店舗管理システムとは?導入すべきサービスと取り入れるメリットを解説

執筆: cw-saas |

店舗管理システム_とは_サービス_メリット
店舗管理システムって必要なの?
どんな店舗管理システムを選んだらいいの?

あなたと同じように、このような疑問をもっている店舗管理や店長は決して少なくありません。

業務の効率化に活用できると、企業の本部管理者や店長からの注目を集めている店舗管理システム。

店舗の業務改善を考えながら、「店舗管理システムはなにができるの?」「どんなシステムを選んだらいいの?」といった疑問をもっているが多くいます。

今回はそんな方々に向けて、店舗管理システムの概念や導入すべきサービスの選び方を解説していきます。

数多く用意されている店舗管理システムの中から、適切なサービスを選択していきましょう。

店舗管理システムについてざっくり言うと
  • 店舗の業務効率化をサポートするシステム
  • 主に決済や顧客管理、販売促進機能を搭載
  • 適切なサービス選びには店舗の課題把握が大切

店舗管理システムとは

店舗管理システムとは、店舗業務の効率化をサポートするシステム全般を指します。

アパレルや飲食店など、業界によって課題はさまざまです。

しかし、情報やスケジュール管理、報告業務の円滑化といった本部と店舗間のやり取り、複数の店舗を抱える企業の運営、管理機能を提供するシステムの総称です。

店舗運営には販売や仕入れ、在庫など、数多くの業務が存在します。

しかし、店舗管理システムをもちいることで、幅広い業務をデータ化し、業務改善を促進することができます。

売上管理に関係する業務

在庫管理システム_売上管理_業務

店舗管理システムによって効率化を進められる1つ目の業務が、売上管理に関係する業務です。

売上に関係する業務とは、売上の数字管理だけでなく、その分析業務も含まれます。1日の売上高を正確に把握し、1ヶ月や1年間の売上計画を作成することも売上管理に関係する業務の1つです。

売上管理によって抽出したデータを分析することで、ピークタイムや売上が落ち込む要因など、店舗ごとの特性の把握の役立てることがでいます。

在庫管理に関係する業務

在庫管理システム_在庫管理システム_在庫管理_業務

在庫管理に関係する業務も、店舗管理システムを導入することで改善を進められます。

在庫管理に関係する業務とは、ユーザーが求めるアイテムを効率的に販売するためのタスクです。

店舗管理システムを導入し、適切な在庫管理を行うことで、売り残しや欠品を防ぐことができます。

仕入れに関係する業務

在庫管理システム_仕入れ_業務

店舗管理システムによって効率化できる3つ目の業務が、仕入れに関係する業務です。

仕入れ関連業務は、店舗や業種によってプロセスが異なります。

すでにある程度の業務がシステム化されていることもありますが、見積依頼や購買契約、発注といった多くのフローが必要になることも珍しくありません。

また、一部の知識をもった担当者に属人化されていることもあるため、システムの導入が効果的な業務といえます。

店舗管理システムの役割

店舗管理システム_役割

店舗管理システムの役割を一言で表現すると、効率的な運営のサポートです。

システムに搭載されている機能については後ほど解説しますが、多くのサービスには在庫や従業員、売上に関する機能が搭載されています。

そして、在庫のデータと売上の数値を連動させることが、店舗管理システムの1番の役割です。

在庫や従業員に関係するデータの登録だけであれば、エクセルを加工することで対応できます。

しかし、登録したデータを売上に反映し、経営に活用するという一連の流れを構築できるのは店舗管理システムならではの魅力です。

店舗管理システムが必要な理由

店舗管理システム_必要_理由

店舗管理システムが必要な理由は、本部に籍を置く管理者と店舗を切り盛りする店長の課題解消に有効であるためです。

多くの本部管理者と店長が、次のような課題を抱えています。

本部側管理者の課題:現場の状況がわからない・複数の店舗への指示が行き届かない・管理業務が多い

店長の課題・管理業務が多い・本社とのコミュニケーションが不足している

もちろん、採用するサービスにもよりますが、店舗管理システムを用いることで本部管理者と店長が抱える多くの悩みを解消することができます。

アパレルであれば、店長は用意したデータを使った報告業務に、本部管理者は店長からのレポート確認に専念することで、管理業務に生じがちなロスを削減可能です。

店舗管理システムの機能

在庫管理システム_機能

次に、店舗管理システムに搭載されている機能を紹介していきます。

サービスによって多少の違いがあることも事実ですが、決済や販売促進、勤怠管理といった機能は、ほとんどの店舗管理システムに搭載されています。

 

