名刺管理の方法をアナログとデジタルに分けて徹底解説！おすすめの名刺管理アプリやExcelでの注意点も

社会人にとって、欠かせない業務の1つに名刺管理業務があります。

名刺管理業務には、手作業で管理するアナログの方法や、アプリなどで管理するデジタルの方法がありますよね。

しかし、一体どちらの管理方法を選んでいいのか、悩んでいる方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は、 名刺管理方法をアナログとデジタルに分けて徹底的に解説 します。

また両方のメリット・デメリットや、最後におすすめの名刺管理アプリもご紹介しますので、最後までご覧ください。

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名刺の管理方法という課題

名刺管理における課題点は、どんなものがあるのでしょうか。

企業に勤めている社会人のほとんどが、 過去に貰った名刺の数が1,000枚以上 ということが、ある調査で分かっています。

また1年に1度も整理せずに放っておく人が約2割ということで、名刺管理業務がいかに放っておかれているのかが理解できますよね。

そして、各従業員が個人で名刺を管理している場合、名刺の中の情報が属人化してしまうことも課題の1つでしょう。

万が一取引先相手がその従業員に問い合わせがあった場合、代わりに対応する従業員に取引先相手の情報を共有できていないと適切な対応は不可能です。

さらに、企業全体に名刺の情報が共有できていない場合は、再度営業をかけたい際にも営業リストの作成が難しくなります。

こういった問題を防ぐためには、常日頃から名刺管理を徹底しておく必要があるでしょう。

名刺管理の方法【アナログ】

ここではアナログでの名刺管理方法を、いくつかご紹介します。

アナログでの名刺管理方法は、低コストで活用でき、管理している名刺が比較的少ない人におすすめの方法です。

しかし、名刺の管理枚数が多い方にはおすすめできません。

紙媒体での名刺の保管は、保管場所を設ける必要があり、所持できる名刺の枚数には限りがあるからです。

また一般的に名刺ホルダーを利用することが多いですが、ここではその他の管理方法もご紹介します。

名刺ホルダー

アナログでの名刺の管理方法は、名刺ホルダーを活用することです。

名刺ホルダーにはいくつかの種類があるので、自分が利用しやすいものを選択しましょう。

名刺ホルダーでの管理は、自分で管理方法をアレンジしやすく、定期的に名刺の整理を行いたい人におすすめです。

名刺ホルダーには下記のような種類があります。

名刺ケース

名刺ケースを活用することも、アナログで名刺を管理する方法の1つです。

たくさんの名刺を管理したい人におすすめの方法で、 付箋を使うこと で下記のようなカテゴリーに分けられます。

カテゴリー分けする際には、大きなカテゴリーで分別することで、後々整理しやすくなります。

細かく分けてしまうと、整理する際に時間や手間がかかってしまいます。

ノート

ノートを利用する名刺管理方法もあります。

名刺をノートに貼り付けていくことで、名刺管理と共にメモも残すことができます。

名刺に関するメモを残しておくことで、情報を見返す時により具体的な情報を把握できますよね。

また、ノートでの管理はアナログでの管理方法の中で、 最も低コストで活用できる方法 です。

デメリットとしては、名刺の差し替えができないので、名刺の入れ替えが不可能な点です。

また、名刺の裏側の情報が見えなくなってしまうことも、デメリットにあげられるでしょう。

名刺管理のメリット・デメリット【アナログ】

ここでは名刺管理をアナログで行った際の、メリットとデメリットをご紹介します。

メリット1：低コスト

低コストで活用できることは、アナログでの名刺管理のメリットです。

名刺ホルダーやノートを購入するだけで、すぐに名刺管理を行えるので比較的低コストで運用できます。

そのためアナログでの管理方法は、名刺管理業務にお金をかけたくない人におすすめの方法です。

メリット2：少ない枚数であれば効率的

アナログでの管理は、業務を行う上で名刺交換の枚数が少ない方であれば、非常に効率的です。

多くの新規取引先に営業をかけるのではなく、常に決まっている取引先や下請けの名刺だけを保管する程度であれば、アナログの管理がおすすめです。

情報を確認したい名刺を一覧にすることで、すぐに確認できるので、業務を効率的に行えるでしょう。

デメリット1：情報漏洩の危険

名刺をアナログで管理する場合のデメリットは、情報漏洩の危険があることです。

例えば、ファイルやノートで名刺を管理している場合、元々の紙の名刺を管理して業務を行いますよね。

