中小企業の中で、経費精算という課題が話題となっています。

その背景には働き方改革や、新型コロナウイルスの影響によって、リモートワーク化が進んでいることにあります。

この記事では経費精算システムを利用し、アナログでなくデジタル化するメリットデメリットなどをご紹介します。

また、上記の情報に加えてあなたの企業に最適なツールが見つかるようにおすすめの経費精算システムもご紹介しています。

話題の「コンカー」や、初期費用無料のものもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで業務効率を上げられるシステムを見つけましょう。

経費精算システムのおすすめ5選

中小企業におすすめの経費精算システム特徴と価格を記載の上ご紹介します。

経費精算システムと一口に言っても様々なシステムが存在しています。

例えば、話題の「コンカー」や、初期費用無料のシステム、初めての方でも使いやすいシステムなど。

まとまった情報を基に、あなたの会社に合った経費精算システムを利用しましょう。

経費BankⅡ（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）

出典：経費BankⅡ公式HP

ユーザー評価No1の経費精算システム 「経費BankⅡ」はバックオフィス支援をしているSBIビジネス・ソリューションズ株式会社の製品です。

経費BaskⅡの特徴は、 1ID300円〜と手軽に始められる経費精算システム であることです。

このシステムは経理の担当者のことを考えて設計されており、経費の事前申請・精算申請から支払依頼まで幅広く対応しています。

1か月無料トライアルができるだけでなく、サポート体制も充実しており、安心して利用することができます。

• 料金：月額3,300円（税込）〜、初期費用0円

マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

出典：マネーフォワード経費クラウド経費公式HP

マネーフォワード クラウド経費（MF経費）は、家計簿アプリで有名なマネーフォワードが提供する、企業向けのクラウド経費精算システムです。

 現場の従業員を一番に設計されており、使い勝手の良さ、根本的な経費精算の流れを改善してくれる ので、生産が格段にUPします。

クラウドサービスなので、リモートワークやテレワークの導入もおすすめ。

申請を行った人数分だけの課金なので、コストを抑えて運用可能です。

また開発スピードが早く、年間40〜50回のアップデートがあるので、今後もより使いやすくなっていきます。

• 料金：基本料金 ＋ 各サービスの従量課金（経費は6名以上で月額500円/人） ＋各種オプション料金。
• 詳細は要問い合わせ

ジョブカン経費精算（株式会社Donuts）

出典：ジョブカン公式HP

ジョブカン経費精算は、 経費精算の申請・承認・管理などの経理業務をクラウド化 してくれます。

シンプルで初心者でも使いやすく、分かりやすいデザインです。

また電子帳簿保存法にも完全に対応しているので、データでの取扱も安心。

さらに利用料金は業界最安クラスで、パソコンやスマートフォンから簡単に申請・承認・管理が可能。

電子帳簿保存法に完全対応した豊富な機能を、1ユーザーにつき月額400円からご利用できるのが嬉しいポイント。

• 料金：月額400円/ユーザー、初期費用なし

Concur Expense Standard（株式会社コンカー）

出典：Concur Expense Standard公式HP

Concur Expense Standardは 経費精算を自動化し、経費精算のフローにかかる時間を83%も削減 できます。

領収書のノリづけ作業も一切必要ありません。

経費規定を自動で適用できるので、不正なルートの経費撲滅を可能とし、経理業務は大幅に効率が上がります。

今までかかっていた必要のない経費を分析し、適正化できます。

交通系ICカード、経路検索、法人カードと連携することで入力の手間を省き、間違いを減らします。

• 料金：中小企業向けは月額 29,000円〜（50ユーザー）、初期費用なし〜

ビズトラ（株式会社AIトラベル）

出典：ビズトラ公式HP

ビズトラの経費精算システムの特徴は、 導入の初期費用や工事費等の費用が一切かからない ことです。

また月額費用も無料ですべての機能が利用可能。

さらに操作がしやすいシンプルな画面設計なので、初めての方でも分かりやすく利用できます。

システムに登録できる社員数は無制限で、登録社員数の増加による追加代金もないところが嬉しいポイント。

• 料金：無料。広告バナーを非表示にできるオプションは月額8,000円

経費精算システムとは

おすすめの経費精算システムをご紹介しましたが、そもそも経費精算とはどういった内容なのでしょうか。

経費精算とは、 従業員が業務上で使用した旅費や交通費、接待費、備品の購入費等を会社の経費として精算すること です。

経費精算の主な流れは、

 

