【2024年最新】おすすめのワークフロー12選を徹底比較｜タイプ別の比較ポイントまでわかりやすくご紹介

このようなお悩みはありませんか？

会社ではさまざまな申請を行う必要がありますが、 申請に手間がかかるときもありますよね。 

そんなときは、ワークフローを導入によって効率的な申請業務が行えるようにしましょう！

そこで 、今回本記事ではワークフローについてや、おすすめのワークフローを比較してみました！ 

ぜひ参考にしてみてください。

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ワークフローは業務の流れ全体を効率化してくれるシステム！

ワークフローとは、 業務における全体の流れであるワークフローをサポートするためのシステムです。 

ワークフローは会社の規模が大きくなればなるほど複雑化しやすくなっています。

そして、複雑化したワークフローとは「 誰が誰にどのようにして申請する 」のか、という基本的なところが不明瞭な状態を指しているんです。

そうして複雑化したワークフローは業務効率を低下させ、そして、業務効率の改善にはワークフローの導入が効果的でしょう。

ワークフローは、導入することでワークフローの3要素である”申請・承認・決裁”の流れを可視化します。

そのため、従来のようにいちいち申請書の形式や誰に申請するのかを調べる手間を省略でき、業務効率が改善可能です。

さらに、全ての処理をクラウド上で完結できるため、申請書の管理業務も縮小できます。

自社のワークフローが複雑になり、複雑さが原因で 業務効率の低下がみられると考えられるときは、ワークフローの導入を考えてみましょう。 

ワークフローを導入メリットを先読みしたいかたはコチラ！

ワークフローの比較ポイント

ワークフローを比較するポイントは主に以下の7つです。

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

ポイント①：社内の承認フローに対応しているか

ワークフローを比較するポイントとしてまず挙げられるのは、社内の承認フローに対応しているかです。

特殊な承認フローを設定している場合には、承認フローの自由度が高いシステムを選ぶと良いです。

ポイント②：どの業務に利用するか

ワークフローを比較するポイントとしては、どの業務に利用するかも挙げられます。

ワークフローを適切に利用するためにも、どこまでシステムを導入するか検討する必要があるんです。

また、他のツールでワークフローが搭載されている場合もあります。

ポイント③：既存の申請書が流用できるか

ワークフローを比較するポイントとしては、既存の申請書が流用できるかも挙げられます。

ワークフローに合わせて新しく申請書を作らなければならない場合、業務が増えて非常に面倒です。

できる限りスムーズな導入を行うために、 既存の申請書がそのまま使えるワークフローを選択しましょう。 

ポイント④：必要な機能があるか

ワークフローを比較するポイントとしては、必要な機能を搭載しているかも挙げられます。

まずはワークフローを用いる目的を整理し、その目的を達成できる機能があるシステムを導入しましょう。

ワークフロー機能のみに特化したシステム、もしくは、ワークフロー機能以外にもこだわったシステムのどちらを導入するのか検討する必要があります。

ポイント⑤：簡単に操作できるか

ワークフローを比較するポイントとしては、簡単に操作できるかも挙げられます。

ワークフローは、ほぼ全従業員が用いることが予想されるシステムです。

機能が良くても使いにくくては宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

ポイント⑥：既存システムとの相性について

ワークフローを比較するポイントとしては、既存システムとの相性も挙げられます。

ワークフローは既存システムと連携できる場合が多いです。

ワークフローの導入前に、 一度本当に自社の既存システムと連携できるのかを確認しておきましょう。 

ポイント⑦：導入形態について

ワークフローを比較するポイントとしては、導入形態も重視しましょう。

ワークフローには主にクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。

基本的には 低料金で、かつどこからでもアクセスできるクラウド型が便利でしょう。 