そのため、他の従業員に名刺を渡す必要がある場合や、出張先でその名刺が必要な場合に、ファイルやノートから取り出す必要があります。

紙の名刺をファイルやノートから取り出す頻度が多くなってしまうと、紛失してしまうリスクが高まってしまいます。

また、名刺を管理しているファイルやノート自体を、紛失してしまう可能性もあるでしょう。

アナログで名刺を管理する場合は、個人情報である名刺の情報が漏洩しないように管理する必要があります。

デメリット2：共有できない

社内で名刺の情報を共有できないことも、名刺をアナログで管理するデメリットの1つです。

もしフリーランスや個人事業主として活動している場合は、名刺の情報を共有する必要はないでしょう。

しかし、企業では多くの従業員が在籍しています。

各従業員が管理している名刺の情報が偏ってしまっている場合、円滑な業務が行えなくなるでしょう。

アナログでの名刺管理が浸透している企業では、自分が管理している名刺ホルダーなどに個人で管理しているので、スムーズな社内共有が難しい場合があります。

これは会社の成長にとっても、大きなデメリットといえます。

デメリット3：持ち歩けない

多くの名刺をアナログで管理する場合、持ち歩けないことも大きなデメリットです。

名刺ボックスや名刺ホルダーは名刺管理で使われることが多くありますが、持ち運びには向いていません。

カバンの重量が重くなってしまい、かさばってしまうことで必要な情報をすぐに取り出すことができなくなってしまいます。

また、バインダー式名刺ホルダーの一部のページを持ち運ぶことはできますが、元に戻すのを忘れてしまうことも少なくないでしょう。

アナログの管理方法では、持ち歩けないことも大きな課題となるでしょう。

名刺管理の方法【デジタル】

上記まででは名刺管理をアナログな方法で行うことについて紹介しました。

しかし、名刺管理をアナログな方法で行うことにはデメリットも多いです。

よって以下からでは、名刺をデジタル式で管理する方法をご紹介します。

名刺をデータ化して管理することで、見つけたい名刺情報をすぐに検索可能です。

また利便性が向上し、物理的な管理スペースを必要としないことも、デジタル式の名刺管理の大きなポイントです。

スマートフォンアプリ

スマートフォンアプリを利用する名刺管理は、デジタルで行う方法の1つです。

スマートフォンのカメラで名刺を撮影することで、自動的に名刺の文字を読み取ることができ、名刺の情報をすぐにテキストデータ化します。

またほとんどの名刺管理アプリでは、名刺情報の管理をクラウド上で行っています。

そのため、物理的な名刺の管理場所を設ける必要がないので、 大幅なコスト削減 となるでしょう。

名刺管理アプリには、無料のものや有料のものまでさまざまなタイプがあります。

会社の目的に合った名刺管理アプリを導入することをおすすめします。

名刺スキャナー

2つ目のデジタルで名刺管理する方法は、名刺スキャナーを利用することです。

名刺スキャナーのほとんどが、専用の名刺管理ソフトと連動しています。

そのため、名刺スキャナーを利用することで、紙の名刺を管理する必要がないので、名刺を管理上限数なく管理可能です。

また、データでの管理となるため、紛失してしまうリスクも避けることができるでしょう。

デメリットとしては、名刺スキャナーを社外に持ち出すことが難しいことがあげられます。

Excel

Excelを利用して名刺管理を行うことも、デジタルでの管理方法にあげられるでしょう。

すでに社内でExcelを利用していれば、導入費用が発生することなく名刺管理を行えます。

しかし、Excelでの管理の場合、全て手入力で登録作業を行う必要があるため、名刺の枚数が多い場合は大きな負担となります。

また、Excelへの登録枚数や情報が増加すると、パソコンへの負荷がかかってしまい、処理能力が下がってしまう恐れがあるでしょう。

その他にも、名刺データを社外で利用する場合に、パソコンを持ち運ぶ必要があります。

Excelの場合は手入力による打ち間違いなどの、人的ミスの危険性もあることを覚えておきましょう。

外注

最後のデジタルの名刺管理方法は、名刺のデータ化を外注する方法です。

外注の方法には2種類あり、自社に出向いてもらうケースと外注先にデータを送信するケースがあります。

自社に出向いてもらうケースでは、外注先の担当者を社内に招き、名刺データのスキャンから管理に至るまで全て行うという流れが一般的です。

一方で外注先にデータを送信する場合は、名刺のスキャンは会社内で行い、データを外注先に送信した後に修正や管理を行います。