決済や顧客管理、販売促進に関する機能

在庫管理システム_決済_顧客管理_販売促進_機能

店舗管理システムに搭載されている1つ目の機能が、決済や顧客管理、販売促進に関する機能です。

決済や顧客管理、販売促進機能は、顧客との取引に活用され、次のような細かなシステムが用意されています。

決済や顧客管理、販売促進に関する機能:顧客台帳機能・顧客検索機能・購買履歴機能・DMラベル出力機能・顧客ポイント管理機能・販売促進プロモーション機能・特売商品検索機能・商品別ポイント付与機能

勤怠管理に関する機能

在庫管理システム_勤怠管理_機能

店舗管理システムには、次のようなシフト・勤怠管理機能も搭載されています。

勤怠管理に関する機能:シフト予定表機能・勤怠台帳機能・個人別勤務表機能・勤怠承認処理機能・休日出勤対象者入力機能・採用承認処理機能

売上管理と並行し、勤怠管理を行えるため、月々の利益の算出が容易になります。

店舗管理システム製品が備える独自機能

在庫管理システム_製品_独自

店舗管理システムには、サービスごとの独自機能も搭載されています。

店舗と本部のコミュニケーションツールとして、掲示板や承認フロー、文書管理といった機能が、多くのサービスに搭載されています。

また、課題を分析するための仕入先ごとのデータ入力機能、ABC分析機能が搭載されていることも少なくありません。店舗管理システムのタイプ

店舗管理システムのタイプ

在庫管理システム_タイプ

ここからは店舗管理システムのタイプを、いくつかピックアップして紹介していきます。

先ほど解説した基本的な機能を搭載しつつ、POSシステムや受発注システムなど、店舗管理システムのタイプごとに特化した機能に違いがあります。

 

売上管理が強みのPOSシステム

在庫管理システム_タイプ_POSシステム

1つ目に紹介する店舗管理システムのタイプが、売上管理が強みのPOSシステムです。

POSシステムとは、Point Of Salesの頭文字をとった用語であり、販売時点情報管理と和訳されます。

小売店に導入されているレジシステムでありながら、売上傾向の分析や顧客管理といった機能も搭載されています。

開発手法にもよりますが、リアルタイムで本部との連携をすることも可能であり、店舗とのコミュニケーション促進にも役立つシステムです。

仕入れ業務を改善する受発注システム

在庫管理システム_タイプ_受発注システム

仕入れ業務の改善をサポートするシステムが、受発注システムです。

受発注システムを取り入れる企業の業種にもよりますが、飲食業界の電話やメールといったアナログでの発注業務をサポートしてくれます。

また受発注を行ったデータはすべてシステムに保存され、ほかの業務システムと連携することも可能です。

「受発注システムから在庫管理システムに連携する」といった仕様を用意することで、経理処理にかけていた時間を短縮することができます。

本部と店舗のコミュニケーションを円滑にする多店舗業務支援システム

在庫管理システム_タイプ_多店舗業務支援システム

本部と店舗のコミュニケーション促進に役立つシステムが、多店舗業務支援システムです。

多店舗業務支援システムは、あらかじめ複数の店舗を展開する企業向けに設計されており、1つの業務を即座に店舗へ連携する機能が搭載されています。

店舗の売上や在庫管理によって、報告が滞ってしまいがちな店長も、決まったフォーマットが用意されていることで手間をかけずに本部との連携を行えます。

店舗情報の更新をサポートする店舗情報管理システム

在庫管理システム_タイプ_店舗情報管理システム

店舗管理システムのなかでも店舗情報の発信に役立つシステムが、店舗情報管理システムです。

店舗情報管理システムは、GoogleビジネスプロフィールやInstagramと連携することができ、一括で情報の更新してくれます。

店舗情報の更新は、昨今のGoogleマップやInstagramから基本情報を集めるというユーザーの動向に関係し、間接的な販売促進につながる業務と位置づけられています。

