【2023年最新】経費精算システムおすすめ6選|導入のメリットや選び方はコレ！

このようにお考えではありませんか？

2020年以降、新型コロナウイルスの蔓延を皮切りにリモートワーク化が進んでいる日本において、DXがとても注目されています。

DXとはデジタルトランスフォーメーションの略称であり、社内業務を効率化するシステムを導入していく流れのことです。

そんなDXですが、経費精算もITの力で効率化することができるんです！

そこで 本記事では、面倒な経費精算を効率化するおすすめの経費精算システムをご紹介 ！

また、経費精算システムを利用し、アナログでなくデジタル化するメリット・デメリットもご紹介します。

話題の「TOKIUM経費精算」や、初期費用無料のものもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで業務効率を上げられるシステムを見つけましょう。

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経費精算システムを導入することのメリット

申請書類を集計する手間や、申請・承認・作成の流れの複雑化により、経費精算は面倒な作業ですよね。

そこでまずは経費精算システムを導入することによるメリットをご紹介します。

作業ミスが減る

紙面での申請書は手書きでのミスのリスクが高くなり、エクセルへの手入力は作業員の手間がかかってしまいます。

しかし経費精算システムを導入すれば 、申請する従業員は交通系ICカードやクレジットカードの領収書を撮るだけで申請が可能 です。

事前に定期券の区間を登録しておけば、運賃を自動で計算してくれる便利なシステムもあります。

自動入力によって正確に入力されるので修正の手間が減り、経理側もスムーズに処理できるでしょう。

業務の効率化が可能になる

経費精算システムを導入することで、経理業務にかかる作業時間が短縮できます。

例を挙げると、従業員から申請されたデータに手を加えることなく会計ソフトに取り込めるので、業務の効率化に繋がります。

おすすめの会計ソフトについては以下の記事で紹介しています。

ぜひお読みください。

また駅の名前を入力するだけで、自動で運賃が表示されるので運賃を調べる手間がなくなることも魅力的ですよね！

スマートフォンのアプリに対応したシステムであれば、出先からも承認ができ、承認作業の進捗状況もいつでもどこでも確認できます。

不正な経費申請を防止できる

経費精算システムを導入すると、 不正なアクセスや支出をリアルタイムで確認できます。 

また規則に反した支出があれば、即座に検出可能です。

ほとんどの経費精算システムが経路の検索が可能なため、通常ではありえないルートや過剰な請求を防げます。

これまで見逃されていた経費の無駄を削減できるのは大きなメリットですよね。

気になった方はぜひ下のボタンから無料の 資料請求 をお試しください。

経費精算システムを選ぶポイント

それでは次に導入する経費精算システムの選び方について紹介します。

経費精算システムを選ぶポイントは、ズバリどんな業務を効率化したいかです。

また、導入によって発生するコストや経費精算以外の業務とうまく連携が取れるかどうかも同様のことが言えるでしょう。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

