タイムカードとは？目的とメリット・デメリットを解説！勤怠管理システムの違い、おすすめのシステムもご紹介

タイムカードで従業員の勤怠を管理しているけれど、勤怠管理システムの導入を考え始めている、という人は多いのではないでしょうか？

そもそもタイムカードとはどういうものなのかよくわからない方もいるかもしれません。

本記事では、タイムカードの目的や必要性、メリット、デメリットを解説します。

また、近年、多くの企業が導入するようになってきた勤怠管理システムとおすすめのシステムも紹介します。

ぜひ、参考にしてみてください。

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タイムカードとは？なんのためにあるの？

 タイムカードは、従業員の出退勤の時刻を管理するために使うツールです 。

職場の入り口に時計がついた機械を目にしたことはありませんか。

それがタイムカードです。

タイムカードは最も導入しやすい勤怠管理の方法の1つであるため、多くの企業で導入されています。

それでは実際ん、タイムカードの仕組みや必要性、使い方、特徴を確認していきましょう。

タイムカード の仕組み

タイムカードは、タイムレコーダーにタイムカードを差し込んで時間を記録する仕組みになっているので、タイムカードとタイムレコーダーはセットで使います。

タイムカードは1カ月で1人1枚使うため、毎月従業員の数だけタイムカードが必要です。

労働時間、残業を管理するため

 タイムカードの1番の目的は従業員の労働時間を正確に把握するためです 。

会社は労働基準法で労働者の労働時間を管理することが義務付けられており、それを効率的に行えるのがタイムカードです。

出退勤時間が印字されたタイムカードは労働者の労働状況を把握する重要な書類になるため、5年間保存することが法律で決められています。

給与計算を正しく行うため

 タイムカードは従業員の給与計算を正しく行うためにも必要不可欠です 。

会社は従業員の労働時間を計算する際に、時間外手当や深夜残業手当といったさまざまな手当を支払います。

その計算の根拠になるのがタイムカードに書かれた勤務時間です。

タイムカードがなければ正確な給与計算ができません。

いつ打刻するのか、押し間違ったときはどうするのかなど、給与計算担当者が困らないようにスムーズな運用をしましょう。

また給与計算に関しては以下の記事でも詳しく紹介しています。

ぜひお読みください。

事務作業の軽減と不正防止のため

 タイムカードは事務作業の軽減と不正防止に役立ちます 。

もしタイムカードがなければ、事務担当者は出勤簿のフォーマットを作り、人数分を出力しなければいけません。

その点、タイムカードならお店で買ったり、ネットで注文できるので、事務担当者の作業が軽減されます。

また、タイムカードは不正防止にもなります。

出勤簿に出退勤時刻を記入する方法は、時間を偽って記入する不正が発生しますが、タイムカードであればその心配はありません。

事務作業の軽減と不正防止のために、タイムカードは重要な役割を果たしているのです。

タイムカードの15分単位の切り捨ては違法か

 労働時間は1分単位で計算するのが原則です 。

15分に満たない残業時間を切り捨てている会社もあるようですが、これは労働基準法の「賃金全額払いの原則」に違反します。

しかし、現実問題として退勤時刻ピッタリにタイムカードを押すのが難しいのも事実です。

トイレに行っていたり、少し立ち話をしたなどもあるでしょう。

会社にいる時間のうち、どこまでを労働時間とするのかといったルールを決めておくことで、法律違反やトラブルを回避できます。

もし、 15分単位で労働時間を強制的に切り捨てている場合はタイムカードと残業時間の管理方法を見直しましょう 。

タイムカードのメリット

出勤時刻、退勤時刻を知らせるタイムカードは大きく分けて3つのメリットがあります。

それぞれ見ていきましょう。

コストを抑えられる

