【2024年最新】予算管理システムについてご紹介！機能やメリット、選び方は？
執筆: Saas辞典編集部 ｜ ｜
企業で予算管理を行う担当者のみなさん、予算管理はどのように行っていますか？
作業の効率化、正確性、システムを導入するか否か。
予算管理に関する様々なお悩みをお持ちの予算管理担当者の方も多いことでしょう。
そして、現在はエクセルの手入力で運用している会社も多いのではないでしょうか。
エクセルでの予算管理となるとすべて手作業。
さらには、各部署や事業所からのデータの回収から集計、分析と、予算管理には膨大な時間と手間がかかってしまいます。
どうにかして、予算管理にかける時間削減と担当者の負担を軽減したいですよね。
そのお悩みを解消できるのが「予算管理システム」です。
この記事では、導入を迷われている企業担当者の方に向けて、予算管理システム選定のヒントとなる情報をお届けします。
- 予算管理システムは、各部署のデータや作業状況を一元管理できる
- 予算管理システムでデータ収集から分析まで自動で行うことができる
- 予算管理システムの導入により、現場の作業効率は圧倒的に良くなる
- 予算管理システムは、他の会計システムなどと連携できる
- 予算管理システムはリアルタイムで経営状況を把握できる
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予算管理システムとは
企業が営業活動を行う中で、予算計画を作成し、実行状況を把握していくことは、経営管理上とても重要なことです。
予算管理システムは、 予算案の作成から、進捗の把握、結果の分析までの一連の流れを一括管理し、自動で処理します。
まず、予算管理システムの主をご説明します。
メイン機能は下記の通りで、①から⑤の流れで行われます。
①から⑤の流れを、現在は手作業で行っているという企業も多いでしょう。
予算管理システムでは、上記の作業を自動で行います。
そうすることで、経営管理担当者は自社の経営状況をリアルタイムで把握することができます。
常に最新の業績を評価し、迅速な経営判断をサポートするのが予算管理システムです。
予算管理システム導入のメリット
予算管理システムの導入でどんなメリットがあるの？
予算管理システムの利便性は、お分かり頂けたかとおもいます。
次に、予算管理システムの導入は企業にとってどのようなメリットがあるかをご説明します。
操作が簡単
予算管理システムのメリットの1つ目として、誰でも使いこなすことができることです。
それは、 「何をどこにどのように入力するか」 という ルールが明確 であるからです。
例えば、エクセルでの予算管理となると、明確な入力ルールが定められていないことがあります。
また、エクセルはだれでも編集ができるので、入力者が自分の使いやすいようにアレンジしてしまうこともあります。
中には、オリジナルでフォームを作り提出する担当者もいるかもしれません。
独自に数式を入れ込んだり、自分が使いやすいフォームに作り変えてしまったりすると、使い方やフォームに統一性がなくなってしまいます。
結果として、入力したひとにしか使い方が分からないフォームが完成するという状況が発生することも多々あります。
とりまとめを行う担当者の中には、統一性のないフォームの取り扱いにお悩みの方も多いかもしれません。
そして、エクセルの知識、使いこなすレベルは、人それぞれで大きく異なります。
エクセルが全くわからないひとは、まずはエクセルの使い方から学ぶ必要があるでしょう。
一方、予算管理システムは、操作方法が明確で統一されています。
操作方法をしっかりと確認さえできれば、 その人のレベルは問わない のが予算管理システムの一つの特徴です。
だれでも使いこなすことができる という観点から、予算管理システムは操作が簡単であるといえます。作業時間の削減
予算管理システムは、手入力の作業が減る分、作業時間が削減されるのは明らかです。
まず、予算管理システムの導入によりこれまで手作業でおこなっていた作業は、ほぼ必要なくなると言っていいでしょう。
エクセルで多くのデータを整理し、ひとつにまとめるという作業は現場としては大変なことです。
働き方改革、労働環境の改善が叫ばれる現代で、煩雑な作業を効率化していくにはシステムの力を借りるのも重要でしょう。
また、作業時間が削減できれば、従業員の気持ちの面でも余裕ができてくるはずです。
気持ちの余裕ができると、結果的に本人の作業効率もさらに上がり、モチベーションも高まります。
本人はもちろん、会社としてもうれしいことですよね。
人為的ミスの削減