事業規模や社員数に合ったコストを選ぶ

中小企業の場合は特に、試しに使ってみたいという考えもあることでしょう。

企業の大きさに合わせて 、ID数を1単位からでも変更できるサービスであればコストを抑えられます。 

例えば、「経費BankⅡ」では、月額 330円/ID（最小の10 IDで3,300円。税込）から導入できるのでおすすめです。

また、無料試用期間を受け付けているシステムも多くあるので、そちらを試してみても良いでしょう。

規定違反チェック機能の有無

経費精算システムの中には、社内での細かな規定をチェックしてくれる機能があるものもあります。

例えば、「タクシーを利用した理由」や「飲食費をいつどこで使ったか」といったものです。

規定を細かく設定することで、規定違反のチェックを自動で行えます。

また、今まで規定違反に引っかかった従業員に対しての質問・回答というやりとりも減らせるでしょう。

規定は管理者が設定し、規程外の申請にアラートが出るように設定することも可能です。

さらに、規定から外れているものは提出できないようにも設定できます。

これらの機能により、無駄な経費を払ってしまうことを減らせるでしょう。

会計システムとの連携性を確認する

経費精算システムを導入する際、既に自社で利用している会計システムと連携できるものを選ぶことで、精算業務以外のフローの手間を省けます。

ほとんどの経費精算システムはCSVでファイルを取り込むことも可能です。

しかし、システム間を繋げるAPI連携機能を搭載しているものを選ぶことで、完全自動で連携できます。

勤怠管理や人事・労務管理で使用しているシステムと連動できる経費精算システムなら、バックオフィス業務が効率化できるでしょう。

おすすめの勤怠管理システムや給与計算システムについてはコチラの記事もおすすめです。

料金の目安を確認する

先ほどもお伝えしましたが、自分の会社に合ったコストの経費精算システムを導入することは重要なポイントです。

ここでは例として50名で利用する場合でのいくつかの参考価格をご紹介します。

月額10,000円～30,000円くらいが目安となります。

初期費用は提供するサービスによって異なるので1度問い合わせてみましょう。

経費精算システムのおすすめ6選

中小企業におすすめの経費精算システム特徴と価格を記載の上ご紹介します。

経費精算システムと一口に言っても様々なシステムが存在しています。

例えば、話題の「TOKIUM経費精算」や、初期費用無料のシステム、初めての方でも使いやすいシステムなどもご紹介！

まとまった情報を基に、あなたの会社に合った経費精算システムを利用しましょう。

TOKIUM経費精算

出典：https://www.keihi.com/expense/

TOKIUM経費精算は経費担当者が選ぶ満足度が高い経費精算システムNO.1 を獲得した経費精算システムです。

TOKIUM経費精算は「無駄な時間を減らして豊かな時間を創る」を理念とした株式会社トキウムが提供しています。

また、TOKIUM経費精算の一番の特徴は文字読み取り機能によりスマホだけで経費精算の申請・承認が行えることです。

料金形態は基本的には従量課金制となっています。

使った分だけの支払いで済むので、小規模な企業でもコストパよく利用可能です。

さらにTOKIUM経費精算は同社が提供している「TOKIUMインボイス」と「TOKIUM電子帳簿保存」と連携が可能です。

他の会計ソフトとも連携が可能なことによりさらなる業務効率化が目指せるでしょう。

 ペーパーレスな経費精算を目指している企業におすすめ な経費精算システムです。

バクラク経費精算

出典：https://bakuraku.jp/expense

バクラク経費精算は、 サービス継続率99％以上の経費精算システムです。 

シリーズ累計2000社以上の導入実績を誇っていて、大手から中小まで様々な企業が導入しています。

操作画面も簡単なものになっているので、機会に弱い従業員でも無理なく使用できるでしょう。

また、スマホアプリを使用することで、カメラでレシートを撮って瞬間アップロードすることも可能です。

導入後のサポートも手厚く、お問い合わせサポートやウェビナーなど企業に沿ったサポート内容が備わっています。

 