しかし、よりセキュリティを重視する大企業の場合にはオンプレミス型も選択肢の1つです。

ワークフローのタイプとは？

ワークフローとは組織内で行われるさまざまな申請を電子化して効率化するためのシステムのことです。

ワークフローには基本的なタイプのほかに、以下の2つのタイプがあります。

それぞれのタイプごとに違った特性があるので、1つずつ確認していきましょう。

エクセル型ワークフロー

エクセル型ワークフローはエクセルとの連携性能が高いワークフローです。

特に、エクセルを使った業務が多い場合や、エクセルで申請書を作成していた会社におすすめです。

グループウェア一体型ワークフロー

グループウェア一体型ワークフローはグループウェアの中にワークフローが組み込まれているものです。

グループウェアとは、複数人で業務を行う会社にとって欠かせない”コミュニケーション”をサポートするシステムになります。

ワークフローランキング比較表12選

それでは実際におすすめのワークフローを紹介する前に、比較表を使ってみてみましょう。

コスパや、規模感を考えて導入するのが失敗しないコツです。

【総合】もっともおすすめのワークフロー比較5選

総合的におすすめのワークフローは主に以下の5つです。

それぞれのワークフローについて詳しく見ていきましょう。

X-pointCloud

出典：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

株式会社エイトレッドの「X-pointCloud」は簡単操作で申請を電子化できるサービスです。

自社で利用してきたフォーマットの再現が簡単で、 ストレスなく電子化に踏み切ることができます。 

組織変更の頻度が少ない企業を中心におすすめです。

X-pointCloudの基本情報

バクラク申請

出典：https://bakuraku.jp/workflow

「バクラク申請」は3,000社以上に利用されており、継続率は99％以上と実績のあるワークフローです。

バクラク申請のイチオシポイントとしては、UIが洗練されているため、実際に利用する従業員も気軽に利用できます。

また、 同社の提供するシステムとの連携が可能なので、申請に関する業務をすべて効率化することが可能です。 

もちろん、初期費用無料、月額料金2万円～とリーズナブルな価格設定利用することができるので、費用が心配な方でも安心です。

バクラク申請の基本情報

ジョブカンワークフロー

出典：https://wf.jobcan.ne.jp/

株式会社 DONUTSの「ジョブカンワークフロー」は2万人以上に利用されている実績のあるワークフローです。

ジョブカンシリーズ全般に共通する特徴ですが、シンプルで操作性が高いため、初めて使う場合も簡単にご利用できます。

また、料金も業界最安クラスでお得に利用することができるので、費用が心配な方でも安心です。

ジョブカンワークフローの基本情報

承認Time

出典：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の「承認Time」は、あらゆる申請を電子化できるワークフローになります。

電子化できる申請は、具体的には稟議申請や捺印申請などに対応しているんです。

また承認Timeは、ワークフロー設定の自由度も高く自社の状況に合わせて柔軟に運用することができます。

たとえば、 申請内容に応じて承認ルートを作成したり、全員の承認が必要か、1人からでいいのか、などについても設定可能です。 

承認Timeの基本情報

rakumoワークフロー

出典：https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/

rakumo株式会社の「rakumoワークフロー」はGoogle Workspaceとの連携性能が高い点が魅力的なワークフローです。

さらに、機能を自由に組み合わせることができ、ワークフローのほかにタイムレコーダー、カレンダー機能などの追加も可能です。

rakumoワークフローの基本情報

【大企業向け】おすすめのワークフロー比較3選

大企業向けのおすすめワークフローは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローについて詳しく見ていきましょう。