予算管理システムの導入による作業の自動化で、転載、転記ミスなど 人為的ミスを減らすことが可能 です。
各部署から収集した多数のエクセルデータが混在すると、データの管理自体も複雑になります。
一度に複数のデータを同時に取り扱うため、どれが最新のものかが分からなくなることもあります
また、手作業でのデータ集計作業は、転載、転記ミスも発生しがちです。
しかし、予算管理システムを導入すると、各部署の担当者が別々のエクセルデータに入力することはなくなります。
各部署の担当者は、 同じシステム上に入力を行っていくので、データを転記する必要がなくなる からです。
そのため、データの集約作業における取り扱いミスや転載、転記ミスは自然となくなるでしょう。
分析の精度があがる
データの自動集計機能でミスが減少することにより、データの正確性が高まり、分析精度の向上にもつながるでしょう。
予算管理データは、経営方針の判断材料として利用される大変重要なデータです。
分析結果の向上は、より確実な経営判断や戦略を打ち出すことにもつながります。
リアルタイムで経営状況を確認できる
エクセルではできなかった、各部署データの自動集計が可能になることで、 自社の状況をリアルタイムで確認できるようになります。
データが更新されることに伴い、評価や分析結果も同時に更新されるからです。
エクセルで予算管理を行う場合「入力⇒実績反映⇒分析」の工程に数日要している企業も多いことでしょう。
分析に至るまでに数日かかるということは、経営陣が予算の進捗状況や経営状況を把握するまでにも時間がかかるということになります。
しかしながら、 予算管理システムの導入で、これまで数日間かけて行っていた作業が一瞬でできるようになるのです。
経営者は、迅速な対応や判断を求められることが多くあります。
まるで株価チャートのように、リアルタイムで予算進捗、業績予想を確認できることは大きな特徴でありメリットですよね。
同時に、分析のためのデータ集計作業が不要になるのですから、予算管理担当者にとっても、メリットであるといえるでしょう。
迅速な経営判断をサポート
データの自動反映でリアルタイムの予算進捗や経営状況を確認できるということは、素早い経営判断を可能にすることにも繋がります。
「経営判断はスピード勝負」といえることもあるでしょう。
したがって、 迅速な状況把握を可能にする予算管理システムは、経営者にとっても大きな味方である といえます。
また、もし経営上での問題が発生した場合、予算管理システムの活用により、数字的な面も考慮した判断を下すことが可能です。
市場は常に変化しつづけており、とくに経営判断は素早さが求められます。
ビジネスにおいてスピード感は大きな武器となるのです。
「即断・即決」が求められたときにも、常に最新の情報を提供してくれる予算管理システムは経営者の大きな味方といえるでしょう。
予算管理システムの機能
予算管理システムの主な機能は、前述の通りですが、他にも様々な機能があります。
ここでは、メインの機能以外「これは便利！」「これができるならの導入も安心！」と思える機能をご紹介いたします。
各部署のデータを一元管理できる
予算管理の作業を煩わしくさせているポイントとして「複数の部署、事業所のデータ管理」があるでしょう。
エクセルでの運用の場合、下記の手順でデータの収集を行うことが多いのではないでしょうか。
この工程だけでも、多くの手間を要します。
特に複数のデータを収集し、集計を行うのは大変な作業です。
予算管理システムを導入した場合、 データ回収に関する工程を自動で行うことができます。
また、未提出者へ対してのリマインド機能があるので、わざわざひとり一人に催促の連絡を入れる必要もありません。
各部署のデータは、予算管理システム上で一元管理され、部署ごとの進捗状況、提出状況が一目で分かるようになります。
エクセルデータを引き継げる
新しいシステムの導入にあたっては、過去のデータを移行できるかどうかは気になるポイントですよね。
正確な予算案策定や分析を行うにあたって、過去の実績データは無くてはならないものです。
予算管理システムには、過去にエクセルで作成したデータを引き継ぐ機能もあるので、安心して新しいシステムに移行できます。そのため過去のデータを新しいシステムへ手作業でいれていく必要はありません。
他のシステムと連携ができる（会計システムなど）
社内では、予算管理システム以外にも会計、販売管理、給与管理など、様々な経営に関わるシステムが稼働していることと思います。
予算管理を行うにあたっては、購買データや個別会計データ、給与など数字に関わる情報は必須です。
