タイムカードがない会社は違法になるの？適切な勤怠管理や便利なシステムも紹介！

このような疑問をお持ちでは無いでしょうか？

タイムカードは従業員の勤務時間を正しく把握するために重要な役割を果たしています。

しかし、中にはタイムカードがない会社も多いのではないのでしょうか？

 従業員の労働時間を把握することは事業者の義務ですが、タイムカードが無いことは違法にはならないのでしょうか？ 

そこで、本記事ではタイムカードがない会社は違法にはならないのかについてを解説。

また、 タイムカードにかわる勤怠管理システムについてや、タイムカードがない会社での残業代の請求方法についてもご紹介します！ 

本記事が読者の方々のこれからの生活のお役に立てれば幸いです。

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タイムカードがない会社は違法ではないのか？

この疑問にお答えして、タイムカードがない会社は違法では無いのかについて解説します。

タイムカードがない会社は違法ではない！

結論から述べますと、 タイムカードがない会社＝違法ではありません！ 

事業者の義務として労働者の労働時間を管理する必要はありますが、タイムカードで管理する義務はないです。

逆に言えば、 労働時間の管理がしっかりと行われてさえいれば、どのような形の管理でも問題ないといえるでしょう。 

もしかすると、自分が新しく入社した会社ではタイムカードでの労働時間の管理を行っていない可能性があります。

そのような場合は、どのように労働者の労働時間が管理されているのかを確認しましょう。

タイムカードがなくて問題になる場合とは？

それでは逆に、タイムカードがない会社が問題になる場合とはいったいどのような場合でしょうか？

ズバリ問題になる場合とは、全く勤怠管理が行われていない場合です。

 タイムカードがない会社＝違法ではありませんが、勤怠管理がされていない会社＝違法になります。 

そもそも、タイムカードとは最も導入がしやすい勤怠管理制度です。

あまりシステム化が進んでいない会社でタイムカードが導入されていない場合は、残業隠しの可能性があります。

タイムカードがあると明確に残業時間が出るため、残業代を払いたくないブラック企業はこのような手段を取るようです。

 もし今自分のいる会社に少しでも疑問を感じられるなら、どのような制度なのか就業規則を一度確認してみましょう。 

タイムカードで勤怠管理が違法になってしまう場合

タイムカードを用いた勤怠管理で、どのような場合に違法になってしまうのでしょうか。

タイムカードで勤怠管理が違法になってしまう場合は主に以下の2つがあげられます。

使用者(雇い主)が残業記録を改ざんした場合

当然ですが、タイムカードの利用者、つまり、雇い主が残業記録を改ざんすると、違法になってしまいます。

タイムカードの残業記録を改善し、適切な残業代を支払わないと以下のような罰則が課せられます。

また、改ざんした残業記録を労働基準監督署に提出したことが発覚すると、次のような罰則もかかることがあります。

注意していただきたいのが、残業時間の記録を１分単位で記録している会社です。

15分未満や30分未満の端数を切り捨てて記録している場合、改ざんと見なされてしまう可能性があります。

今一度、ご自身の会社の残業時間の記録の仕方を見直した方が良いでしょう。

労働者が残業記録の改ざんした場合

時給制の場合、労働者が勤務時間を改ざんすることで違法になってしまいます。

労働者の中には、以下のようなことをして、勤務時間をごまかしている人がいます。

このような場合には詐欺行為に当たり、刑法第246条第１項に則って刑罰が課せられます。

特に手書きで勤怠管理をしている会社は、勤務時間の改ざんが容易なので、注意が必要です。

もし、勤務時間の改ざんが見つかれば、タイムカードの利用者は懲役刑などの適切な処分を検討するべきでしょう、

タイムカードが会社で果たす役割

それでは、タイムカードがある会社ではタイムカードはどのような働きを担っているのかを紹介します。

従業員の正規労働時間を管理

まず1つ目にタイムカードは従業員の 正規の労働時間を管理可能 です。

タイムカードは基本的には本人しか打刻してはいけないことになっているため、

・出勤
・退勤
・休憩
・遅刻
・欠席
・早退
などを把握することができます。

また、労働時間に関しては以下を参考にしてください。

