従業員が休職するときの労務手続きの流れ

執筆: 『人事労務の基礎知識』編集部

休職とは、雇用関係を維持しながら労務提供の義務を免除することです。労務を提供しないのですから、裏返せば、会社は賃金を支払う義務を免除されます。これは従業員にとっては痛手ですが、様々な理由で働けなくなった場合、退職して別の職場を探すよりも事情が変化するまで会社に在籍させてもらった方が、メリットが大きいのではないかと思われます。会社にとっても休職は痛手ですが、従業員本人とは違い、在籍させるメリットは小さいでしょう。とりわけ休職期間が長引けば、解雇する方向で検討せざるを得ないというのが実情です。

休職の手続き

休職の手続きは、従業員が休職届を提出することで始まります。それに対して上司が承認を出せば、休職することができます。休職がどれほどの期間に及ぶかは、具体的に分かっている場合もあればそうでないこともあるでしょう。休職期間が終了する時期が不明の場合は、どのような事態が生じた(あるいは終わった)時に休職が終了するかを明記しておくべきです。もっとも、休職届を提出する前に有給休暇を消化したいという従業員がほとんどだと思います。

休職届記入例

休職届フォーマット

社内の手続きは以上ですが、社外に手続きが必要でしょうか。社会保険と労働保険の資格については、手続きは不要です。休職したからといって資格を喪失するわけではありません。休職の理由がケガや病気の場合は、手続きが必要になることがあります。まず、業務上あるいは通勤途上のケガや病気は労災保険の対象となりますので、労災の手続きをします。それ以外のケガや病気に見舞われた場合で、社会保険に加入している従業員であれば、健康保険の傷病手当金の申請ができるかどうかを確認します。社会保険の対象外となっていた従業員が、業務上でも通勤途上でもないケガや病気によって休職する場合、以上のような給付を受けることはできません。

保険料は支払うべきか

社会保険と労働保険の資格を喪失しないということですが、それぞれの保険料はどうするのでしょうか。これについては、分けて考えなければなりません。

まず労働保険つまり労災保険と雇用保険ですが、これらの保険料は毎月の給与によって決まりますので、給与が0円であれば保険料も0円です。従業員も会社も、負担は一切ありません。もちろん労災保険料には、そもそも従業員負担分はありません。

次に社会保険つまり健康保険と厚生年金保険ですが、これらの保険料は事前に決定されている標準報酬月額によって決まりますので、給与が0円であっても保険料は納付しなければなりません。保険料は労使折半ですので、会社と従業員が半分ずつ負担します。従業員は給与がもらえないのに負担できるのか、と疑問に思われるかもしれませんが、上述のように、社会保険加入者がケガや病気をした場合には業務上でも業務外でも給付がありますので、そこから支払うことが可能です。社会保険料は、原則的に天引きではなく別途会社に納付することになりますので、その手順を定めておかなければなりません。例外的に、労災や傷病手当金の振込先を会社名義の口座にすることもできますが、担当者によって対応が異なるようですので(よくあることです)、手続きの際にご相談してみてください。

解雇事由に該当する場合

従業員が、犯罪の疑いをかけられて逮捕された場合は、どうすればよいでしょうか。性急な判断は禁物です。本人が疑いを否認しており、結果的に不起訴や無罪になった場合でも、その期間は労務を提供していないわけですから、休職扱いとして給与は無給とすることができます。さらに、刑事手続きが完了するまでの間だけでなく、会社が出勤を許可する時までも休職扱いとすることができます。これは、結果的に無罪であったとしても、会社の評判や他の従業員へかなりの影響を及ぼすことが心配される場合にのみ認められます。

本人が起訴事実を認め有罪となれば、就業規則の解雇規程に従って解雇されるでしょう(就業規則の作成義務がない事業所の場合でも、「客観的に合理的な理由」があり、それが「社会通念上相当」であれば解雇できます。刑事事件において有罪となったことは上記に当てはまりますので、解雇権の濫用とはならないでしょう。もし本人がこの点を争うなら、最終的な判断は裁判所に委ねることになります)。ただ、逮捕の直後は本人に面会することは許可されないはずです。面会できる弁護人に依頼すれば本人の意思を確認できるかもしれませんが、会社の知りたい情報を何でも教えてくれる弁護人ばかりとは限りませんから、しばらくはどのように動いたらよいか判断に迷うことでしょう。事態が明らかになるまでは、とりあえず休職扱いにして様子を見ることになります。

有罪無罪の判決が下る前に従業員が退職を希望する場合は、どうすればよいでしょうか。問題となるのは、退職金です。解雇では退職金が出ないものの自己都合退職なら出るという会社が多いと思います。この場合、事後に解雇規程に該当することが明らかになった場合には退職金を返還してもらう、という規程を定めておくべきです。

正当な理由による休職でも、長期にわたるなら、会社と従業員の双方にとって負担になります。例えば健康保険の傷病手当金は16か月が限度ですので、その後は保険料を捻出することが従業員に求められます。そのため、休職には区切りとして一定の期間を設け、その期間を満了したなら自然退職とするとの規程を作成しておくことができます(「解雇」とはしない方がよいでしょう)。そして実際に休職届を提出した従業員に対しては、その休職期間満了日を書面で個別に通知することが必要です。期間としては、16か月が一般的です。

まとめ

休職届が提出される理由の中で多いのは、ケガや病気でしょう。最近では精神的な病気のために休職する従業員が増えており、その扱いに頭を悩ませる経営者は少なくありません。ストレスチェックという制度が導入された背景には、そのような事情もあるのです。休職に関して労災保険や健康保険から給付が出るのであれば、会社側がその手続きをします。社会保険料は労使折半で負担することになりますので、従業員から保険料を受け取る手順を確認します。犯罪に巻き込まれて逮捕されたような場合にも、休職の扱いとして事態の推移を見守ります。長期的な休職は解雇や退職も視野に入れなければなりませんので、就業規則に規程を設けてルールを明確にしておかなければなりません。

本人の責めに帰するべきものからやむを得ないものまで、休職の理由は様々です。一時的に出勤できなくなった従業員が、退職届ではなく休職届を提出した事情を察したいものです。

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『人事労務の基礎知識』編集部
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株式会社BEC内で、Gozal(ゴザル)の編集制作を担当する部門です。社会保険労務士/弁護士/税理士などの専門家執筆陣とともに、中小企業の労務・給与計算担当の方が実務上感じる不安を払拭できるよう、情報発信しています。「こんな記事を読みたい!」とTwitterやFacebookでメッセージいただければ、可能な限り執筆いたします。