名刺管理を外注する場合は比較的高コストになりますが、専用の機器などを用意する必要なく名刺管理を行えます。

また、他の方法に比べると手間をかけずに名刺管理できるでしょう。

外注する場合は、外注先の会社のセキュリティ対策などを確認しておくことが大切です。

名刺管理のメリット・デメリット【デジタル】

ここでは名刺管理をデジタルで行う、メリットとデメリットをご紹介します。

メリット1：シェアしやすい

1つ目のメリットは、社内でシェアしやすいことがあげられます。

名刺の受け渡しが多い営業担当者でも、名刺管理アプリを活用することで、場所や時間にとらわれずにすぐに名刺を登録可能です。

さらにその登録された名刺は、会社内の従業員に共有可能なので、常に最新の取引先担当者の情報を管理できるでしょう。

担当者個人に名刺の情報が属人化することを防いでくれるので、 会社の組織全体の業務効率を底上げ できます。

メリット2：場所や時間にとらわれない

名刺管理の場所や時間にとらわれないことも、名刺管理をデジタルで行うメリットです。

紙での名刺管理の場合、管理するスペースを設ける必要があるので、名刺情報を社外で利用したい時にすぐに取り出すことができません。

デジタルでの管理であれば、取引先担当者の名刺を社外で持ち運ぶ必要がなく、 スマートフォン1つで いつでもどこでも情報を確認可能です。

メリット3：営業管理ができる

営業管理が効率的になることも、大きなメリットの1つです。

名刺管理アプリの中には、名刺管理の機能だけでなく、営業管理機能を搭載しているものもあります。

名刺の情報管理と共に、取引先担当者とのやりとりや、やりとりした日付などを記録できるので、営業を大幅に効率化可能です。

会社にとって営業の記録は、今後営業を行っていく上で大切な情報ですよね。

名刺管理と共に 営業の管理を行えることは、デジタルでの名刺管理の大きなメリット です。

メリット4：検索や整理が手軽

名刺管理をデジタルで行うことで、名刺の情報の検索や整理を簡単に行えるでしょう。

デジタルでの名刺管理では、名刺を種類別や五十音順に分別しておくことで、すぐに検索可能です。

 すぐに情報を引き出せる ことは、業務を円滑に行えるので生産性の向上につながるでしょう。

メリット5：自動で情報を更新できる

名刺管理をデジタルで行うことで、名刺の情報を自動で更新可能です。

名刺情報をインターネット上で管理するので、名刺交換した相手が部署異動や役職名が変化した場合に、自動で情報を更新できます。

取引先担当者の情報が古くなっている場合、 信頼関係を壊してしまう危険性 があります。

自動で情報を更新することで、常に最新の情報を管理可能なので、取引先とのやり取りをスムーズに行えるでしょう。

メリット6：セキュリティ対策が手厚い

セキュリティ対策が手厚いことも、デジタルで名刺管理する方法のメリットです。

名刺管理アプリやツールのほとんどは、情報漏洩防止のためのセキュリティ対策を行っています。

紙媒体での名刺管理では、名刺自体を持ち運ぶことが多くなるため、紛失のリスクは避けられないでしょう。

デジタルでの管理の場合、紛失のリスクなく管理でき、 セキュリティ対策の整った環境で安心して 名刺管理を行えます。

デメリット1：高コスト

名刺管理をデジタルで行うデメリットは、アナログでの管理に比べると高コストになってしまうことです。

名刺管理アプリには無料のものもありますが、より充実した機能を活用したい場合は有料のアプリを導入する必要があります。

有料のアプリであれば、名刺の管理枚数を無制限で管理でき、セキュリティ対策もより手厚く利用できます。

料金はアプリによってそれぞれですが、名刺管理枚数によって金額が変化するものや、月額制のものがほとんどです。

会社の目的に合った料金形態の名刺管理方法を選択しましょう。

デメリット2：登録に手間がかかる

名刺の登録に手間や時間がかかることも、デジタルでの名刺管理方法のデメリットです。

デジタルでの名刺管理方法で名刺を読み込む際には、スマートフォンのカメラや、スキャナーを利用します。

登録する名刺の枚数が多い場合、読み込みには多くの時間が必要になるでしょう。

ほとんどの名刺管理アプリで、名刺の文字を自動的にテキストデータ化してくれます。

しかしその読み取りの精度も、名刺管理アプリによって差があるため、 正しく読み込めない可能性 もあります。

その場合、目視で間違いがないか確認しなければならないので、名刺を登録するまでに多くの時間が必要になるでしょう。

【方法別】名刺管理をうまく行うポイント

それでは実際に名刺管理を上手に行うためにはどのようにすれば良いのでしょうか？