まとめると、 労働時間＝指揮命令下にある時間 と捉えて頂けるとわかりやすいです。

従業員の残業時間を管理

2つ目にタイムカードでは従業員の 残業時間の管理も可能 です。

特に残業時間には、時間外労働として通常よりも多い賃金が支払われます。

時間によって賃金が変わる以上、未払い賃金問題発生を避けるためにしっかりとした勤労管理が必要です。

また、日本では働き方改革の広がりによって、長時間労働を減らしていく傾向にあります。

そして、 長時間労働を減らしていくためにも労働時間の把握が必要 です。

タイムカードがあることによって、労働時間をしっかりと管理することができます。

タイムカードがない会社での残業代について

タイムカードのない会社は、残業を会社独自のシステム、または、自己申告制によって管理していることが多いです。

会社の従業員が多ければ多いほど、紙媒体であるタイムカードの管理は難しくなります。

そして、会社によってタイムカードが非効率であると判断された場合は、タイムカードは廃止されます。

また、会社によってはみなし残業制度のように、あらかじめ残業代を毎月の賃金に含めることで支払っている場合もあります。

ご存知の通り、みなし残業制度は長時間労働を促進させていると問題視されることが多いです。

しかし、 みなし残業制度でも、想定されていた残業時間よりも多く残業すればその分の残業代が支払われます。 

みなし残業制度を導入しているからといって、想定以上の残業代を支払おうとしない企業は違法です。

もし、 自分の残業代が未払いではないかと感じた場合は、後述する残業代を請求する方法を参考に会社に残業代を請求しましょう。 

勤怠管理としてのタイムカードのメリット

IT化が進む中でタイムカードは前時代的な物と思われがちですが、タイムカードにもメリットがあるんです。

以下では勤怠管理としてのタイムカードのメリットについて紹介します。

誰でも使える

メリットの1つ目は「 誰でも使えること 」です。

タイムカードは、カードを機械に差し込んで打刻するだけなので難しい操作はいりません。

誰でも使えることによって、導入もしやすい+大がかりな研修も不要です。

導入コスト・運用コストが低い

メリットの2つ目は「 導入コスト・運用コストが低いこと 」です。

導入コストはカードと機械だけであり、運用コストは機械の電気代と替えのインク、カード代のみになります。

コストが低いことによってどんな企業でも気軽に導入しやすいことが利点です。

最短で1日から導入できる

メリットの3つ目は「 即日の導入が可能であること 」です。

カードと機械を購入するだけなので、購入したその日からタイムカードでの勤怠管理が可能になります。

導入に工数がほとんどかからないため、時期に関わらず導入がしやすいです。

勤怠管理としてのタイムカードのデメリット

上記では、タイムカードを勤怠管理制度として導入することに対してのメリットについて紹介しました。

しかし、タイムカードを勤怠管理制度として導入することには デメリットもある んです。

以下ではタイムカードを導入する上でのデメリットについて紹介します。

不正打刻が防ぎにくい

デメリットの1つ目は「 不正打刻が防ぎにくいこと 」です。

決まりとして、タイムカードは割り当てられた本人以外は打刻してはいけないことになっています。

しかし、 実際はタイムカードの打刻は当事者以外でも可能 です。

タイムカードの機械自体には本人確認するための機能は備わっていません。

タイムカードは同僚や上司などが代わりに打刻することもできてしまいます。

これまで、実際に 本人以外の打刻によって労働問題に発展したケースも多々ありました。 

正確に勤怠管理を行う上で、不正打刻が防げないことは大きな障害です。

タイムカードの管理業務が発生する

デメリットの2つ目は「 タイムカードの管理業務が発生すること 」です。

タイムカードは紙媒体での管理が基本になります。

また、給与の計算でExcelを用いる場合はタイムカードの情報入力業務が発生しますよね。

そして、情報入力業務の際に入力ミスが発生する可能性も否定できません。

そもそも情報入力のためにカードを集める必要があるなど、 労働管理業務の工数が増えてしまいます 。

また、タイムカードは「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たるため、労働基準法109条より3年間の保管が義務です。