タイムカードの導入に必要なものは、 タイムレコーダーとタイムカードの2つだけで、初期費用がほとんどかかりません 。

また、毎月必要なのは人数分のタイムカードとインク代だけなのでランニングコストもそんなにかからないのがメリットです。

誰でも簡単に使える

 タイムカードは出勤時と退勤時にタイムカードをタイムレコーダーに差し込むだけなので誰でも簡単に使えます 。

わかりにくい操作もなく、初めての人でもすぐに使えるようになります。

新人さんが入ってきた時の説明も少なくてすむので、入社時のオリエンテーションの時間を短くできるでしょう。

運用が簡単

 タイムカードは誰でも簡単に運用できます 。

集計の手間や労力はかかりますが、運用そのものはむずかしくありません。

シンプルな作業なので、パソコンや機械などデジタルなものに苦手意識がある方でも困ることはほとんどないでしょう。

タイムカードのデメリット

タイムカードにはメリットがある反面、デメリットもあります。

近年、働き方改革や、テレワークの普及、業務の効率化を目指す流れが強くなってきたことにより、タイムカードのデメリットを無視できない状況になってきています。

タイムカードのデメリットは具体的に4つありますのでそれぞれ見ていきましょう。

集計が大変

 タイムカードは必ず人が手で集計しなければならないので、従業員が多いと膨大な作業をすることになります 。

また、人がすることなので、計算間違いもあるでしょう。

間違いを防ぐために二重チェックやダブルチェックをしようとすれば、その分時間と労力がかかります。

効率化やスピードアップにも限界があるので、タイムカードの集計作業は無視できないデメリットになっています。

不正打刻を防げない

 タイムカードでは、本人以外の第三者が代わりにタイムカードを打刻する不正を防げません 。

この第三者による打刻の不正をなくすために、タイムカードの前に人を置いたり、ダブルチェックすることはできませんよね。

なるべく人目があるところにタイムレコーダーを設置するなどの対策はできますが、100％不正打刻をなくすことはできないのがタイムレコーダーの難点です。

法改正に対応できない

 タイムカードは法改正にタイムリーに対応できません 。

2019年の働き方改革によって、従業員の残業時間や有給日数を正確に把握することになりました。

しかし、タイムカードを使っている場合、残業時間の管理は月1回の集計のタイミングでの把握になりますし、有給休暇日数はタイムカードには印字されません。

このように、法改正があったときにすぐに対応できないのもタイムカードのデメリットです。

タイムレコーダーの設置場所、用紙の保管場所が必要

タイムカードを使う場合、 タイムレコーダーやタイムカードホルダーを置くためのスペースと使用済みのタイムカードを保管する場所が必要です 。

特に、使用済みのタイムカードは5年間保存する義務があるので、従業員が多いと保管場所をかなりとられます。

物理的なスペースが必要なので、従業員が多い企業にとっては悩みの種でしょう。

タイムカードのデメリットを回避！勤怠管理システムでできること

タイムカードのデメリットを解決する方法として、近年では勤怠管理システムを使う会社が増えてきました。

勤怠管理システムを導入することで何ができるのか、タイムカードのデメリットをどうカバーできるのか見ていきましょう。

勤怠管理の自動化

勤怠管理システムは出退勤時刻をデータ上で管理できるので集計業務をの自動化が可能です。

このようにタイムカードのデメリットの多くを解決できるといっても過言ではありません。

給与計算業務を効率化したい、不正を防止したい、さまざまな働き方に対応したいといった会社に向いています。

有給休暇管理・休暇申請の一括管理

 勤怠管理システムなら有給休暇管理・休暇申請を一括管理できます 。

有給をいつ使ったのか、何日残っているのかなどシステム上ですぐに把握ができます。

 法改正にすぐに対応したい場合は勤怠管理システムを導入がおすすめです 。

シフト作成・管理も簡単