予算管理システムでは、予算策定に必要な他のシステムのデータと連携できる機能が備えられています。これまで、複数のシステムからデータを抽出し、一つのエクセルデータに統合していた作業を行う必要がなくなるのです。
システムが必要な情報を正確に判断し、より精密な予算案などを策定します。
おすすめのクラウド会計ソフトについては以下の記事を参考にしてください。
タブレット端末からも操作できる
予算管理システムでは、Webクライアント運用を行うことで、タブレット端末からの操作やデータ確認が可能となる製品も多くあります。
上記一連の操作をタブレットで行えるのです。
外出、出張の多い経営者の方も、社内にいなくとも常に自社の状況を把握できます。
また、データ入力担当者も出先での空き時間などにタブレットで作業をすることも可能です。
経営ダッシュボードの作成が簡単にできる
予算管理に関わる業務で、とくに手間と時間のかかる作業として、経営ダッシュボードの作成をあげる担当者も多いのではないでしょうか。
会社の経営に関わるあらゆるデータを統合し、グラフなどで会社の現況を見える化する経営ダッシュボード。
経営判断、戦略の検討には欠かせないものです。
したがって、経営者としては
そう考えているはずです。
一方、予算管理担当者側としては
というのが本音ではないでしょうか。
予算管理システムは、最短ワンクリックで経営ダッシュボードを作成することができます。
自動集計した正確な数値をもとに、見やすくて分かりやすい資料の作成を実現します。
予算管理システムを選ぶポイント
ここまで、予算管理システムの機能やメリットをご紹介してきました。
ここからは実際に商品を選定する際のポイントをご説明します。
製品選定を失敗しないためにも、ぜひ確認してくださいね。
エクセルからの移行がスムーズか
機能面でもご紹介しました通り、予算管理システムには現在お使いのエクセルデータを移行する機能があります。
過去の業績データは、正確な予算策定を行う上でとても重要な情報です。
まず選定の際は、 エクセルデータの取り込み、連携を行うことが可能かどうか を確認しておきましょう。
そして、 移行がスムーズに行えるか もチェックしておくといいですね。
新しいシステムを導入する際は、どうしても手間と時間を要してしまいます。
少しでも、スムーズなデータ移行が行えるように、導入、移行作業の効率性もできる限り調べてみましょう。
エクセル形式の予算管理システムであるか
予算管理システムの中には、 エクセル感覚で操作ができる 、いわゆる「エクセルライク」な製品もあります。
そうお悩みの予算管理担当者の方は、 エクセル形式のシステムであるかどうか も選定のポイントにいれることをおすすめします。
エクセルライクな製品では、入力画面がエクセルのようになっており、 エクセルを操作する感覚で入力できます。
また、「エクセルライク」ではなく、 既存のエクセルをそのまま利用できるシステムもあります。
「エクセルっぽい画面」ではなく「エクセルそのもの」なのです。
今現在、使用しているエクセルを予算管理システムに取り込みます。
そうすると、入力画面としてはこれまで使っていたエクセルが表示されます。
そして、入力した内容が自動で分析機能に反映されていくという流れです。
要するに、 入力作業、データ作成作業の方法自体は今までと何も変わらないということです。
さらには、エクセル機能もそのまま利用できるという便利さ。
「予算管理システムは導入したいけど、入力はエクセルで行いたい。」
「新しく操作を覚えることは正直億劫だ」
そのような方には大変おすすめです。
慣れ親しんだエクセル操作の感覚はそのままに、業務改善が可能になるので、ぜひ見逃したくないポイントとして覚えておいてくださいね。
その他システムとの連携が可能か
予算管理システムを選ぶうえで、 今現在使用している会計システムなどと連携ができるかどうかは必ず確認するようにしましょう。
予算管理を行うにあたって、社内の会計関係データは必須情報です。
実際、予算管理システム内でも、会計に関する情報の入力が必要になります。
自社で使用している会計システムなどと
システムを選ぶと、自動連携し、会計データなどを予算編成に反映してくれます。
もし、連携できない予算管理システムを選んでしまうと、その他システムの情報はすべて手入力となってしまいます。
これでは予算管理システムを導入する意味がありませんよね。
会計システム、原価計算、売上管理、給与など、自社で今現在使用してるシステムを整理してみましょう。
そして、自社で使っている製品が、予算管理システムと連携ができるのかどうかを確認するようにしましょう。
セキュリティー面が十分であるか