賢人ワークフロー

出典：https://www.kengin.co.jp/series/index.html

賢人株式会社の「賢人ワークフロー」は修理・保守・点検管理特化型のワークフローです。

そのため賢人ワークフローは、 規模の大きな工場を中心に幅広く導入されています。 

作業手順や報告の形式をカスタマイズして自社に合わせた形で運用することが可能です。

賢人ワークフローの基本情報

MAJORFLOWZFORM

出典：https://www.majorflowz.com/major-flow-z/major-flow-z-form/

パナソニックネットソリューションズ株式会社の「MAJORFLOWZFORM」は大手企業に適した便利機能が充実しているワークフローです。

MAJORFLOWZFORMは、紙の申請書におけるあらゆる課題の解決、という理念のもと開発されました。

複数の会社にまたがって利用できたり、多国語に対応していたりする点も魅力的ですよね。

簡単な質問に答えるだけでどの申請書が必要か教えてくれる機能も好評です。

MAJORFLOWZFORMの基本情報

SmartDB

出典：https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/

株式会社ドリーム・アーツの「SmartDB」はワークフローに加えてWebデータベースとしての機能も兼ね備えているシステムです。

SmartDBは主に1,000名を超える大企業を中心によく選ばれているようです。

SmartDBの基本情報

【中小企業向け】おすすめのワークフロー比較2選

中小企業向けのおすすめワークフローは主に以下の2つです。

それぞれのワークフローについて詳しく見ていきましょう。

Hachikin

出典：https://hachik.in/

株式会社hachikinの「Hachikin」はワークフローに加えて、勤怠管理と経費精算が可能なシステムです。

また、 ワークフローとして、申請から承認、却下まで簡単に行うことができます。 

簡単にコメントをつけることもできるので、コミュニケーションを取りながら申請を進めることが可能です。

Hachikinの基本情報

Create!Webフロー

出典：https://www.createwebflow.jp/

インフォテック株式会社の「Create!Webフロー」は操作の容易さが高く評価されているワークフローです。

承認ルートもアイコンをラインで結ぶ形式で、直感的に構築することが可能です。

Create!Webフローの基本情報

【エクセル型】おすすめのワークフロー比較3選

エクセル型のおすすめワークフローは主に以下の3つです。

それぞれのワークフローについて詳しく見ていきましょう。

Styleflow

出典：https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/

TDCソフト株式会社の「Styleflow」はセキュリティ性能の向上に力を入れているワークフローです。

エクセル形式のシステムで、 エクセルやワード形式の申請書を簡単に作成することができます。 

メールやチャットシステムと連携し、申請を通知することも可能です。

Styleflowの基本情報

HUEWorkflow

出典：https://saas.worksap.co.jp/workflow/

株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズの「HUEWorkflow」はノーコードで簡単に利用できるエクセル型ワークフローです。

