タイムカードでの勤怠管理は、15分、30分単位でなく1分単位が必須なのか?

執筆: 『人事労務の基礎知識』編集部

タイムカードの管理単位を何分扱いにするかは、会社によって異なるかと思います。会社と従業員にとって、何分扱いにすれば、トラブルがなくて済むのかを法律上の規定を参考にしながら、確認してみましょう。

勤務時間の管理手段と管理単位

大抵の会社では、従業員のタイムカードをカードストックの棚に入れて、従業員は出勤時にタイムカードを打刻機に入れて、時間をタイムカードに印字させる方式をとっているところが多いかと思います。

他にも、カードをスキャンしたり、出勤簿に出社時間と退社時間を記入するという方法もあります。管理手段は会社によって、異なりますが、管理単位も異なります。

管理単位は、厳密には、何分扱いにするべきなのでしょうか。管理単位は、厳密には1分単位で行うのが正しいですが、現実には1分単位で管理している会社は少ないでしょう。

会社としては区切りのいい時間で管理する傾向があり、15分単位、30分単位の会社が多いでしょう。ただし、仮に15分単位で5分や10分残業した時間が切り捨てられてしまうのは、従業員にとっては、会社に対して、あまり気持ちのいい印象は持たないでしょう。たかだか5分や10分でも給与の報酬には含めるべきだからです。

では、会社と従業員にとって何分扱いにするのが妥当なのでしょうか。

時間の管理単位は従業員の職種によって、捉え方が異なるでしょう。社員の場合は出社時間と退社時間が決まっており、残業する場合は、残業申請を上司に提出して、1時間なり2時間なりの区切りのいい時間で管理して

いるのが通常でしょう。ケースにもよりますが、15分や30分単位で残業申請するケースはあまりないのではないでしょうか。

しかし、パートやアルバイトで働く従業員にとっては、分単位の管理は切実な問題です。たとえば、時給1,000円の人が毎日3分残業して、1か月20日働いたとしたら、20日×3分=60分となり、時給の1,000円分の違いが出てきます。この分を切り捨てて、1年間、積み上げたら1時間×12か月=12時間で、1,000円×12時間=1万2,000円分の違いが出てきます。ちりも積もれば山となるいい例ではないでしょうか。こうなると会社側では残業未払いの問題が発生します。

また、仮に15分単位にすると、5分や10分で作業が終了しても、15分単位なので、残りの10分や5分をただ待機するだけの時間になってしまいます。これは会社にとっても従業員にとっても、ダメージの大きい現象であり、労務管理上も望ましくないでしょう。したがって、勤務時間の管理単位は1分単位で管理するのが望ましいといえます。

労働基準法上の勤務時間の管理単位の扱い

労働基準法上の勤務時間の管理単位の扱いはどうなっているのでしょうか。

時間の管理単位に関して、明確に何分単位にするべきであるという条文はないです。ただし、労働基準法の通達(昭和63年3月14日基発第150号)では、割増賃金の計算に関して、以下のように定めています。

「1ヶ月における時間外労働、休日労働および深夜業の各々の時間数の合計の1時間未満の端数がある場合に30分未満の端数を切り捨てて、それ以上の時間を切り上げること」

引用元:(リンク先情報の掲載は終了しました)

例えば、1ヶ月の残業の合計時間が20時間15分だったとしたら、15分を切り捨てて、20時間とすることが可能であるということです。ただし、1ヶ月の残業の合計時間が20時間45分だったとしたら、45分を切り上げて、21時間にしなければならないことになります。

また、遅刻、早退、欠勤に関しては以下のような規定(昭和63年3月14日基発第150号)があります。

「5分の遅刻を30分の遅刻として賃金カットするというような処理は、労働の提供のなかった限度を超えるカット

(25分についてのカット)について、賃金の全額払いの原則に反し、違法である。なお、このような就業規則に定める減給の制裁として、法91条の制限内で行う場合には、全額払いの原則には反しないものである」

引用元:(リンク先情報の掲載は終了しました)

すこしむずかしい条文ですが、遅刻、早退、欠勤の問題は悩ましいところです。その理由にもよりますが、5分の遅刻を30分の遅刻として賃金カットは法律としては、違反であると言っています。しかし、就業規則で定めた減給の制裁とあるので、この問題は就業規則に従うしかなく、会社の従業員も就業規則をルールとして扱うことになるでしょう。

まとめ

勤務時間の管理手段と管理単位は会社の方針に頼るところが多いです。ただし、残業の時間単位を15分や30分単位で管理していると、トラブルのもとになることもあります。それは残業時間を15分や30分単位で管理していると単なる待機が増えたり、残業未払問題を引き起こす可能性があるからです。したがって、1分単位での管理が望ましいといえます。

また、労働基準法の通達においては、残業の時間単位については、30分単位を区切りとしています。ただし1日あたりの単位ではなく、1ヶ月の残業の合計時間での30分単位の話です。この通達は昭和63年の古い規定です。今のようにPCやシステムが発達していない時代です。PCで処理するのが当たり前の今では、1分単位で管理するほうが15分や30分単位で管理するより、簡単ですっきりするのではないでしょうか。

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『人事労務の基礎知識』編集部
『人事労務の基礎知識』編集部
株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。