予算管理システムでは、企業の経営に関わる極めて機密性の高い情報を取り扱います。
よって、セキュリティ面も事前に確認しておくことが大切です。
理想的なのは、予算管理システムを販売する事業者が、管理をおこなってくれることです。
機能面にばかり注目しがちですが、 セキュリティもしっかりと確認してください。 そして、情報漏洩が発生しないようにに気を付けましょう。
サポート体制が十分であるか
予算管理システムの導入にあたっては、 サポート体制が整っているかどうか も事前に確認し選定のポイントに入れておきましょう。
導入後、操作方法の疑問、システムの異常などが発生した場合、問い合わせできる環境があるとやはり安心です。
システムエラーなので使用できないとなると、業務にも大きな支障をきたします。
製品ごとに異なりますので、確認しておくと安心ですよ。
予算管理システムは、重要な機能を担うシステムです。
サポートをつけて安心して利用できる環境を整えましょう。
費用
予算管理システムの費用項目としては主に下記のものがあります。
- 製品利用費用
- 初期設定費用
- カスタマイズ費用
- 保守費用
項目も製品、メーカーにより異なります。
導入規模、サービス形態により価格が変わることがあるので、見積をとって確認してみましょう。
そして、 金額面でも自社の規模に見合った製品を導入することが重要です。
また、無料版のシステムの提供や短期お試しなどを実施しているメーカーもあります。
活用してじっくり検討してもよいでしょう。
自社の企業規模にあった製品か
システムごとに対応する企業規模、売上規模は異なります。 自社の企業規模および売り上げ規模を確認し、自社に合ったシステムを選定するようにしましょう。おすすめ予算管理システム【一覧表】
それでは、ここからはおすすめの予算管理システムを具体的にご紹介していきます。
おすすめ製品を５つ一覧表でまとめてみました。
製品名をクリックするとより詳しい商品情報を確認できますよ。
自社の状況、特徴と比較しながら、気になる商品を見つけてみてくださいね。
【おすすめ予算管理システム一覧】
| 製品名 | 対象となる 企業・売上規模 | サービス形態 | その他 | 費用 |
|---|---|---|---|---|
| BizForecast | 企業 規模不問 売上 規模不問 | ・クラウド ・SaaS ・ASP ・パッケージソフト ・サービス | 既存エクセル活用可能 | 要問い合わせ |
| Sactona | 企業 規模不問 売上 規模不問 | ・クラウド ・パッケージ | 画面、操作、機能エクセルそのもの | 要問い合わせ |
| fusion_place | 企業 規模不問 売上 規模不問 | ・クラウド ・オンプレミス | エクセルライク | クラウド：1,200,000円～/年額 オンプレミス： 無償版： 導入支援 |
| Workday Adaptive Planning | 企業 規模不問 売上 規模不問 | ・クラウド ・SaaS | エクセルでの入力操作可能 | 要問い合わせ |
| CCH Tagetic | 従業員 100名以上 売り上げ規模 100億以上 | ・オンプレミス ・クラウド ・SaaS ・ASP ・パッケージソフト ・サービス | Officeとの親和性◎ エクセル入力可能 | 要問い合わせ |
おすすめの予算管理システム5選
それではおすすめの予算管理システム5選を紹介します。
それぞれに違った特徴があるので、自社に合った予算管理システムを見つけてください！
BizForecast
（プライマル株式会社）
出典：https://www.primal-inc.com/product/bizforecast/
「BizForecast」は、エクセルのもつ関数、グラフ、集計、分析面での強みを活かした予算管理システムです。
エクセルの操作感はそのままに、精密な自動集計、分析を実現します。
予算管理をよりスピーディー且つ効率的に行うことができます。
エクセルタイプのシステムを導入したい企業にはぜひおすすめしたい予算管理システムです。
Sactona
（アウトルックコンサルティング株式会社）
出典：https://www.outlook.co.jp/top/sactona/
Sactona（サクトナ）は、「集計⇒分析⇒予測」の工程を迅速、正確に行い、経営管理の効率化を実現する予算管理システムです。
操作画面、操作方法、機能すべてにおいて、エクセルそのもの。
従来使用していたExcelの感覚のままに利用できます。
とにかく「無駄を省く」ことにフォーカス。
これまで行ってきた手作業を徹底的に無くし、手間を時間をかけない、効率的な作業を実現させるシステムです。