エクセルファイルをアップロードすることで簡単に申請フォームの作成ができます。

パソコンはもちろん、スマホやタブレットにも対応しているので迅速な承認が可能です。

HUEWorkflowの基本情報

AppRemo

出典：https://solutions.system-exe.co.jp/appremo

株式会社システムエグゼの「AppRemo」はテレワークでの利用に適したワークフローです。

エクセルで作った申請書を利用するため、オフライン編集ができる点が魅力的ですよね。

AppRemoの基本情報

ワークフローを導入するメリット

ワークフローを導入するメリットは主に以下の5つです。

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット①：意思決定が迅速になる

ワークフローを導入するメリットの1つ目は、「意思決定が迅速になる」ことです。

ワークフローの導入により、様々に大きく変化する時代にスムーズに対応できるでしょう。

メリット②：紙で申請するコストが削減される

ワークフローを導入するメリットの2つ目は、「紙で申請するコストが削減される」ことです。

従来のように紙の申請書を使っている場合、申請用紙の発行の手間や担当者が印鑑を押す手間がありました。

ワークフローを使えば、 発行や押印の手間を大幅に省略できるためより効率的な業務遂行が望めます。 

メリット③：盗難・紛失のリスクを軽減できる

ワークフローを導入するメリットの3つ目は、「盗難・紛失のリスクを軽減できる」ことです。

紙の申請書では、どうしても盗難・紛失のリスクが存在してしまいます。

もし何かあった時でも、データの復旧が容易なワークフローを導入していると安心ですよね。

メリット④：内部統制を強化できる

ワークフローを導入するメリットの4つ目は、「内部統制を強化できる」ことです。

ワークフローを導入することによって、承 認フローが誰でも一目でわかるように可視化されます。 

また、誰がいつ承認したのかはっきりわかるため、万が一の問題が起こった時に対処しやすいです。

メリット⑤：リモートワークをしやすくなる

ワークフローを導入するメリットの5つ目は、「リモートワークをしやすくなること」ことです。

従来の紙の申請書の場合は、承認の印鑑を押してもらうために出社しなければならない場合もありましたよね。

そこでワークフローを使えば、 申請業務が全てオンライン上で完結するため、リモートワークがしやすくなります。 

ワークフローを導入する6Step

ワークフローは以下の6ステップで導入することができます。

それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

Step1:導入目的を明確化

ワークフローを導入する時には、最初に導入する目的を明確にすることが必要です。

目的が不明瞭になっていると、 自社に合わないシステムを導入して十分な効率化を果たせない場合があります。 

手段と目的の逆転が起こらないように注意しましょう。

Step2:担当者を選定

次に、ワークフローの担当者を選定します。

担当者に責任を持たせることで、よりスムーズなワークフローの導入が可能です。

担当者は デジタル技術に明るく、社内の承認フローに精通した人が適任でしょう 。

Step3:申請・承認フローの把握

次に、社内の申請や承認フローを把握する必要があります。

もし、申請や承認フローを把握していないと、どのようなシステムが自社に合っているのかわかりません。

自社に合わないシステムを導入し、 社内を混乱させてしまわないためにも自社に適したワークフローを導入しましょう。 

Step4:ワークフローに移行するフローを選定

次に、どの申請や承認をワークフローに移行するのか決定します。

社内の申請、承認の中にはワークフローへの移行が適さないものもあるでしょう。

どの範囲まで移行するかは導入後の社内への影響も考え、慎重に行う必要があります。

Step5:ワークフローの比較・選定

次に、導入するワークフローを比較し、選定します。

自社の規模や申請・承認フローの実情に合ったシステムの比較・選定が大切です。

詳しい選び方は上記の内容を参考にしてください。

Step6:ワークフローの導入

最後に、いよいよワークフローを導入します。

ワークフローはただ選んで終わりではありません。

社内研修や説明会が必要な場合もあり、導入には最低でも1ヵ月はかかるとみていいでしょう。

ワークフローを導入する時の注意点

ワークフローを導入する時の注意点は主に以下の3つです。

それぞれの注意点について詳しく見ていきましょう。

注意点①：システムを調整する必要がある

ワークフローを導入する時の注意点の1つ目は「 システムを調整する必要がある 」ことです。

例えば承認フローが変更されたり、承認の担当者が変わったりした場合にはシステム上でも情報を更新する必要があります。

そのため、 組織変更が多い場合は柔軟に対応できるワークフローを導入するのがおすすめです。 

注意点②：書類を電子化できない場合がある

ワークフローを導入する時の注意点の2つ目は「 書類を電子化できない場合がある 」ことです。

会社として電子化が阻まれるほど重要な書類の場合や、法律の定める基準に則っていない書類の場合、書類を電子化できません。

電子化し保存が許可されるための基準は、主にe-文書法と呼ばれる法律の中でまとめられています。

上記のことから、電子化しようとしている書類が本当に電子化できるものなのかを事前に確認しておきましょう。

注意点③：セキュリティリスクがある

ワークフローを導入する時の注意点の3つ目は「 セキュリティリスクがある 」ことです。

もちろん紙の申請書類でも同様に、盗難や紛失のリスクが存在します。

安心して業務を行うために、もセキュリティ性能の高いワークフローを導入しましょう。

ワークフローの導入でよくある質問

それでは最後にワークフローの導入でよくある質問について紹介します。

これを読んでワークフローについての知識をよりしっかりとしたものにしましょう。

利用する社員の人数は変更可能か

結論から申し上げますと利用する社員の人数は変更可能な場合が多いです。

これは導入するシステムによって異なりますが、利用人数による従量課金制を採用している企業では月末に利用者のID数を計測し料金を請求する場合が多いようです。

そのため初期に100人で登録し、現在は90人となっていても余計な料金を支払う必要がありません。

詳しくは本格的な見積もりの前に無料資料請求を試してみましょう。

申請書のフォームの作成上限はあるか

申請書のフォームの作成上限はない場合が多いようです。

ただし無料のシステムや、制限が多いシステムの場合は50枚までなどの上限が設定されていることもあるようです。

そのため、自社に申請書のフォームが多い場合は上限を超えていないかチェックしておきましょう。

これも事前に資料請求しておき、導入後の後悔にならないようにしましょう。

ワークフローの比較のまとめ

本記事では、ワークフローについてや、おすすめのワークフローについてまとめてきました。

ワークフローは、導入によって社内のワークフローを可視化できます。

そして、 ワークフローの可視化により業務効率改善の効果も期待できるでしょう。 

また、ワークフロー導入の際は自社の目的に合ったものを採用し、従業員にとってなるべく使いやすいものを導入すべきです。

もし現状のワークフローに問題を感じているなら、ワークフローを導入してはどうでしょうか？