SNSなどのシステムに不慣れな管理者でも、店舗情報管理ツールを利用することで業務の効率化を進められます。

店舗管理システムを選ぶ際のポイント

店舗管理システム_選ぶ_ポイント

ここからは、店舗管理システムを選ぶ際のポイントを解説していきます。

業務の効率化を促進するという最終的な目的に代わりはありませんが、それぞれのサービスに特徴があります。

次に紹介する、業種とのマッチングを確認する、店舗の課題に合わせるというポイントを網羅することで、より精度の高いシステム選びが可能になります。

業種とのマッチングを確認する

店舗管理システム_選ぶ_ポイント_マッチング

店舗管理システムを選ぶ際の1つ目の指標が、業種とのマッチングを確認するというものです。

店舗管理システムと総称されているものの、適切なサービスは業種によってことなります。

そのため、同じ業種での実績を確認し、店舗の業務効率化に必要な機能が搭載されていることを確認することが重要です。

投入するコストに合わせる

店舗管理システム_選ぶ_ポイント_コスト

用意できるコストに合わせることも、適切な店舗管理システムを選ぶ指標の1つです。

ITが普及した昨今では、クラウドを経由して店舗管理システムを利用する企業が増えています。

イニシャルコストと手間がかからない、クラウドを利用したシステムが人気を集めていますが、すべての企業に適切であるわけではありません。

企業の展望によっては、あらかじめオンプレミスにコストを投入した方がよいこともあるため、事前に投入するコストを決めておくことも重要です。

店舗の課題に合わせる

店舗管理システム_選ぶ_ポイント_課題

店舗の課題に合わせることも、管理システムを選ぶ際のポイントの1つです。

これまで解説してきたように、店舗管理システムは業務効率化に役立つツールといえます。

ただし「なんとなく課題をクリアにできそう」という状態では、適切なシステムにはなかなか出会えません。

店舗管理の課題の根本原因を把握し、適切なアプローチを行えるツールを選ぶことが重要です。

利用できる端末の範囲を確認する

店舗管理システム_ポイント_端末範囲

業務の効率化を期待できる店舗管理システムですが、事前に利用できる端末の範囲を確認することも重要です。

少し前までは「店舗管理はパソコンで行うもの」というイメージでしたが、最近ではスマホやタブレットを利用するケースも増加しています。

さまざまな端末に対応しているシステムであれば、撮影した写真をそのまま共有することも可能です。

販売促進に店舗管理システムを利用する場合は、パソコン以外の端末で「どのように表示されるか」を確認しておく必要があります。

WEBマーケティングによる新規開拓を考えている場合は、スマホやタブレットでの見栄えが結果に直結するため、解像度ごとに表示の仕方を自動調整する機能が搭載されていることも確認しておきましょう。

対応メディアの範囲を確認する

店舗管理システム_ポイント_メディア

情報管理に注力したいという方は、対応メディアの範囲も確認しておきましょう。

一口に店舗の情報管理といっても、使用するメディアによって仕様はまちまちです。

メディアの確認が不足していると、Googleビジネスの管理は店舗管理システムで、Facebookの情報は手管理といった形になり、業務が分断されてしまう可能性が生じます。

そのため、採用を検討しているシステムが、どのようなメディアに対応しているかを把握することが非常に重要です。

SNSツールに対応したシステムが豊富というわけではありませんが、InstagramやTwitterに対応したサービスも開発されています。

今後の情報管理の運用に合わせて、適切な店舗管理システムを選択しましょう。

主な多店舗業務支援向きの店舗管理システム

店舗管理システム_多店舗業務支援

ここからは、導入実績の多い店舗管理システムをいくつか紹介していきます。

店舗管理システムといっても管理体制による向き不向きが存在するため、まずは多店舗業務支援向きのサービスを確認していきましょう。

Shopらん(株式会社ドリーム・アーツ)