 勤怠管理システムがあればシフトの作成、管理も簡単にできます 。

各従業員が希望のシフトを入力し、管理者はそれをもとにシフトを組むので、人が足りていない日があれば一目でわかります。

シフトの提出期限をアラームで知らせる機能もあるので、 毎月シフトを組むのに時間がかかっている企業におすすめです 。

アラート機能

 勤怠管理システムにはアラート機能がついているので、過労や異常などをすぐに発見し、対処できます 。

管理者は一括して従業員の労働状況が把握できるので、打刻忘れや休日打刻がある場合など、気になったことがあればすぐに声かけできます。

 従業員の労働状況を「見える化」したい企業にも勤怠管理システムはおすすめ です。

おすすめの勤怠管理システム10選！

たくさんある勤怠管理システムのなかからおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

製品ごとに特徴があるので、自社の働き方や管理方法に合うシステムを見つける参考にしてください。

システム名	初期費用	月額費用	特徴	無料トライアル
ジョブカン勤怠管理	なし	200円～／人	シリーズ累計15万社以上	あり（30日間）
ジンジャー(jinjer)勤怠	なし	300円～／人	シンプルで使いやすい	あり
HRMOS勤怠 by IEYASU	なし	・無料プラン　0円 ・有料プラン　月額3,800円（39人まで）～	無料プランが充実。利用人数・利用期間に制限なし	―
KING OF TIME	なし	300円/人	打刻方法が豊富	あり（30日間）
TeamSpirit	150,000円～	600円/人 最低利用料金30,000円（50人）	勤怠管理・工数管理・経費精算・ワークフロー・社員情報管理・社内SNSなど企業にとって必要な機能をひとまとめ	あり（30日間）
kincone	なし	200円／人	勤怠管理と交通費精算を同時に行える	あり （申込みの翌月末まで）
COMPANY 勤怠管理システム	要問い合わせ	要問い合わせ	約1,200の大手法人グループで導入実績あり
Touch On Time	なし	300円/1人(税別)	パソコン不要で利用できる勤怠管理システム	あり（30日間）
AKASHI	なし	200円/人 最低利用料金2000円	シンプルなデザイン	あり（30日間）
バイバイタイムカード	要問い合わせ	月額約300円/ID	従業員数1,000人以上の大手企業での導入実績が豊富	―

おすすめの勤怠管理システムは以下の記事でも紹介しているのでぜひお読みください。

ジョブカン勤怠管理

出典：https://jobcan.ne.jp/

 ジョブカン勤怠管理はシリーズ累計15万社が導入した勤怠管理システムです 。

労働時間管理や給与計算が複雑な変形労働時間制、裁量労働時間制、フレックスにも対応した設定や運用ができるのが特徴です。

 必要な機能のみを選んで利用できるので、不足している機能のみを補いたい企業に向いています 。

システム名	ジョブカン勤怠
打刻方法	ICカード PC タブレット モバイル打刻 GPS打刻 静脈認証
特徴	シリーズ累計15万社以上
初期費用	なし
月額費用	200円～／人
無料トライアル	あり（30日間）

ジンジャー(jinjer)勤怠

出典：https://hcm-jinjer.com/

 ジンジャー(jinjer)勤怠はシンプルで使いやすいことにこだわった勤怠管理システムです 。

操作が難しかったり、わかりにくいシステムは使いたくない企業におすすめです。

従業員情報を一元管理できるので人事関連の業務を効率化したい企業にも向いています。

 バックオフィス業務全体を効率化したい場合は検討してみるとよいでしょう 。

システム名	ジンジャー(jinjer)勤怠
打刻方法	ICカード PC タブレット モバイル打刻 GPS打刻
特徴	・管理者にとってもシンプルで使いやすい ・働き方関連法案、電子帳簿保存への対応
初期費用	なし
月額費用	300円～／人
無料トライアル	あり