アナログとデジタルそれぞれで役に立つポイントをご紹介します。

アナログで名刺管理を行う場合

アナログで名刺管理を行う一番のポイントは、 付箋を上手に活用すること です。

付箋を活用することで、見つけたい情報をすぐに探し出すことが可能になるでしょう。

まず下記のような分類に分けてみましょう。

名刺の管理数が少ない場合であれば、付箋を上手に利用することで業務を円滑に行うことが可能になるでしょう。

デジタルで名刺管理を行う場合

デジタルでの名刺管理をうまく行うポイントは、 セキュリティ対策を万全にすること が大切です。

名刺の情報は基本的に個人情報として取り扱われますが、紙の名刺を紛失した場合は、個人情報保護法違反にはなりません。

しかし名刺の情報をデータ化して紛失してしまった場合、個人情報を漏洩したとして罰せられる可能性があります。

このような理由から、名刺管理をデジタルで行う場合には、セキュリティ対策を万全にする必要があるのです。

おすすめの名刺管理アプリ

ここでは、おすすめの名刺管理アプリをご紹介します。

Eight

出典：https://8card.net/

EightはAI技術とオペレーターの手入力を組み合わせた、名刺を迅速・正確にデータ化可能な名刺管理アプリです。

URLやGRコードを相手に送信するだけで、オンラインで名刺交換が可能です。

オンラインで名刺交換した取引先相手に、部署異動や昇進が発生した場合に、その変更を知らせてくれます。

またセキュリティ対策も万全で、ネットワークが暗号化されているので安心ですよね。

業務を効率化可能な機能は基本的に全て利用可能ですが、さらに便利な機能を利用したい方は有料プランをおすすめします。

Eightの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	無制限
オフライン利用	△(テキストデータのみ)
料金	￥480/月 ￥4,800/年
導入実績	要問い合わせ
公式HP	https://8card.net/

CAMCARD

出典：https://www.camcard.jp/lite/

CAMCARDはグローバルな業務を行う企業や、海外に拠点がある企業に特におすすめしたい名刺管理アプリです。

世界の17ヶ国語に対応しており、文字の認識精度も高いので、業務を円滑に行うことが可能です。

認識エラーなどのミスが少ないので、利用者のストレスも軽減できるでしょう。

また、名刺管理に必要な機能以外は全て無くしてあるため、シンプルな操作性で利用しやすいこともおすすめポイントです。

CAMCARDの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	500枚
オフライン利用	◯
料金	STANDARD：1,400円 / ID / 月 PROFESSIONAL：2,200円 / ID / 月
導入実績	1億人以上
公式HP	https://www.camcard.jp/lite/

Wantedly People

出典：https://people.wantedly.com/

Wantedly Peopleは名刺管理だけでなく、名刺の情報を元にその会社に関連する情報を検索できる便利な名刺管理アプリです。

さまざまな情報をすぐに確認できるので、 取引先担当者とのコミュニケーションを円滑に行える でしょう。

また、最大10枚までの名刺を1回の撮影で行うことが可能なので、たくさんの名刺を登録したい場合に便利です。

セキュリティ対策も万全で、登録された名刺情報は人工知能で管理されるため安心できます。

Wantedly Peopleの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	無制限
オフライン利用	△(テキストデータのみ)
料金	なし
導入実績	400万人以上
公式HP	https://people.wantedly.com/

myBridge

出典：https://jp.mybridge.com/home

myBridgeは広告表示なしで、全て無料で便利な機能を利用できる名刺管理アプリです。

名刺の登録上限もなく、入力項目の制限もないので、ストレスフリーで利用できるでしょう。

また、共有名簿帳という機能を利用することで、名刺情報を会社内の従業員と共有できるので、業務を円滑に行えます。

myBridgeの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	無制限
オフライン利用	×
料金	なし
導入実績	要問い合わせ
公式HP	https://jp.mybridge.com/home