fusion place
（株式会社フュージョンズ）
出典：https://fusions.co.jp/
「Fusion Place」は、大容量かつ、レスポンスも速いのでストレスを感じることなく使用できる予算管理システムです。
手間のかかる集計作業も楽しく効率化できます。
データの入力も既存エクセルをそのまま使えるので簡単。
操作面も安心です。
また、予算編成にとどまらず、数字やテキスト情報を使用する多くの業務にも対応可能。幅広くお使いいただけます。
Workday Adaptive Planning
（OrangeOne株式会社）
出典：https://www.workday.com/ja-jp/products/adaptive-planning/overview.html
「日本国内から世界まで延べ５０００社以上の導入実績を誇る「Workday Adaptive Planning」
「簡単設定、簡単入力」が特徴。
エクエルライクなシステムで、操作もしやすく、取り掛かりやすいのはうれしいポイントです。
また、難しいシステム構築などは不要、簡単な設定を行えばすぐに使い始めることができます。
さらに、低コストがWorkday Adaptive Planningの魅力。
一般的には数千万以上の投資となることが多い中、Workday Adaptive Planningは月額十万程で利用できます。
CCH Tagetik
（Tagetik Japan株式会社）
出典：https://www.wolterskluwer.com/ja-jp/solutions/cch-tagetik
お客様満足ナンバー１や、世界５３か国ユーザー数75,000以上という圧倒的な実績を誇る「CCH Tagetic」
Excelの感覚で利用でき、ブラウザとExcelからも利用できるのは大変便利です。
経理や経営管理者が抱えている問題点にフォーカスし、作業の効率化や高度化を実現します。
予算管理から連結管理、資料作成とあらゆる機能に対応するまさに経営管理のプラットフォームといえるシステムです。
以上５つの製品をご紹介しました。
やはり作業効率のアップにはどの製品も力をいれていますね。
ユーザーさんも効率があがったと実感されていることが分かりました。
予算管理システムは、作業時間の短縮や作業の効率化にはうってつけのシステムです。
またほぼすべてのシステムがエクセルライク、またはエクセルからそのまま入力できます。
エクセルの感覚で使用できるのは、導入検討する側も安心できる要素ではないでしょうか。
それぞれのシステムに細かな違いや特徴があるので、ぜひ自社に合った製品をさがしてみてください。
予算管理システム導入の際の注意点
予算管理システムを導入するときはどんなことに注意すればいいの？
それでは最後に予算管理システム導入の注意点について紹介します。
効果的に運用するには時間がかかる場合がある
予算管理システム導入の注意点としてまず挙げられるのは、「効果的に運用するには時間がかかる」ことです。
予算管理システムは導入したその日から100％上手に運用することは難しいでしょう。
これは予算管理システムに限らず、会社に新しいシステムを導入する際に共通ですが、 すぐに効率的な運用を行うことは難しい です。
社内制度や適切な人員の配置や見直し等が必要になることもあるため、始めのうちは導入前よりも非効率的になってしまうかもしれません。
始めのうちは体制づくりが大変かもしれませんが、諦めずに運用するのがコツです。
コストがかかる
当たり前と感じられるかもしれませんが、 予算管理システムの導入にはコストがかかります 。
多くの予算管理システムにおいて数十万円～のコストがかかるため、決して安い買い物ではありません。
また、自社にとってコストに見合った効果が得られない場合もあるかもしれません。
もし予算管理システムの導入を考えているなら、コストパフォーマンスも重視してシステムを選びましょう。
予算管理システムのまとめ
本記事では予算管理システムについて紹介してきました。
予算管理システムは導入することによって、 面倒な予算管理の業務を効率化 してくれます。
また他のシステムと連携することも可能であり、予算管理システムの導入は社内に大きな影響を与えるでしょう。
本記事が予算管理システムの導入を考えているユーザーの方々の参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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