HRMOS勤怠 by IEYASU

出典：https://hrmos.co/kintai/

 HRMOS勤怠は無料プランが充実したクラウド勤怠管理システムです 。

無料プランの場合は、広告表示やデータ保存期間など制限がありますが、利用人数・利用期間に制限はありません。

スマホ・PC・タブレット打刻、ICカード打刻（カードリーダーは別途必要）、QRコード打刻、Slack・LINE打刻など、様々な打刻に対応可能です。

Web給与明細・日報管理・年末調整申告も無料で利用できます。

有料プランにすると、広告が非表示になりデータの保存期間の制限もありません。

 従業員数が少ない場合や、勤怠管理システムを無料で試したい企業におすすめです 。

システム名	HRMOS勤怠 by IEYASU
打刻方法	モバイル打刻 PC タブレット打刻 ICカード打刻(要カードリーダー) QRコード打刻 Slack・LINE打刻
特徴	無料プランが充実
初期費用	なし
月額費用	・無料プラン　0円 ・有料プラン　月額3,800円（39人まで）～
無料トライアル	―

KING OF TIME

出典：https://www.kingoftime.jp/

 KING OF TIMEは打刻方法が豊富な勤怠管理システムです 。

画面構成がすっきりしていてわかりやすいので、パソコンを触る機会が少ない人でも抵抗なく操作できます。

 月々の料金は従業員数ではなく、打刻した人の人数で計算されるため、無駄なコストをかけたくない企業におすすめです 。

システム名	KING OF TIME
打刻方法	約20種類、生体認証打刻が充実
特徴	人数のカウントは、従業員の数ではなく、その月に打刻をした人数を利用人数としてカウント
初期費用	なし
月額費用	300円/人
無料トライアル	あり（30日間）

TeamSpirit

出典：https://www.teamspirit.com/ja-jp/service/ts/am.html

TeamSpiritは勤怠管理・工数管理・経費精算・ワークフロー・社員情報管理・社内SNSなど企業にとって必要な機能がひとまとめになっている勤怠管理システムです。

他のシステムに比べて料金は高めに設定されていますが、使える機能を考えるとコストパフォーマンスはよいといえるでしょう。

承認申請を同一のワークフローで処理して、内部統制の強化が実現できる点が魅力です。

 会社全体で仕事量の偏りを発見できるので、労働環境改善をしていきたい企業におすすめです 。

システム名	TeamSpirit
打刻方法	Web モバイル打刻 以下オプション タイムレコーダー NFCリーダ マイフェアカードシール 顔認証 セキュリティドアなど
特徴	企業にとって必要な機能がひとまとめになっている
初期費用	150,000円～
月額費用	600円/人 最低利用料金30,000円（50人）
無料トライアル	要問い合わせ

kincone

出典：https://www.kincone.com/

 kinconeは勤怠管理と交通費精算を同時に行える勤怠管理システムです 。

ICカードをかざすだけで勤怠情報と交通費情報を一気に取り込めるので、従業員、事務担当者、管理者のすべての人の事務作業の軽減が見込めます。

無料トライアル期間が2か月間と長く設定されているため、じっくりと検討できるのもうれしいポイントです。

 勤怠管理だけでなく、経費精算も効率化したい企業におすすめです 。

システム名	kincone
打刻方法	ICカード タブレット スマートフォン
特徴	勤怠管理と交通費精算を同時に行える
初期費用	なし
月額費用	200円／人
無料トライアル	あり（申込みの翌月末まで）

COMPANY 勤怠管理システム

出典：https://www.works-hi.co.jp/products/attendance

 COMPANY 勤怠管理システムは、入社から退職まで、企業の人事に関するすべての業務を網羅する統合人事管理システムです 。

大企業の勤怠管理で必要な、フレックスタイム制や変形労働制などの労働形態に柔軟に対応できるのが特徴です。

グループ会社ごとに制度が違う、働き方が異なる部署が多い、といった場合でも管理できます。

 従業員数が多い、労働形態が複数ある企業におすすめです 。

システム名	COMPANY 勤怠管理システム
打刻方法	Web打刻 モバイル打刻 ICカード打刻 入退館システム 外部端末等連携 PCログオン打刻
特徴	入社から退職まで、企業の人事に関するすべての業務を網羅
初期費用	要問い合わせ
月額費用	要問い合わせ
無料トライアル	要問い合わせ