日ごろの管理業務に加え、タイムカードを3年間保管する必要から、さらに ミスが起こる可能性が増える でしょう。

比較的少人数な中小企業であれば、大きなミスもなくタイムカードを管理できるかもしれません。

しかし、 大企業の場合は圧倒的に従業員の数が多いため、一貫したタイムカードでの勤怠管理は難しい でしょう。

リアルタイムでの管理が難しい

デメリットの3つ目は「 リアルタイムでの管理が難しいこと 」です。

タイムカードを回収し、確認できるのは多くても1日に1回ですよね。

もし、無断で遅刻してきた従業員が「打刻し忘れた」という理由で 出勤時間を不正に書き換えても真偽が確認できなくなります 。

上記を踏まえて、 勤怠管理においてはタイムカードを導入するよりも、勤怠管理システムを導入する方がおすすめです。 

会社にタイムカードがあっても、適切な残業代がもらえない場合

以下では、タイムカードを会社で導入しているにもかかわらず、適切な残業代がもらえない例を紹介します。

紹介するいずれの例も違法となり、罰則があるので注意しましょう。

使用者(会社側)による改ざんがある場合

まず1つ目の例は、「 会社側によるタイムカードの改ざんがある場合 」です。

上記のような就業規則を設けて、従業員に強制した場合はタイムカードの記録は無効になります。

この場合は従業員は俗にいうサービス残業を強いられることになってしまい、当該企業は違法な企業です。

また、残業の時間は15分単位などの指示をしている場合も同様に改ざんとみなされます。

タイムカードで残業時間を管理する場合でも、 1分単位で計算される ことに注意しましょう。

従業員による改ざんがある場合

2つ目の例は、「 従業員による改ざんがある場合 」です。

これらような場合も違法となり、刑法第246条の詐欺罪にあたります。

また、裁判での判決例もあり、改ざんしたタイムカードを提出した従業員は懲戒解雇が妥当であるという考えです。

また、詐欺罪は刑事罰として懲役10年以下が定められています。

 目先の利益を求めてタイムカードを改ざんしないようにしましょう。 

タイムカードにかわっておすすめな勤怠管理システム5選

ここまでは、勤怠管理におけるタイムカードについて紹介しました。

確かにタイムカードは導入しやすいというメリットがあることは確かです。

 しかし、場合によってはデメリットがメリットを上回ってしまう場合があります。 

そんな時は、勤怠管理にタイムカードではなく 勤怠管理システム を導入してみましょう。

勤怠管理システムについての詳しい記事はこちらです。
是非お読みください。

以下からはおすすめの勤怠管理システム5選を紹介します。

#1 ジョブカン

出典：ジョブカン

ジョブカンは100,000社以上の導入実績のある勤怠管理システムです。

非常にカスタマイズ性が高く、操作性にも定評があります。

 働き方改革法にも対応 しているため、有給管理なども確実です。

ジョブカンの機能

web打刻機能	○	統計機能	○
アプリ打刻機能	○	休暇管理機能	○
スケジュール管理機能	○	予実管理機能

提供形態:クラウド/SaaS/ASP

#2 HRMOS勤怠

出典：HRMOS勤怠

HRMOS勤怠は無料でも利用することができる勤怠管理システムです。

HRMOSは他にもタレントマネジメントシステムや採用システム等を提供しています。

また、 テレワークや会社独自の就業規則等にも対応可能です。 

残業アラート機能も備わっているため、長時間労働を予防できます。

HRMOS勤怠の機能

web打刻機能	○	統計機能	○
アプリ打刻機能	○	休暇管理機能	○
スケジュール管理機能	○	予実管理機能	○

提供形態:クラウド/SaaS/ASP

#3 KING OF TIME

出典：KING OF TIME

KING OF TIMEは導入実績37,000超え、ユーザー数2,260,000超えの勤怠管理システムです。

 打刻方法の多さが特徴であり、WEB打刻やICカード、アプリによる打刻に加え、生体認証による打刻も可能となります。 

勤怠管理システム以上の機能を持ち、業務効率改善が可能です。

KING OF TIMEの機能

web打刻機能	○	統計機能	○
アプリ打刻機能	○	休暇管理機能	○
スケジュール管理機能	○	予実管理機能	○

提供形態:クラウド/SaaS/ASP

#4 ジンジャー勤怠

出典：ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は使いやすさに定評がある勤怠管理システムです。

法改正にもしっかりと対応しており、Excelでは難しい給与計算も行えます。

また、勤怠管理システムを初めて導入する場合でも カスタマーサポートがしっかりと対応してくれるので安心です。 

ジンジャー勤怠の機能

web打刻機能	○	統計機能	○
アプリ打刻機能	○	休暇管理機能	○
スケジュール管理機能	○	予実管理機能	○

提供形態:クラウド/SaaS/ASP

#5 Team Spirit

出典：TeamSpirit

Team Spiritは「働くを効率化する」という理念のもと開発されたシステムです。

勤怠管理システムに限らず、複数のシステムが組み合わさっています。

また、 どんな働き方にも対応できるため、テレワークやフレックスタイム制の企業でも導入可能です。 

Team Spiritの機能

web打刻機能	○	統計機能	○
アプリ打刻機能	○	休暇管理機能	○
スケジュール管理機能	○	予実管理機能	○

提供形態:クラウド/SaaS

勤怠管理システムの選び方

こういった疑問にお答えして、 自社に合った勤怠管理システムの選び方 について紹介します。