店舗管理システム_多店舗業務支援_SHOPらん

1つ目に紹介する、多店舗業務支援向きの店舗管理システムがShopらんです。

Shopらんはすでに3万9000店舗を超える導入実績をもち、数多くの企業からの信頼を獲得しています。

お知らせ機能やToDOといった、機能本部と店舗のコミュニケーションサポートが評価されており、店舗への指示体制に課題がある企業には特におすすめのツールといえます。

アラジンオフィス(株式会社アイル)店舗管理システム_多店舗業務支援_アラジンオフィス

株式会社アイルが提供するアラジンオフィスは、小売店からの支持を獲得している店舗管理システムの1つです。

ECやネットショップでの導入実績が豊富であり、実店舗とオンラインを併用している企業におすすめです。

物流に関するシステムも搭載されているため、卸業を行う企業にも応用できる、機能の幅広さが魅力です。

店舗matic(株式会社ネクスウェイ)

店舗管理システム_多店舗業務支援_店舗MATIC

複数のプランを取り揃え、3万9000店を超える店舗への導入実績をもつ店舗管理システムがShopらんです。

株式会社ドリーム・アーツは、Shopらんはカレンダーやワークフロー、定期報告といった基本的な機能を搭載しています。

これまでに導入した企業において、100店舗の合計で月間1000時間以上の業務効率を改善したという、実績が明らかになっている点が大きな魅力です。

店舗Linkle(北都システム株式会社)

店舗管理システム_多店舗業務支援_店舗LINKLE

シンプルで使いやすいユーザーインタフェース(UI)を備えたクラウド型多店舗業務支援システムです。

アパレル店舗、クリーニング店、旅行代理店、パソコンショップなど業種・業界を問わず様々な企業への導入実績があります。

業務連絡、店舗報告、分析、売り場改善、週報、文書管理、コミュニティ機能など店舗の管理・運営に役立つ多数の機能を搭載。

スマホやタブレット端末向けに指を使った操作を前提にした画面デザインのUIも搭載しており、店舗の現場で端末を持ったまますべての機能を実行することができます。

PCやスマホ・タブレットを使わずに、複合機でスキャンした文書を店舗Linkleへアップロードしたり、本部が登録した文書ファイルを各店舗の複合機から直接出力したりできるオプションの「複合機連携」機能も特徴。

主な店舗管理向きの店舗管理システム

店舗管理システム_店舗管理

次に、店舗管理向きの店舗管理システムを紹介していきます。多店舗業務支援向きのよりも、管理体制を強化するための多くの機能が搭載されています。

Canly(株式会社カンリー)

店舗管理システム_店舗管理_CANLY

1つ目におすすめする店舗管理システムがCanlyです。

Canlyは特許を取得した独自の機能を搭載し、15,000以上の店舗に導入された実績のある店舗管理システムです。

Googleマイビジネスや利用しているSNSアカウントを一元管理でき、販売促進業務の効率化をサポートしてくれます。

店舗管理はもちろん、Canlyに紐づいているGoogleマイビジネスや利用しているSNSアカウントであれば、キャンペーンやクーポンを一括発行することができます。

GulfCSM勤怠管理 (株式会社ガルフネット)

店舗管理システム_店舗管理_ガルフネット

数あるサービスの中で豊富な管理機能に特徴をもつ店舗管理システムが、株式会社ガルフネットが提供するGulfCSM勤怠管理です。

GulfCSM勤怠管理には勤怠管理や受発注管理はもちろん、18の機能が搭載されているため、煩雑になりがちな管理業務の一元管理をサポートしてくれます。

また、改正労働基準法に適合した労基、内部監査システムを搭載しており、コンプライアンスを遵守した経営の実現にも一役買ってくれます。

RegiGrow(NECプラットフォームズ)

店舗管理システム_店舗管理_REGIGROW

店舗管理システムの中で3つ目におすすめするサービスが、NECプラットフォームズが提供しているRegiGrowです。

RegiGrowは、在庫や仕入れ管理といった基本的な機能が搭載されているだけでなく、購買動向をもとにした高度な売上分析を行える店舗管理システムです。

高度な機能が搭載されているものの、使いやすさを兼ね備えており、導入を検討している企業におすすめのエントリーモデルです。

Gyro-n(株式会社ユニヴァ・ジャイロン)

店舗管理システム_店舗管理_GYRO-N

Gyro-nは自社Webサイトの検索エンジン最適化(SEO)対策機能などを含む統合デジタルマーケティング支援ツールです。

そのなかの1メニューとしてMEO関連機能を提供する。GoogleマップやGoogleローカル検索の順位計測および予約投稿、一括投稿、レポーティングなどの機能を利用できる。