というものが一般的です。

この経費精算の流れがアナログのままだと、申請者や承認者、経理課の稼働時間を大幅に削ってしまうのです。

それでは経費精算システムとはなんでしょうか。

それは仮払い経費や交通費等の面倒な経費精算を全て自動化するシステムのことです。

今まではアナログの手入力で行っていた煩わしい作業を自動化し、申請者や承認者、管理者までの流れを効率化してくれます。

経費精算システムの中には、旅費計算や交通費に集中したシステムや、会計、グループウェアに連携したシステムまで多種多様です。

経費精算システムを導入することのメリット

申請書類を集計する手間や、申請・承認・作成の流れの複雑化により、面倒な作業である経費精算。

まずは経費精算システムを導入することによるメリットをご紹介します。

作業ミスが減る

紙面での申請書は手書きでのミスのリスクが高くなり、エクセルへの手入力は作業員の手間がかかってしまいます。

しかし経費精算システムを導入すれば、申請する従業員は交通系ICカードやクレジットカードの領収書を撮るだけで申請が可能です。

事前に定期券の区間を登録しておけば、運賃を自動で計算してくれる便利なシステムもあります。

自動入力によって正確に入力されるので修正の手間が減り、経理側もスムーズに処理できます。

業務の効率化が可能になる

経費精算システムを導入することで、経理業務にかかる作業時間が短縮できます。

例を挙げると、従業員から申請されたデータに手を加えることなく会計ソフトに取り込めるので、業務の効率化に繋がります。

また駅の名前を入力するだけで、自動で運賃が表示されるので運賃を調べる手間がなくなることもおすすめの一つ。

スマートフォンのアプリに対応したシステムであれば、出先からも承認ができ、承認作業の進捗状況もいつでもどこでも確認できます。

不正な経費申請を防止できる

経費精算システムを導入すると、 不正なアクセスや支出をリアルタイムで確認できます。 

また規則に反した支出があれば、即座に検出可能。

ほとんどの経費精算システムが経路の検索が可能なため、通常ではありえないルートや過剰な請求を防げます。

経費精算システムを導入することのデメリット

導入後に後悔しないためにデメリットもしっかりと確認しておきましょう。

システム導入費や月額料金がかかる

経費精算システムを導入するデメリットは、 システムの導入費や月額利用料金等がかかる ことです。

クラウド型のシステムは、一人あたり月に数百円がかかります。

また、新システム導入のバージョンアップや、万が一のサポートが別途で必要な場合もあるので、最初にしっかりと確認しておきましょう。

経理課の知識が身につかない

経費精算システムを導入すると、仕訳や領収書等の管理を自動で行ってくれます。

逆に考えると全て自動化で行うため、 本来の経費計算の知識や中身を、経理担当者が把握できない 場合があります。

システムを活用することはもちろん会社にとって得ですが、それによって従業員の知識が疎かになっていては、働いている意味がありません。

社内での疑問や税務対応等の基礎知識を身につけられる時間を、会社が準備しておくことが重要でしょう。

経費精算システムの主な機能

ここでは経費精算システムの主な機能をご紹介します。

ただし記述する機能は基礎的な機能なので、ご紹介する機能以外にも色々な特徴や機能を持った経費精算システムが存在しています。

主な機能は下記の通りです。

経費精算システムを選ぶコツ

経費精算システムはどの業務を効率化したいかということが選定のポイントになります。

また、導入によって発生するコストや経費精算以外の業務とうまく連携が取れるかどうかも同様のことが言えます。

この章では、経費精算システムを選ぶコツをご紹介致します。