Touch On Time

出典：https://www.kintaisystem.com/

 Touch On Timeはパソコン不要で利用できる勤怠管理システムで、導入企業数が42,000社、ユーザー数は245万人以上、継続率は99.7％を誇っています 。

初期費用は無料で、運用にかかる料金は1人あたり月額300円のみです。

最低利用人数や最低契約期間といった制限がないのが特徴です。

労働時間は自動集計で、データは給与システムと連携させられるので、勤怠管理、給与計算にかかる時間と労力を大幅に削減できるでしょう。

 勤怠管理システムを初めて導入する企業に特におすすめです 。

システム名	Touch On Time
打刻方法	ICカード PC モバイル打刻 フィーチャーフォン GPS打刻 指紋認証 静脈認証 指ハイブリット認証
特徴	パソコン不要で利用できる
初期費用	なし 打刻用の端末（タイムレコーダーの購入をご希望の方、別途ご購入）
月額費用	300円/1人(税別)
無料トライアル	あり（30日間）

AKASHI

出典：https://ak4.jp/

 AKASHIは、ユーザーにとって、わかりやすい、使いやすいことにこだわったシンプルなデザインの勤怠管理システムです 。

タッチコードなどの外部機器は不要で、PCやスマホなどのデバイスがあればすぐに導入できます。

従業員がテレワーク開始ボタンを押すことで、管理者が「テレワーク中」の従業員をリアルタイムで確認できる機能がついています。

また、各従業員の当日の出勤状況やテレワークの状況が確認できる画面もあるので、従業員の労働状況をリアルタイムで把握できるでしょう。

 テレワークを導入している企業、またはこれから積極的に取り入れていきたい企業におすすめです 。

システム名	AKASHI
打刻方法	パソコン iPad モバイル打刻 FeliCaカード ネットワーク対応ICカードリーダー (PitTouch Pro3、PitTouch Biz)
特徴	ユーザーにとって、わかりやすい、使いやすいことにこだわったシンプルなデザイン
初期費用	なし（オプション50,000円）
月額費用	200円/人 最低利用料金2000円
無料トライアル	あり（30日間）

バイバイタイムカード

出典：https://www.byebye-timecard.net/

 バイバイタイムカードは1,000人以上の大手企業から圧倒的な支持を集めている勤怠管理システムです 。

「ATMでお金が下ろせるくらいの操作スキルで使える」ことを目指して開発されていて、徹底した現場目線の使い勝手の良さが特徴です。

ネットやシステムに強くない流通・サービス業ホテル・旅館業、運輸・倉庫業を中心に利用されています。

QRコードをレーザープリンターで印刷するだけで打刻用のカードを作成できるのでICカードを発行したり、回収したりする手間も費用もかかりません。

導入の際は、人事・ITに精通したコンサルタントが徹底的にヒアリングしてカスタマイズを実施するので安心です。

 インターネットやシステムに触れる機会が少ない業種の勤怠管理におすすめです 。

システム名	バイバイタイムカード
打刻方法	モバイル打刻 パソコン QRコード ICカード 指静脈など（タイムレコーダーもあり）
特徴	1,000人以上の大手企業から圧倒的な支持を集めている
初期費用	要問い合わせ
月額費用	要問い合わせ
無料トライアル	要問い合わせ

タイムカードのまとめ

タイムカードと勤怠管理システムの違い、機能がおわかりいただけたでしょうか。

タイムカードを使った勤怠管理は、コストが安く、運用が簡単である反面、集計の手間、タイムカードの保管にスペースが必要です。

そのデメリットを解決する方法として近年主流になっているのが勤怠管理システムになります。

 勤怠管理や給与計算など業務の効率化、不正防止、法改正への対応をしていきたい方に勤怠管理システムはおすすめです 。

本記事を参考に自社にピッタリの勤怠管理システムを見つけてくださいね。