自社店舗だけでなく、競合する店舗の検索順位などもまとめて確認でき、オプションとして口コミを促進するGyro-n Reviewを追加することも可能です。

SMSを利用した口コミの投稿に当たっては、自社所有のモバイル端末から投稿する以外に、Gyro-n側からクラウドを通じた送信にも対応。

Googleビジネスプロフィールを含む約30媒体の店舗情報管理ツールやSEOツール、多店舗・多媒体一括投稿ツールなどをすべてパッケージ化した「ローカルSEOパッケージプラン」も用意されています。

店舗管理システムの本部側と店舗側のメリットとは

店舗管理システム_本部_店舗_メリット

店舗管理システムには、本部側と、店舗側の両方でメリットがありますが、どんなメリットがあるのでしょうか。

ここでは店舗管理システムのメリットについて、本部側と店舗側のそれぞれのばあいについてご紹介していきます。

店舗管理システムのメリット:本部側
  • データの一元管理が可能になる
  • 店舗ごとの状況把握が容易になる並び項目
店舗管理システムのメリット:店舗側
  • 管理業務コストの削減
  • サービスの効率化

本部側:データの一元管理が可能になる

店舗管理システム_本部_店舗_メリット_データ_一元管理

店舗管理システムを導入する事によって、本部が手にする1つ目のメリットがデータの一元管理が可能になるというものです。

店舗運営には在庫や売上、スケジュールなど、管理すべきものが複数あります。

こういった要素を異なるシステムで管理し、情報を統合することで、むしろ時間をロスしてしまっているというケースも少なくありません。

その点、店舗管理システムは、本部と店舗が同じデータを同じタイミングで参照することができ時間を短縮できます。

複数のデータを統合する必要もなく、1つのシステムで多くの課題を数値化できます。

本部側:店舗ごとの状況把握が容易になる

店舗管理システム_本部_店舗_メリット_状況把握

店舗管理システムを導入する事によって、本部が手にする2つ目のメリットが店舗ごとの状況把握が容易になるというものです。

1つ目のメリットであるデータ管理と同様に、店舗とのコミュニケーションに時間を要しているという企業も少なくありません。

しかし、システムを導入すれば、店舗の状況把握に必要な電話やレポートの提出といった作業を省略することが可能になります。

システム入力という業務を、店舗に定着させる必要がありますが、ルール化してしまえば、写真を添付した日報を受け取ることで店舗状況を正しく把握できます。

店舗側:管理業務コストの削減

店舗管理システム_本部_店舗_メリット_コスト削減

店舗管理システムの導入によって、店舗が手にするメリットが管理業務コストの削減です。

店舗ごとに課題が異なることも事実ですが、店舗管理システムを導入することで、管理業務にかけている時間や労力を削減できます。

売上管理や勤怠管理をシステム化し、従業員の育成などのコミュニケーションに注力するといった、メリハリをつけた業務が可能になります。

店舗側:サービスの効率化

店舗管理システム_本部_店舗_メリット_サービス_効率化

サービスの効率化を図れることも、店舗管理システムを導入することで得られるメリットの1つです。

特に電子決済サービスに対応していない店舗では、店舗管理システムを取り入れることで、レジの回転率を高めることができます。

データに基づいた在庫管理も容易になるため、システムを上手に活用することでユーザーが求めているサービスが実現しやすくなります。

店舗管理システムまとめ

店舗管理システム_まとめ

本部と店舗のさまざな課題解消をサポートしてくれるサービスが、店舗管理システムです。

店舗管理システムには、決済や販売促進をはじめとし、勤怠管理などの管理業務を効率化する数多くの機能が搭載されています。

ただし、店舗管理システムが定着した昨今では、サービスの選び方を理解しておくことが重要です。

業種や店舗が抱える課題にマッチしていない店舗管理システムは、導入したが目的になるケースも少なくありません。

今回紹介したCanlyやGulfCSM勤怠管理 といったシステムの中から、業種や店舗の課題に適しているものを選ぶことでよりスムーズな業務効率化を実現できるでしょう。