経費BankⅡ（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）

出典：https://kb2.sbi-bs.co.jp/

ユーザー評価No1の経費精算システム 「経費BankⅡ」はバックオフィス支援をしているSBIビジネス・ソリューションズ株式会社の製品です。

経費BaskⅡの特徴は、 1ID300円〜と手軽に始められる経費精算システム であることです。

このシステムは経理の担当者のことを考えて設計されており、経費の事前申請・精算申請から支払依頼まで幅広く対応しています。

1か月無料トライアルができるだけでなく、サポート体制も充実しており、安心して利用することができます。

マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

出典：https://biz.moneyforward.com/expense/

マネーフォワード クラウド経費（MF経費）は、家計簿アプリで有名なマネーフォワードが提供する、企業向けのクラウド経費精算システムです。

 現場の従業員を一番に設計されており、使い勝手の良さ、根本的な経費精算の流れを改善してくれる ので、生産が格段にUPします。

クラウドサービスなので、リモートワークやテレワークの企業への導入もおすすめです。

申請を行った人数分だけの課金なので、コストを抑えて運用可能です。

また開発スピードが早く、年間40〜50回のアップデートがあるので、今後もより使いやすくなっていきます。

ジョブカン経費精算（株式会社Donuts）

出典：https://all.jobcan.ne.jp/

ジョブカン経費精算は、 経費精算の申請・承認・管理などの経理業務をクラウド化 してくれます。

シンプルで初心者でも使いやすく、分かりやすいデザインです。

また電子帳簿保存法にも完全に対応しているので、データでの取扱も安心です。

さらに利用料金は業界最安クラスで、パソコンやスマートフォンから簡単に申請・承認・管理ができます。

電子帳簿保存法に完全対応した豊富な機能を、1ユーザーにつき月額400円からご利用できるのが嬉しいポイントですよね！

Concur Expense Standard（株式会社コンカー）

出典：https://www.concur.co.jp/expense-management

Concur Expense Standardは 経費精算を自動化し、経費精算のフローにかかる時間を83%も削減 できます。

領収書のノリづけ作業も一切必要ありません。

経費規定を自動で適用できるので、不正なルートの経費撲滅を可能とし、経理業務は大幅に効率が上がります。

また、今までかかっていた必要のない経費を分析し、適正化できるでしょう。

交通系ICカード、経路検索、法人カードと連携することで入力の手間を省き、間違いを減らします。

ビズトラ（株式会社AIトラベル）

出典：https://biztra.cloud/

ビズトラの経費精算システムの特徴は、 導入の初期費用や工事費等の費用が一切かからない ことです。

また月額費用も無料ですべての機能が利用可能な、お財布にやさしいシステムです。

さらに操作がしやすいシンプルな画面設計なので、初めての方でも分かりやすく利用できます。

システムに登録できる社員数は無制限で、登録社員数の増加による追加代金もないところが嬉しいポイントですよね。

 

そもそも経費精算システムとは

おすすめの経費精算システムをご紹介しましたが、そもそも経費精算とはどういった内容なのでしょうか。

経費精算とは、 従業員が業務上で使用した旅費や交通費、接待費、備品の購入費等を会社の経費として精算すること です。

経費精算の主な流れは、以下のようになっています。

この経費精算の流れがアナログのままだと、申請者や承認者、経理課の時間を大幅に浪費してしまいます。

それでは経費精算システムとはどんなものなのでしょうか。

経費精算システムは仮払い経費や交通費等の面倒な経費精算を全て自動化するシステムのことです。

経費精算システムの導入により、アナログの手入力で行っていた煩わしい作業を自動化し、申請者からのワークフローを明らかにしてくれます。

経費精算システムの中には、旅費計算や交通費に集中したシステムや、会計、グループウェアに連携したシステムまで多種多様です。

ワークフローや会計ソフト、グループウェアについては以下の記事で詳しく紹介しています。

ぜひお読みください。

経費精算システムを導入することのデメリット

導入後に後悔しないためにデメリットもしっかりと確認しておきましょう。

システム導入費や月額料金がかかる

経費精算システムを導入するデメリットは、 システムの導入費や月額利用料金等がかかる ことです。

例えば、クラウド型のシステムでは、一人あたり月に数百円がかかります。

また、新システム導入のバージョンアップや、万が一のサポートが別途で必要な場合もあります。

最初の資料請求でしっかりと確認しておきましょう。

経理課の知識が身につかない

経費精算システムを導入すると、仕訳や領収書等の管理を自動で行ってくれます。

逆に考えると全て自動化で行うため、 本来の経費計算の知識や中身を、経理担当者が把握できない 場合があります。

経費精算システムを活用することはもちろん会社にとっての利益になります。

しかし、それによって従業員の知識が疎かになっていては働いている意味がありません。

社内での疑問や税務対応等の基礎知識を身につけられる機会を会社が準備しておくことが重要でしょう。

経費精算システムの主な機能

ここでは経費精算システムの主な機能をご紹介します。

ただし記述する機能は基礎的な機能なので、ご紹介する機能以外にも色々な特徴や機能を持った経費精算システムが存在しています。

主な機能は下記の通りです。

どの経費精算システムにどんな機能があるのか、事前の資料請求で把握しておきましょう。

電子帳簿保存法とは

経費精算システムを導入するにあたって、電子帳簿保存法に対応しているものを導入するとより効果的です。

「電子帳簿保存法」とは、領収書に代表される国税関係帳簿や国税関係書類における電子文書ファイルでの保存を認めた法律です。

今までは紙で保管されていた文書を、電子データとして保存することを可能にしたのが「電子帳簿保存法」になります。

2020年の法改正で、

• 金額基準を撤廃
• 電子署名は不要（ただしタイムスタンプは必要）
• 重要書類以外は大きさや色の情報は不要

といった、大幅な条件の緩和があり、以前までは電子化できる条件が厳しかった領収書も、タイムスタンプを付与することで、電子データのみでの保存が可能となったのです。

これを機に社内DXを進めていくためにも、経費精算システムの導入をぜひご検討ください。

おすすめの経費精算システムのまとめ

今回は経費精算システムを利用することのメリットと、おすすめの経費精算システムをご紹介しました。

経費精算システムとは経費の申請から、計算、処理までを一括して行ってくれる便利なシステムです。

実際に導入することにより、これまで多くの時間がかかっていた経費精算業務を大幅に効率化することができるようになります。

しかし、経費精算システムの導入にはお金がかかり、自社に経験が蓄積されないという大きな弱点も存在します。

これらのことを踏まえた上で選ぶポイントを参考にして、最高の経費精算システムを導入しましょう！

まずは無料の資料請求から始めてみてはいかがでしょうか？