の注意点としては、社内ルールを周知することも挙げられます。
社員がルールを理解せずに旅費精算をしてしまうと、経理部に大きな負担がかかってしまいます。
社員のストレスもたまってしまうので、ルールを周知しておくのは大切なことです。
注意点④：基本的に領収書が必須
旅費を精算する時の注意点としては、基本的に領収書が必須なことも挙げられます。
ただ、場合によっては領収書が発行できない場合もありますので、そのような場合に備えて社内ルールを設定しておきましょう。
注意点⑤：すぐに旅費精算をする
旅費を精算する時の注意点としては、すぐに旅費精算をすることも挙げられます。
経費は費用が発生した年度に処理する必要があるため、旅費精算が遅れてしまうと経費として落とせない可能性があるからです。
旅費を効率的に精算するなら経費精算システム
旅費を効率的に精算するなら経費精算システムを利用するのがおすすめです。
旅費も経費の一部だからです。
おすすめ経費精算システム3選
おすすめ経費精算システムは主に以下の3つです。
それぞれの経費精算システムについて詳しく見ていきましょう。
マネーフォワードクラウド経費
マネーフォワードクラウド経費は使いやすさが高く評価される経費精算システムです。
自動化が充実しており、入力ミスを防げる機能が充実しています。
らくらく旅費経費
らくらく旅費経費はサポート体制の充実が特徴的な経費精算システムです。
具体的には、操作方法を訪問指導してくれたり、製品の勉強会を定期的に開催したりしてくれます。
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算はチャット機能がある点が魅力的な経費精算システムです。
英語表示もできるため、多国籍企業にも向いています。
低料金な点も魅力のひとつです。
旅費精算のまとめ
旅費精算とは出張でかかった交通費や宿泊費などを経費で落としてもらうために精算することです。
旅費精算は以下の手順で行われます。
旅費精算の注意点は以下のとおりです。
おすすめの経費精算システムとしては以下のようなものが挙げられます。
いかがでしたか？今回は、旅費精算の手順やポイントと併せて、効率良く行うことができる「経費精算システム」を紹介しました。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社のルールや規模によっていくつかを比較検討することをおすすめします。
従来の面倒だった作業が一気に改善され、旅費の精算がとってもラクになりますよ！
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