電子契約システムのメリット4選！デメリットやおすすめサービスもご紹介！

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に伴い、
電子契約システムの導入を検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

とはいえ、

と疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。

したがってこの記事では、

等々の内容を徹底解説していきます。

電子契約システムのメリットを把握したうえで導入を検討し、
社内の契約業務を効率化していきましょう。

以下の記事では、おすすめの電子契約システムについて紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

今話題の電子契約とは？

電子契約とは、WEB上で契約を締結できる仕組みのことです。

電子契約書に「電子署名」もしくは「タイムスタンプ」を押すだけで、書面上の契約と同等の効力に。

電子契約市場は2019年〜2020年の間で、58.8％の驚異的な伸びを見せています。

電子契約市場が伸びている要因として、テレワークの急速な普及が挙げられるでしょう。

　　　　　　　※出典：「矢野経済研究所」

オフィスも当然、顧客先にも訪問する機会が激減したことにより、契約もインターネット上で締結されるように。

電子契約システムを導入することにより、業務コストの削減だけでなく、変化する働き方改革にも対応することができます。

電子契約システムのメリットを知って導入を検討する

電子契約システムのメリットは、下記のようにまとめられます。

それぞれのメリットを具体的に説明していきますね。

契約にかかるコストの削減

電子契約システムは下記のようなコストを削減できることが特徴です。

書面の契約書を1通発行するのに3,000〜5,000円程度かかるのに対し、電子契約ですと1通につき100〜200円程度で発行できます。

また複数人で行っていた契約業務を、オンラインで一元管理可能。
そのため、一人で契約書の締結ができるため、人件費も削減できます。

電子契約システム導入のために上層部への提案が必要になるでしょう。

このような視点で話すと、提案が通りやすくなりますよ。

締結までのスピードが向上

一般的な契約業務ですと、下記のような手順を踏む必要があります。

承認者が不在の場合は、郵送までさらに時間がかかることも。
「正直めんどくさい…」と思ってしまっても無理はありません。

一方で電子契約の場合、これらの作業をオンライン上で完了できるので、業務スピードが格段に向上します。

書面契約で数週間かかっていた業務が、電子契約にすることで最短1分で締結できるように。

契約業務にかかる時間を大幅に短縮し、他の重要な業務に時間を割けるようにしましょう。

保管の手間や場所が必要なし

書面契約の場合、大量の契約書の保管場所が必要になります。

しかし電子契約はWEB上で、「いつ誰がどのような契約を締結したのか」といった記録が蓄積されます。

そのため契約書の保管庫を一切必要としません。

過去書類を簡単に検索可能

さらに電子契約の場合は、過去の契約書を簡単に検索することも可能に。

これにより、大きな保管庫の中で大量の書面契約書を整理する時間や手間も不要になるでしょう。

これまで、必要な書類を探す手間が省けるようになり、本来の業務に集中できるようになります。

電子契約システムのデメリットは？導入時の注意事項

社内の業務効率化を推進でき、導入ハードルの低い電子契約サービスですが、

といった導入する際の注意点があります。

安心して導入ができるよう、注意事項を詳しく確認していきましょう。

すべての書類が電子契約できるわけではない

電子契約が主流になりつつありますが、一部の書類はWEBではなく書面契約の必要があります。

特に、

等の契約書はオンライン上での締結ができません。

取引先との相談も必要

取引先によっては書面契約を継続している企業もあるでしょう。

電子契約を取り交わしたい場合は、先述したメリットや導入方法などを丁寧に説明する必要があります。

電子契約システムはメール上で契約データを送受信可能。

そのため一方が電子契約システムを導入していなくても使用ができるため、
導入ハードルは低いと言えます。

少なくとも取引先に対していきなり電子契約を提示することは、避けましょう。

契約周りの業務フロー変更が必須

電子契約にすることで、複数人で行っていた業務がほぼ一人で完結することがあります。

そのため書面契約で複数人員を必要としていた場合は、業務フローの変更が必須に。

従業員が電子契約システムで問題なく契約業務ができるよう、導入前に説明しておきましょう。

おすすめの電子契約サービスを選ぶポイント

電子契約システムのメリットを把握して導入を検討しても、数ある電子契約サービスから自社に合ったものを選ぶのは大変ですよね。

自社に適した電子契約サービスを選ぶためには、下記のような判断基準が必要になります。

選定基準に関する詳しい解説は、下記記事に記載されています。

電子契約システムの導入を少しでも考えている場合は、必読の記事になりますのでぜひご覧ください。

おすすめの電子契約サービス5選

当サイトを運営している人事労務のプロがおすすめする、5個の電子契約サービスを紹介していきます。

導入社実績で選ぶなら『クラウドサイン』

出典：「クラウドサイン」公式サイト