名刺ファイリングCLOUD

出典：https://cloud.mediadrive.jp/

名刺ファイリングCLOUDは大切な名刺データをしっかりと保護してくれる、高品質なセキュリティ対策を誇る名刺管理アプリです。

金融機関向けのシステムと同じセキュリティ水準を満たしているため、情報漏洩の心配がありません。

そのため、重要な個人情報である名刺の情報をたくさん管理する場合でも、安心して利用できるでしょう。

多くの名刺を管理したい場合は有料プランをおすすめしますが、名刺の登録が100枚までであれば無料で利用できます。

名刺ファイリングCLOUDの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	100枚
オフライン利用	×
料金	年間利用料 2,400円
導入実績	要問い合わせ
公式HP	https://cloud.mediadrive.jp/

Evernote Scannable

出典：https://evernote.com/intl/jp/products/scannable

Evernote Scannableは名刺や書類などを、シャッターボタンを利用することなく取り込み可能な名刺管理アプリです。

名刺の情報を直接iPhoneやiPadなどの連絡先に登録可能な、自動連続スキャン機能を利用できます。

また、 Evernoteと連携して利用すること で、名刺管理業務にさらに効果的です。

Evernote Scannableで名刺をスキャンすると、Evernoteで連絡先ノートが作られ、住所検索や電話、メールができます。

Evernote Scannableの基本情報
対応OS	iOS
名刺枚数制限	無制限
オフライン利用	◯
料金	なし
導入実績	要問い合わせ
公式HP	https://evernote.com/intl/jp/products/scannable

Sansan

出典：https://jp.sansan.com/

Sansanは信頼と実績のある名刺管理アプリで、導入実績企業が8,000社を超えています。

名刺管理機能だけでなく、社内の従業員の連絡先も一括で登録できるので、連絡帳をひとつにまとめられるでしょう。

また、名刺の情報から次に行うべき行動を自動で割り出してくれるので、営業の戦略を立てやすくなります。

Sansanは、名刺管理だけでなく営業管理もできる、おすすめの名刺管理アプリです。

無料トライアルを1ヶ月間利用できるので、実際に利用してみることをおすすめします。

Sansanの基本情報
対応OS	iOS、Android
名刺枚数制限	100枚
オフライン利用	×
料金	要問い合わせ
導入実績	8,000社以上
公式HP	https://jp.sansan.com/plan/

名刺管理アプリの導入でよくある質問

それでは最後に名刺管理アプリの導入でよくある質問を紹介します。

実際に名刺管理アプリを導入する際の参考にしていただけると幸いです。

効率的に利用を浸透させるにはどうすれば良い？

効率的に利用を浸透させるには、率直に 利用するインセンティブを設定する と良いでしょう。

例えば一定期間にアプリに登録した名刺の枚数を評価の項目に加えるなどで、すんなりと導入できるでしょう。

また、新入社員への初期研修の段階で名刺管理アプリの使い方を教えておくことも効果的です。

まずは小規模な範囲から導入してみて、徐々に範囲を広げていきましょう。

異なる名刺管理アプリでも交換可能か

異なる名刺管理アプリをお互い導入していても名刺を交換することは可能です。

名刺管理アプリでは登録した自分の名刺をURLやQRコードで表示させることができるんです！

そのため自分と相手が違う名刺管理アプリを導入していたとしても、名刺交換ができます。

もし「名刺交換アプリを導入したいが、相手と交換できなかったらどうしよう」という不安をお持ちの方でも安心ですね。

名刺管理方法まとめ

今回は名刺管理の方法についてアナログとデジタルに分けて解説しました。

アナログの名刺管理の方法は一般的に安価であり、すぐに始めやすいです。

しかし、携帯性などに不便な面もあり長期的に見ればデジタルな名刺管理の方法がおすすめです。

デジタルな名刺管理アプリを導入することによってこれまで面倒だった名刺管理の作業から気泡されるでしょう。

またトラブルを減らしビジネスチャンスへとつながる可能性もあります。

もし最近名刺管理についてお悩みがある用でしたら、手軽で便利な名刺管理アプリを導入してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。