休職制度を設計する上で、注意すべき労務リスク

毎回、労務に関する最新のニュース、気になる法改正などを取り上げて、社会保険労務士の寺島さんに話をお聞きするコーナーです。今回は休職者に対するルール・仕組みについて話をしてもらっています。

寺島戦略社会保険労務士事務所　
代表 / 社会保険労務士　寺島 有紀

一橋大学商学部を卒業、新卒で楽天株式会社に入社後、社内規程策定、国内・海外子会社等へのローカライズ・適用などの内部統制業務や社内コンプライアンス教育等に従事。在職中に社会保険労務士国家試験に合格後、社会保険労務士事務所に勤務し、ベンチャー・中小企業から一部上場企業まで国内労働法改正対応や海外進出企業の労務アドバイザリー等に従事。
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株式会社BEC
代表取締役 高谷 元悠

2013年に有限責任あずさ監査法人に入社。IPO支援、内部統制構築支援、M&A、上場企業の監査を担当。2014年に株式会社BECを創業し、代表取締役に就任。クラウド人事労務管理サービス「Gozal」を開発。

休職制度の定義とは

高谷
規模に関わらず休職者がいらっしゃる企業が多いかと思います。

寺島
企業の人事担当者にとって、「休職者」の対応というのはわりとなじみのある仕事となりつつあるように思いますね。

いわゆる骨折などの怪我のように短期間お休みをするといった社員から、メンタル疾患によって長期間休職中の社員まで、企業には少なからず「休職」への対応を行っていることかと思います。

高谷
休職とはそもそもどういう定義なのでしょうか。

寺島
休職制度は、労働基準法上で定められているといったこともなく、企業が独自で制度設計可能なものですが、一般的に「雇用を維持しながら労働義務が免除される期間」として定義されています。

休職制度の設計時に注意すべき「休職期間」

高谷
法律上で定義されたものではないのですね。では休職制度自体は自由に設計できるものでしょうか。

寺島
先ほども述べた通り特段労基法で定められているわけではないので、休職の事由、期間、給与の有無などは会社で設計が可能です。そのため、戦略的に休職を設計する必要があります。

高谷
休職制度を作る上で、注意すべき点はありますか？

寺島
よくある問題として、「休職期間長すぎ問題」があります。
とくにベンチャー企業などで多いのですが、社長が大手企業の就業規則をもらってきて、それをテンプレにして作成してしまったばっかりに、スタートアップ企業にもかかわらず休職期間が「2年」となっていたりする場合があります。

動きが激しいスタートアップにとって、2年休職されると浦島太郎状態になると思いますし、その穴埋めのフォロー体制の構築も難しいように思います。

また、勤続が長い社員には最長2年休んでもらっても仕方ないかもしれませんが例えば入社して1か月の方が2年休職期間あるというのは違和感があるように思います。

高谷
確かに、入社翌日に2年休職などになると少し違和感がありますね。

寺島
対策としては、例えば勤続1年未満の方は1か月、1年以上3年未満の方は３か月のように勤続期間に応じて休職期間を変えるのもお勧めです。

高谷
なるほど！その他注意点などありますか？

休職制度と退職の実務上の関係性

寺島
逆に「休職制度は手厚すぎるのでいらないです」という経営者の方もいるのですが、それもまたあまりお勧めしません。

というのは、休職期間の満了日においても復職ができない場合、自然退職として扱うことができます。つまり契約社員の期間満了のような形で、解雇といった形をとる必要がありません。

「解雇」の場合、「解雇は無効」であるといった反論が可能となり、就業規則の普通解雇の条文があるか、手続きは妥当か、その処分は合理的かといったことが裁判になった場合厳しく判断されますが自然退職についてはそのような論点はありません。

そのため、いわばメンタル疾患等で勤務が難しい社員との間でスムーズに退職手続きを進められる可能性が高いと言えます。

実務では、メンタル疾患で勤務が不規則、勤怠不良といった社員について普通解雇を行うということよりも、休職に入ってその後自然退職といった流れとなることが多いように感じます。

高谷
実務上は休職がスムーズな退職手続きを進める手段になっているのですね。

寺島
その他の注意点でいうと、休職中の賃金の取り扱い、社会保険の取り扱い、連絡の方法などを就業規則に定めておくと、トラブル防止かつ人事のオペレーションもスムーズかと思います。

また休職から復帰した後に結局欠勤を繰り返してしまうケースなどもよくあることです。そこで、再休職の制度を設けて、休職自体を継続したものとして再度休職期間に入るような仕組みも有効です。