実際に導入を検討中の方は是非参考にして下さい。

実用性について

 実用性 はとても重要です。

デザインや操作性、サポート体制の有無など、使いやすさも重視しましょう。

また、セキュリティ面にも気を配ることが大切です。

 使いやすく、安全性の高い勤怠管理システムを導入しましょう。 

目的とマッチしている機能かどうか

勤怠管理システムを導入する前に、もう一度 導入する目的について考えてみましょう。 

例えば、タイムカードを廃止してスマホでも勤怠管理ができるようになることを目的とします。

この場合、スマホアプリ打刻に対応していない勤怠管理システムを導入することは問題ですよね。

 必ず自社の中でのニーズを固めてから、勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。 

費用について

 勤怠管理システムの費用は適応される従業員の数や、システムの形式によって異なります。 

有料のオプションを付けることで価格が変わる場合があるので、気になる場合は一度見積もりをたててみましょう。

また、費用の中でも、特に大きく差が出るのが初期導入費用です。

初期導入費用は、クラウド型の方がオンプレミス型よりも安くなります。

以上のことから、 会社の予算や目的と最もマッチした勤怠管理システムを導入しましょう。 

タイムカードがない会社で残業代を請求する方法

それでは、 タイムカードがない会社で実際に未払い残業代を請求する方法 について紹介します。

1つずつ順番に解説していくので、焦らずに確認していきましょう。

1,残業の証拠を集める

まずはじめに、 自分が残業をしていたという証拠を集める ことが必要です。

タイムカードがない会社や、タイムカードが正しく使用されていない会社では、以下が残業の証拠になります。

 ※メモや日記を残業の証拠にする際は、日時や内容等が明記されているか注意しましょう。 

2,残業代の計算

証拠を集めたら、次は残業代を計算しましょう。

会社に残業代を請求するには、 証拠に基づいた正確な未払い残業代の計算が必要です。 

残業代の確実な計算をするために、弁護士に依頼する人もいます。

3,会社との交渉

2で計算された 未払い残業代を会社に請求 しましょう。

始めから訴訟をするのではなく、通常はまず直接会社に請求し交渉します。

4,労働基準監督署へ申告

3で会社に直接請求しても、未払い残業代を支払ってもらえなかった場合は、 労働基準監督署に残業代未払いを申告しましょう。 

労働基準監督署へ残業代が未払いであることを申告すると、当該企業へ指導勧告が入ります。

指導勧告により、残業代が支払われることもあるので試してみましょう。

5,労働審判

会社が交渉に応じなかったり、労働基準監督署による指導勧告も効果がないときは 労働審判 がおすすめです。

労働審判とは、裁判所の手続きの1つになります。

労働審判は、1名の労働審判官と2名の労働審判員によって審理され速やかな解決が可能です。

また、 労働審判は平均して約2か月半で金銭的和解という形で解決されます。 

労働審判は裁判よりも始めやすいため、労働問題が起こったときは、裁判の前に労働審判という選択肢を取りましょう。

6,労働訴訟

5の労働審判でも解決しなかった場合は、 労働訴訟が最終手段です。 

裁判の中で自分の残業を証明する証拠が適切であると判断されれば、裁判所が残業代の支払いを命じる判決を出してくれます。

ただ、 労働訴訟は判決までに平均して15か月の期間がかかる ようです。

労働訴訟は労働審判の約6倍もの期間がかかってしまうため、 できる限り労働審判までの段階で決着を付けましょう。 

その他タイムカードがない会社に残業代を請求する際に注意する点

それでは最後に タイムカードがない会社に残業代を請求する上で注意する点 について紹介します。

これから残業代を請求しようと考えられている方の参考になれば幸いです。

相談相手

まず、未払い残業代を請求する際は相談者がいると良いです。

具体的には、 証拠集めの段階から弁護士に相談してみましょう。 

弁護士の中でも労働問題や未払い残業代に強い弁護士に相談できると尚良いです。

最初に何人かの弁護士に相談してみて、実績や人柄など総合的に比較してから正式に依頼しましょう。

また、特に未払い残業代の案件に関しては受け取り額の20～30％を成功報酬として弁護士に支払います。

 受け取り額が増えるほど弁護士の取り分も増えるので、証拠集めの段階から依頼すると受け取り額を最大化できるでしょう。 

特に、会社でみなし残業制度が導入されており、 自分では正確な残業代の計算が難しいときは弁護士に一任するのも手段です。 

もしかして自分にも未払い残業代があるのでは、という方は、まずは相談無料の弁護士に相談してみることをおすすめします。

未払い残業代請求の期限に気をつける

未払い残業代は 請求できる期限があることに注意しましょう。 

未払い残業代の請求できる期限は消滅時効という法律で決められています。

そして、 未払い残業代の請求は、現在は3年間が期限です。 

3年以上前の残業代を請求することはできなくなるため、早いうちの行動を心掛けましょう。

タイムカードがない会社についてのまとめ

本記事では、タイムカードがない会社について解説しました。

タイムカードがない会社＝違法では無く、 労働者の労働時間の管理を行っていない会社＝違法 です。

また、タイムカードがなくても勤怠管理システム等を導入し、労働時間の管理をしている場合もあります。

これを機に、一度自分の会社はどのようにして労働者の労働時間を管理しているのかを確認してみましょう。