事業規模や社員数に合ったコストを選ぶ

中小企業の場合は特に、試しに使ってみたいという考えもあることでしょう。

企業の大きさに合わせて 、ID数を小単位でも増加できるサービスであればコストを抑えられます。 

例えば、「経費BankⅡ」では、月額 330円/ID（最小の10 IDで3,300円。税込）から導入できるのでおすすめです。

規定違反チェック機能の有無

経費精算システムの中には、社内での細かな規定をチェックしてくれる機能があるものもあります。

例えば、「タクシーを利用した理由」や「飲食費をいつどこで使ったか」といったものです。

規定を細かく設定することで、規定違反のチェックを自動で行えます。

今まで規定違反に引っかかった従業員に対しての質問・回答というやりとりも減らせます。

規定は管理者が設定し、規程外の申請にアラートが出るように設定することができます。

さらに、規定から外れているものは提出できないようにも設定できます。

会計システムとの連携性を確認する

経費精算システムを導入する際、既に自社で利用している会計システムと連携できるものを選ぶことで、精算業務以外のフローの手間を省けます。

ほとんどの経費精算システムはCSVでファイルを取り込めます。

しかし、システム間を繋げるAPI連携機能を搭載しているものを選ぶことで、完全自動で連携できます。

勤怠管理や人事・労務管理で使用しているシステムと連動できる経費精算システムなら、バックオフィス全ての業務が効率化できるでしょう。

料金の目安を確認する

先ほどもお伝えしましたが、自分の会社に合ったコストの経費精算システムを導入することは重要なポイントです。

ここでは例として50名で利用する場合でのいくつかの参考価格をご紹介します。

月額15,000円～30,000円くらいが目安となります。

初期費用は基本料金のみの場合は発生しないサービスがほとんどです。

電子帳簿保存法とは

経費精算システムを導入するにあたって、電子帳簿保存法に対応しているものを導入するとより効果的です。

「電子帳簿保存法」とは、領収書に代表される国税関係帳簿や国税関係書類における電子文書ファイルでの保存を認めた法律です。

今までは紙で保管されていた文書を、電子データとして保存することを可能にしたのが「電子帳簿保存法」です。

2020年の法改正で、

• 金額基準を撤廃
• 電子署名は不要（ただしタイムスタンプは必要）
• 重要書類以外は大きさや色の情報は不要

といった、大幅な条件の緩和があり、以前までは電子化できる条件が厳しかった領収書も、タイムスタンプを付与することで、電子データのみでの保存が可能となったのです。

まとめ

今回は経費精算システムを利用することのメリットと、おすすめの経費精算システムをご紹介しました。

下記にまとめています。

◯経費精算システムとは、仮払い経費や交通費等の面倒な経費精算を全て自動化するシステムのこと

◯経費精算システムのメリット

• 作業ミスが減る
• 業務の効率化が可能になる
• 不正な経費申請を防止できる

◯経費精算システムのデメリット

• システム導入費や月額料金がかかる
• 経理課に知識が身につかない

◯経費精算システムを選ぶコツ

• 事業規模や社員数に合ったコストを選ぶ
• 規定違反チェック機能の有無
• 会計システムとの連携性を確認する
• 料金の目安を確認する

◯電子帳簿保存法とは今までは紙で保管されていた文書を、電子データとして保存することを可能にした法律

いかがでしたでしょうか。

自分の企業状況に合った経費精算システムを導入することで、今まで時間がかかっていたアナログの流れを、デジタルに変換し時間削減を行いましょう。

一人ひとりの従業員の負担が減ることで、他の業務に時間を割くことができ、業績アップを見込めるでしょう。