クラウドサインの特徴は下記のようにまとめられます。

電子契約サービスの中で最も高いシェアを誇るのサービスが、クラウドサイン。

セキュリティ面や使いやすさ、さらに先述した外部連携の幅も広く、業務フロー効率化にはピッタリのサービスです。

1件あたりの送信料が200円と他サービスに比べ割高ですが、送信料が許容範囲内であれば、規模・業界問わず導入をおすすめします。

また導入ハードルも低いことから、初めて電子契約サービス導入を検討する企業にも適しています。　

→公式サイトで導入を検討する

料金プラン

下記の表がクラウドサインの料金プランになります。

テンプレートが使いやすい『ContractS CLM』

出典：「ContractS CLM」公式サイト

ContractS CLMの特徴は下記のようにまとめられます。

ContractS CLMは締結のみならず、承認や更新管理など、契約に関わる業務全体を効率化してくれます。

「一部紙の契約書も使うが、契約のプロセス全体を効率化させたい」と考えている企業にはおすすめです。

→公式サイトで導入を検討する

料金プラン

無料プランがあるものの、具体的な金額は問い合わせが必要になります。

「まずはサービス概要だけでも掴みたい」とお考えの方は、資料請求をしてみても良いでしょう。

2億人のユーザーに支持されている『Docusign』

出典：『Docusign』公式サイト

Docusignの特徴は下記のようにまとめられます。

Docusignは米国で生まれたサービスであり、海外企業との契約書締結でも、強い法的効力を発揮できます。

月額費用が他サービスと比べると割安なため、機能の幅はどうしても狭まりますが、なんと言っても年間100通の契約件数であれば無料です。

業務フロー改善というよりは、「送信する契約書の数が大量なので、そのコストを抑えたい」と考えている企業にはおすすめのサービスです。

料金（月額）25＄〜無料プランの有無あり送信料（1通につき）0円ユーザー数の制限なしデータの形式Word、PDF

→公式サイトで導入を検討する

料金プラン

下記の表がDocusignの料金プランになります。

自治体でも採用実績あり『GMOサイン』

出典：『GMOサイン』公式サイト

GMOサインの特徴は下記のようにまとめられます。

先程紹介した『クラウドサイン』と共に、国内50万社以上の導入実績のあるGMOサイン。

非常に頑丈なITセキュリティを整備しているGMOですが、基本機能だけでも契約周りの業務改善を行うには十分過ぎるくらいです。

特に一括送信機能がすでに基本機能であることで、複数の書類を一括サイン・送信できます。

また他社サービスに比べ契約書の送信料金が半額であることから、コストパフォーマンスを最重要視する企業にはピッタリのサービスなんです。

料金プラン

下記の表がGMOサインの料金プランになります。

20年以上の運用実績を誇る『BtoBプラットフォーム契約書』

出典：『BtoBプラットフォーム契約書』公式サイト

BtoBプラットフォーム契約書の特徴は下記のようにまとめられます。

選定基準で重要な外部連携性においても優れているのが、BtoBプラットフォーム契約書。

他サービスと連携することで契約書にとどまらず、見積から請求書も電子化できるのが特徴です。

料金も格安なことから、電子契約サービスの導入費用を極限まで抑え、業務の効率化を図りたい、といったニーズに応えることができます。

ただ、ゴールドプラン以外ですと活用できる機能が限られている点、物足りなさがあります。

まずはフリープランから試験的に使用することから、検討してみても良いでしょう。

料金プラン

下記の表がBtoBプラットフォーム契約書の料金設定になります。

下記記事では、上記で紹介した以外で、10の電子契約サービスを厳選紹介しています。
企業によっては最適な電子契約サービスを紹介しているので、ぜひ参考にしてください！

電子契約システムのメリットに関するQ&A

次に電子契約システムに関する2つの質問に回答していきます。

細かい事項になりますが、確認していきましょう。

電子契約システム導入が向かない会社は？

DXには欠かせない電子契約システムですが、現状の導入率は3割程度。

電子契約が普及しない、つまり電子契約システムの導入が進まない会社の特徴は下記のようにまとめられます。

契約締結数がそもそも少なく、業務フローに問題がない場合は、むしろ電子契約システムを導入するコストがネックになるでしょう。

上記の特徴に多く当てはまる企業であれば、すぐの導入は必要ありません。

しかし長期的に見ればデジタル化は避けて通れず、取引先から電子契約を持ちかけられる可能性は多いにあります。

したがって電子契約システムを導入する基準は、予め設定しても良いでしょう。

取引先に電子契約を拒絶されたら？

取引先が電子契約を拒絶する理由として、次のような理由が挙げられます。

先述した通り、1に関してはこの時点で解決できます。

2に関しては、下記のような対応が効果的。

しかし、するべき対応は取引先ごとに異なるので、まずは打ち合わせの機会を設けましょう。

電子契約システムのメリットまとめ

最後まで記事をご覧いただきありがとうございます。

この記事を読んだことで、

等々、電子契約システムについて理解が深まったのではないでしょうか。

電子契約システムのメリットを把握したうえで、次に自社に適した電子契約サービスを選びましょう。

以下の記事では、おすすめの電子契約システムについて紹介しているので、ぜひ参考にしてください。